Établir vos étapes de validation

Avant de commencer

Cette fiche vous présente toutes les possibilités de paramétrage du circuit de validation ainsi que toutes les étapes possibles dans le workflow de validation.

Processus d'approbation par entité légale

Il est possible de définir plusieurs circuits de validation spécifiques pour chaque entité légale. Tous les utilisateurs rattachés à l'entité légale seront alors soumis à ce workflow.

Les circuits de validation sont composés d'autant d'étapes que vous le souhaitez, qui seront déclenchées les unes après les autres.

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Les étapes d'un circuit de validation

Chaque étape a un approbateur, qui peut être une personne :

  • déterminée en fonction de l'utilisateur, telle que son manager
  • prédéfinie, à laquelle toutes les notes de frais seront soumises
  • au choix de l'utilisateur (plus de détail ci-après)

Lorsqu'il n'est pas possible de trouver un approbateur, par exemple pour une note de frais imputée sur un projet dont le responsable est inconnu ou qui a quitté la société, vous pouvez définir un approbateur de repli.

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En outre, chaque étape peut avoir un seuil d'activation. Lorsque l'option est cochée, la note de frais ne passe par l'étape que si son montant (dans la devise de l'entité légale) est supérieur au seuil.

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Il est tout à fait possible de définir le seuil d'une étape à un montant inférieur à celui des étapes précédentes. 

Définir un approbateur

Pour chaque étape, vous avez plusieurs options pour choisir qui sera en charge de valider les frais.

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Approbateur contextuel

L'approbateur contextuel est déterminé automatiquement par Cleemy à partir des informations contenues dans la fiche de l'utilisateur qui déclare la note de frais, ou selon les caractéristiques de la note de frais.

  • Manager : il s'agit de la personne indiquée dans le champ "manager".
  • N+2 : c'est le manager du manager.
  • Approbateur Cleemy : si vous sélectionnez cette option, un nouveau champ apparaît sur les fiches utilisateurs. Vous pouvez ainsi indiquer pour chaque collaborateur un approbateur différent du manager. Pour les collaborateurs où ce champ n'est pas renseigné, Cleemy utilise le manager à la place.
  • Responsable de département : Cleemy regarde à quel département est affecté l'utilisateur (champ "département").
    • Si le département a un responsable, la note de frais lui sera adressée.
    • Dans le cas contraire, Cleemy remontera dans l'organigramme jusqu'à trouver un responsable de département de niveau supérieur.
    • Si aucun responsable n'est trouvé, la note de frais passera à l'étape suivante.
  • Responsable analytique : cette option n'est disponible que si vous avez choisi de regrouper les dépenses selon leur imputation (cette option se trouve au-dessus du paramétrage des étapes du workflow). Si la note de frais est imputée sur un compte analytique doté d'un responsable, il sera responsable de la validation de ces notes de frais.

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Approbateur au choix du salarié

Lors de la déclaration de sa note de frais, l'utilisateur choisit à qui il expédie sa note de frais au sein d'une liste.

La liste peut contenir différents approbateurs potentiels suivant le paramétrage choisi :

  • Tous les utilisateurs : toutes les personnes actives de la base de données (i.e. n'ayant pas quitté l'organisation)
  • Tous les valideurs : toutes les personnes ayant la permission "Valider" dans leur rôle Cleemy
  • Tous les responsables de département : Cleemy récupère la liste des départements dans l'organigramme et indique leur responsable entre parenthèses. C'est très pratique pour modéliser une validation des frais par des responsables de budget. Par exemple, si j'ai acheté un disque dur, je le fais valider par le responsable informatique.

Approbateur spécifique

Vous pouvez indiquer expressément un utilisateur, qui devra valider toutes les notes de frais de sa société dépassant le seuil. Cela est fréquemment utilisé pour obtenir l'aval d'un DG ou d'un DAF pour un remboursement important.

Approbateurs alternatifs

Pour chaque étape de validation, vous pouvez choisir un second approbateur, qui sera sollicité si l'approbateur normal de l'étape n'a pas été trouvé. Par exemple, lorsque l'imputation de la note de frais est faite sur un compte analytique sans responsable, lorsque "l'approbateur Cleemy" n'est pas renseigné sur la fiche du salarié, ou encore lorsque le responsable de département n'existe pas.

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Si l'approbateur de repli n'existe pas, la note de frais passe à la prochaine étape du circuit de validation, ou est validée s'il s'agissait déjà de la dernière étape.

Ignorer une étape selon le montant de la note de frais

Si vous cochez cette option, les notes de frais dont le montant est inférieur au seuil que vous aurez renseigné passeront automatiquement à l'étape suivante du circuit d'approbation.

Cela est, par exemple, utile si vous souhaitez que les notes de frais d'un montant supérieur à 1 500 € soient validées par la directrice financière. Paramétrez en fin de circuit une étape où l'approbateur est la DAF et qui est ignorée si la note de frais a un montant inférieur à 1 500 €.

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