Importer des données salariés

Avant de commencer

Le module d'import permet d'importer des nouveaux salariés avec leurs données et/ ou de mettre à jour les données des salariés déjà existants. 

Préparer son fichier

Le fichier d’import doit être au format CSV point virgule. Il doit nécessairement comporter en première(s) colonne(s) les données Lucca identifiantes:

• soit le couple établissement / matricule (attention à conserver le bon format du matricule avant import, les "0" peuvent se supprimer sous .CSV)
• soit le login du salarié
• soit le prénom + nom, nous conseillons cette méthode uniquement si les deux premières sont impossibles et nous vous invitons à être très vigilants sur l'orthographe du couple "prénom + nom" afin d'éviter toute création de doublon sur votre espace Lucca.

Certaines données sont obligatoires, vous retrouverez la liste et les codes d’import correspondants sur la fiche d’aide suivante.

Pour plus d'informations sur la construction du fichier d'import, se reporter à la section "Comment construire le fichier d'import ?".

Procédure d'import

Accès au module d'import

L'accès au module d'import s'effectue en cliquant sur l'onglet collaborateurs (1), puis en cliquant sur le menu de Mise à jour (2) et enfin Import de données (3).  

Sélection du fichier

Sélectionner le fichier CSV contenant les données Poplee à importer en cliquant sur le lien "Sélectionner un fichier".

Test du contenu du fichier

Une fois le fichier sélectionné (attention, vous ne pourrez sélectionner uniquement les fichiers au bon format CSV point virgule évoqué plus haut), le contenu est analysé pour mettre en évidence les éventuelles erreurs.

Dans un premier temps une analyse des entêtes sera faite. En cas d'entête non reconnu vous pouvez sélectionner dans la solution les données à importer et relancer l'analyse du fichier : 

Un test sera alors fait sur l'intégralité du fichier. Deux types d'alertes sont possibles :

• Les erreurs bloquantes, en rouge, correspondent aux lignes qui seront ignorées lors de l'import.
• Les alertes, en orange, correspondent aux points non bloquants pour l'import, mais qui nécessitent une attention particulière.

Il est possible de modifier directement les données sur l'interface et de relancer l'analyse : 

Import du fichier

Une fois le fichier valide, vous pourrez lancer l'import en cliquant sur le bouton Continuer.

Import automatique

Un import automatique de données peut être planifié via ce module depuis la roue crantée en haut à droite "Aucun import automatique" puis cliquer sur "Configurer un import automatique". 

Ici, vous devez :

• définir l'heure à laquelle vous souhaitez que les imports se déclenchent,
• définir le dossier distant correspondant.

Vous pouvez également paramétrer les notifications à envoyer.

• Notifier à chaque import automatique, en cas de création ou en cas d'erreur certains utilisateurs. Le mail envoyé sera de la forme suivante : 

• Envoyer un mail de notification par utilisateur créé. Le mail envoyé sera de la forme suivante : 

Une table de correspondance peut également être gérée entre les libellés des données des fichiers d'import et leur correspondance dans Lucca (cf. le lien en haut à droite "Définir les codes de correspondance"). Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Comment construire le fichier d'import ?

Quelles que soient les données à mettre à jour, la première colonne du fichier doit obligatoirement être le login seul ou la combinaison établissement + matricule. C’est grâce à cette donnée que le module d'import identifie les utilisateurs à mettre à jour.

Si vous avez le moindre doute sur le format du fichier vous pouvez cliquer sur "Informations sur le format du fichier attendu" 

Il faut créer autant de colonnes que de données à mettre à jour, en nommant les en-têtes de colonnes par les codes des données Poplee (ces codes sont consultables en cliquant sur "voir toutes les données disponibles" dans l'encadré des informations sur le format du fichier attendu).

Cependant, le format de ces en-têtes diffère selon le type des données à importer. Pour plus d'information sur les types de données Poplee, se reporter à la fiche d'aide : Les différents types de données du Dossier RH

Le format de fichier attendu par le module d'import est le format CSV (séparateur point-virgule). Pour obtenir un fichier CSV à partir d'une feuille Excel, il suffit d'Enregistrer sous et de choisir le type "CSV (séparateur : point- virgule)".

Cas des données simples

Il s'agit du cas le plus simple : chaque donnée à importer fait l'objet d'une colonne dans le fichier d'import. L'ordre des colonnes n'a aucune importance. Ainsi, dans l'exemple présenté ci-dessous, le fichier d'import contient une mise à jour pour les données simples suivantes : Email / Date de Naissance / Service / Profil / CSP / Calendrier et Langue.

Cas des données composées

Les données composées ne sont pas importables directement (il n’y a d'ailleurs pas de code qui leur est propre). Il est nécessaire d’importer les différentes données composantes, avec une colonne par composante. 

Exemple de la donnée "contact en cas d'urgence" composée d'un nom et d'un numéro de téléphone : le fichier d'import devra contenir deux colonnes une pour le "Nom" (e_emergencycontact_name) et une pour le "Téléphone" (e_emergencycontact_number).

Cas des données du contrat

L'import des contrats permet de créer en masse les contrats de vos salariés ou de mettre à jour les données des contrats déjà existants. 

Pour la création et la modification de contrats, la première colonne devra contenir le login du salarié et la deuxième la date de début du contrat.

Pour créer des contrats, les données suivantes sont obligatoires :

• l'identifiant du collaborateur (login),
• le type de contrat,
• la date de début du contrat,
• l'établissement.

