Paramétrer le circuit de validation

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du circuit de validation dans Cleemy, consultez la page "Principes du processus de validation".

Créer un circuit de validation

Le processus de validation de Cleemy se paramètre dans l'onglet "Paramétrage", à la section "Règles de gestion".

 

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Pour ajouter une nouvelle étape à un circuit, il vous suffit de cliquer sur le lien du même nom.

Définir un approbateur

Pour chaque étape, vous avez plusieurs options pour définir qui validera les frais.

Approbateur contextuel

Dans ce cas, l'approbateur est déterminé automatiquement par Cleemy à partir des informations contenues sur la fiche personnelle de l'utilisateur qui déclare la note de frais, ou selon les caractéristiques de la note de frais.

  • Manager : il s'agit de la personne indiquée dans le champ "manager".
  • N+2 : c'est le manager du manager.
  • Approbateur Cleemy : si vous sélectionnez cette option, un nouveau champ apparaît sur les fiches utilisateur. Vous pouvez ainsi indiquer pour chaque collaborateur un approbateur différent du manager. Pour les collaborateurs où ce champ n'est pas renseigné, Cleemy utilise le manager à la place.
  • Responsable de département : Cleemy regarde à quel département est affecté l'utilisateur (champ "département").
    • Si le département a un responsable, la note de frais lui sera adressée.
    • Dans le cas contraire, Cleemy remontera dans l'organigramme jusqu'à trouver un responsable de département de niveau supérieur.
    • Si aucun responsable n'est trouvé, la note de frais passera à l'étape suivante.
  • Responsable analytique : cette option n'est disponible que si vous avez choisi de regrouper les dépenses selon leur imputation (cette option se trouve au-dessus du paramétrage des étapes du workflow). Si la note de frais est imputée sur un compte analytique doté d'un responsable, il sera responsable de la validation de ces notes de frais.

 

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Approbateur au choix du salarié

Lors de la déclaration de sa note de frais, l'utilisateur choisit à qui il expédie sa note de frais au sein d'une liste.

La liste peut contenir différents approbateurs potentiels suivant le paramétrage choisi :

  • Tous les utilisateurs : toutes les personnes actives de la base de données (i.e. n'ayant pas quitté l'organisation)
  • Tous les valideurs : toutes les personnes ayant la permission "Valider" dans leur rôle Cleemy
  • Tous les responsables de département : Cleemy récupère la liste des départements dans l'organigramme et indique leur responsable entre parenthèses. C'est très pratique pour modéliser une validation des frais par des responsables de budget. Par exemple, si j'ai acheté un disque dur, je le fais valider par le responsable informatique.

Approbateur spécifique

Vous pouvez indiquer expressément un utilisateur, qui devra valider toutes les notes de frais de sa société dépassant le seuil. Cela est fréquemment utilisé pour obtenir l'aval d'un DG ou d'un DAF pour un remboursement important.

Approbateurs alternatifs

Pour chaque étape de validation, vous pouvez choisir un second approbateur, qui sera sollicité si l'approbateur normal de l'étape n'a pas été trouvé. Par exemple, lorsque l'imputation de la note de frais est faite sur un compte analytique sans responsable, lorsque "l'approbateur Cleemy" n'est pas renseigné sur la fiche du salarié, ou encore lorsque le responsable de département n'existe pas.

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Si l'approbateur de repli n'existe pas, la note de frais passe à la prochaine étape du circuit de validation, ou est validée s'il s'agissait déjà de la dernière étape.

Ignorer une étape selon le montant de la note de frais

Si vous cochez cette option, les notes de frais dont le montant est inférieur au seuil que vous aurez renseigné passeront automatiquement à l'étape suivante du circuit d'approbation.

Cela est, par exemple, utile si vous souhaitez que les notes de frais d'un montant supérieur à 1 000 € soient validées par la directrice financière. Paramétrez en fin de circuit une étape où l'approbateur est la DAF et qui est ignorée si la note de frais a un montant inférieur à 1 000 €.

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