Établir vos étapes d'approbation

Avant de commencer

Cette fiche vous présente toutes les possibilités de paramétrage du circuit d'approbation ainsi que toutes les étapes possibles dans le workflow d'approbation.

Processus d'approbation par entité légale

Il est possible de définir plusieurs circuits d'approbation spécifiques pour chaque entité légale. Tous les utilisateurs rattachés à l'entité légale seront alors soumis à ce workflow.

Les circuits d'approbation sont composés d'autant d'étapes que vous le souhaitez, qui seront déclenchées les unes après les autres :

mceclip0.png

Les étapes d'un circuit d'approbation

Chaque étape a un approbateur, qui peut être une personne :

  • déterminée en fonction de l'utilisateur, telle que son manager
  • prédéfinie, à laquelle toutes les notes de frais seront soumises

Lorsqu'il n'est pas possible de trouver un approbateur, par exemple pour une note de frais imputée sur un projet dont le responsable est inconnu ou qui a quitté la société, vous pouvez définir un approbateur de repli.

chrome_u1WsK8Wwyf.png

En outre, chaque étape peut avoir un seuil d'activation. Lorsque l'option est cochée, la note de frais ne passe par l'étape que si son montant (dans la devise de l'entité légale) est supérieur au seuil.

chrome_fb3Xrq4eYJ.png

Il est tout à fait possible de définir le seuil d'une étape à un montant inférieur à celui des étapes précédentes. 

Définir un approbateur

Pour chaque étape, vous avez plusieurs options pour choisir qui sera en charge d'approuver les frais.

chrome_WlVtqp2CQI.png

Chaque étape est regroupée dans l'une des deux catégories : Approbateur contextuel, Utilisateurs spécifiques.

Approbateur contextuel

L'approbateur contextuel est déterminé automatiquement par Cleemy à partir des informations contenues dans la fiche de l'utilisateur qui déclare la note de frais, ou selon les caractéristiques de la note de frais.

  • Manager : il s'agit de la personne indiquée dans le champ "manager".
  • N+2 : c'est le manager du manager.
  • Approbateur Cleemy : si vous sélectionnez cette option, un nouveau champ apparaît sur les fiches utilisateurs. Vous pouvez ainsi indiquer pour chaque collaborateur un approbateur différent du manager. Pour les collaborateurs où ce champ n'est pas renseigné, Cleemy utilise le manager à la place.
  • Responsable de département : Cleemy regarde à quel département est affecté l'utilisateur (champ "département").
    • Si le département a un responsable, la note de frais lui sera adressée.
    • Dans le cas contraire, Cleemy remontera dans l'organigramme jusqu'à trouver un responsable de département de niveau supérieur.
    • Si aucun responsable n'est trouvé, la note de frais passera à l'étape suivante.
  • Responsable analytique : cette option n'est disponible que si vous avez choisi de regrouper les dépenses selon leur imputation. Cette option se trouve au-dessus du paramétrage des étapes du workflow dans Règles de gestion.

chrome_F2QvLWOcUm.png

Si la note de frais est imputée sur un compte analytique doté d'un responsable, il sera responsable de l'approbation de ces notes de frais.

mceclip1.png

 

 

Approbateur spécifique

Vous pouvez indiquer expressément un utilisateur, qui devra approuver toutes les notes de frais de sa société dépassant le seuil. Cela est fréquemment utilisé pour obtenir l'aval d'un DG ou d'un DAF pour un remboursement important.

Approbateurs alternatifs

Pour chaque étape d'approbation, vous pouvez choisir un second approbateur, qui sera sollicité si l'approbateur normal de l'étape n'a pas été trouvé. Par exemple, lorsque l'imputation de la note de frais est faite sur un compte analytique sans responsable, lorsque "l'approbateur Cleemy" n'est pas renseigné sur la fiche du salarié, ou encore lorsque le responsable de département n'existe pas.

chrome_fmXhEvxhyb.png

Si l'approbateur de repli n'existe pas, la note de frais passe à la prochaine étape du circuit d'approbation, ou est approuvée s'il s'agissait déjà de la dernière étape.

Ignorer une étape selon le montant de la note de frais

Si vous cochez cette option, les notes de frais dont le montant est inférieur au seuil que vous aurez renseigné passeront automatiquement à l'étape suivante du circuit d'approbation.

Cela est, par exemple, utile si vous souhaitez que les notes de frais d'un montant supérieur à 1 500 € soient approuvées par la directrice financière. Paramétrez en fin de circuit une étape où l'approbateur est la DAF et qui est ignorée si la note de frais a un montant inférieur à 1 500 €.

Contenu de la page

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 1 sur 1