Pour la modification de contrats existants les données identifiantes à mettre en premières colonnes seront :

• soit le couple login du collaborateur + date de début de contrat,
• soit l'id du contrat à modifier.

Si vous ne disposez pas de Poplee Socle RH, La création de vos utilisateur ne nécessite pas un import des contrat. L'import des utilisateurs servira à créer vos utilisateurs et leurs contrats.

Cas des rôles secondaires

Il est possible d'ajouter plusieurs rôles secondaires via un même fichier en les séparant par une virgule.

Par défaut, les valeurs sont ajoutées aux valeurs actuelles. Dans les "Options d'import avancées" il est possible d'activer un paramètre si vous souhaitez remplacer ces données.

Cas des données multi-occurrences

L'import de données multi-occurrentes permet d'importer une seule donnée par fichier. 

Vous devez importer un fichier CSV au format UTF-8 (par défaut) ou ANSI, avec un séparateur point-virgule. 

Vous devez identifier les utilisateurs par : 

• leur login : à renseigner dans la première colonne
• ou le couple établissement / matricule : à renseigner dans les deux premières colonnes

Les colonnes suivantes doivent comporter la donnée à importer, ou bien les composantes dans le cas d'une donnée composée.

Pour renseigner plusieurs occurrences pour un même collaborateur, il conviendra d'ajouter autant de ligne que d'occurrences : 

Les entêtes doivent correspondre au code de la donnée. Vous pouvez retrouver toutes les données disponibles depuis "Informations sur le format de fichier attendu" > Toutes les données disponibles.

Vous pouvez aussi générer le modèle de fichier depuis l'accueil : 

Vous pouvez ajouter de nouvelles occurrences, modifier une ou plusieurs occurrences ou bien supprimer toutes les occurrences existantes et les remplacer par celles de votre fichier. Voici comment procéder : 

Ajouter de nouvelles occurrences

Pour ajouter de nouvelles occurrences, il suffit d'importer un fichier contenant uniquement les occurrences à ajouter. Pour cela, vous pouvez générer un modèle sans intégrer les valeurs existantes. 

Modifier une ou plusieurs occurrences 

Pour modifier une ou plusieurs occurrences, il suffira de générer un modèle en intégrant les valeurs existantes. Ces dernières portent un identifiant qu'il conviendra de ne pas modifier. Il vous suffira donc de modifier les valeurs souhaitées. 

Si vous ajoutez de nouvelles occurrences dans le fichier, elles seront ajoutées à celles existantes. Dans ce cas, vous ne devez pas préciser d'identifiant, qui sera affecté automatiquement.

Supprimer et remplacer

Si vous avez besoin de remplacer toutes les occurrences présentes en base, vous devez générer un fichier sans intégrer les valeurs existantes. Il vous suffit ensuite de le compléter avec les nouvelles valeurs, et de l'importer en modifiant l'option avancée suivante : 

Si un utilisateur est présent dans le fichier, l'import supprimera toutes les occurrences présentes en base pour la donnée importée, et les remplacera pas les valeurs présentes dans le fichier. Si aucune valeur n'est présente, alors l'import supprimera simplement les valeurs présentes actuellement. 

Si un utilisateur n'est pas présent dans le fichier, l'import n'impactera pas les valeurs existantes. 

Brouillons

Si vous démarrez une procédure d'import, que vous modifiez certaines valeurs de votre fichier dans l'interface, un "brouillon" d'import sera automatiquement créé. 

Si vous perdez la connexion, que vous quittez par erreur le module, ou que vous n'avez tout simplement pas le temps de terminer l'import, vous pourrez recommencer votre import où vous en étiez en consultant les brouillons, et en cliquant sur "Continuer" :

Remarque : Pour simplifier les explications, la mise à jour des 3 types de données Poplee a été abordée séparément. Il est cependant tout à fait possible de construire un fichier d'import contenant à la fois les données simples, composées et multi-occurrences afin de faire une mise à jour complète en un seul import. L'important est de bien respecter le format des en-têtes de colonnes en fonction du type des données et de toujours bien utiliser le login des utilisateurs dans la première colonne. 

Données spécifiques

Cas des cycles de travail

Bien qu'il s'agisse de données multi-occurrentes, les cycles de travail des utilisateurs s'importent à travers l'import de données utilisateurs. Vous ne pourrez importer qu'un cycle de travail par import.

Pour importer cette donnée, il faudra indiquer dans le fichier d'import les éléments suivants : 

Cas des approbateurs de frais

Dans le cadre de l'application Cleemy Notes de frais, il est possible d'importer les approbateurs de frais grâce à un import des utilisateurs. Cet import peut s'effectuer à partir du nom et prénom de l'approbateur de frais, dans ce cas le code à utiliser sera Cleemy Notes de fraisApprover. Vous pouvez également importer l'approbateur à partir de son login en utilisant le code cleemyApprover.login.

FAQ sur les imports de données salariés

Erreur type "XX fait référence à deux valeurs"

Si vous avez cette erreur alors que les valeurs sont bien différentes, le problème vient certainement du fait que l'en-tête ne soit pas assez précise. Par exemple, il faudrait remplacer "manager" par "manager.login".

Modèle standard

Si vous ne pouvez pas télécharger le modèle de fichier des données utilisateurs depuis votre environnement Lucca, n'hésitez pas à consulter ce fichier type d'import des données salariés.