Avant de commencer
Le module d'import permet d'importer des nouveaux salariés avec leurs données et/ ou de mettre à jour les données des salariés déjà existants.
Préparer son fichier
Le fichier d’import doit être au format CSV point virgule. il doit nécessairement comporter en première(s) colonne(s) les données Lucca identifiantes:
- soit le couple entité légale / Matricule
- soit le login du salarié
Certaines données sont obligatoires, vous retrouverez la liste et les codes d’import corresponds sur la fiche d’aide suivante (section Champs obligatoires).
Pour plus d'informations sur la construction du fichier d'import, se reporter à la section Comment construire le fichier d'import ? à la fin de cette fiche d'aide.
Procédure d'import
Accès au module d'import
L'accès au module d'import s'effectue en cliquant sur la roue de paramétrage en haut à droite de l'écran (1), puis en sélectionnant Import (2). Pour mettre à jour les données de Poplee, il faut ensuite cliquer sur l'import des utilisateurs (3).
Sélection du fichier
Sélectionner le fichier CSV contenant les données Poplee à importer en cliquant sur le lien "Charger un fichier"
Test du contenu du fichier
Une fois le fichier sélectionné (attention, vous ne pourrez sélectionnez uniquement les fichier au bon format CSV point virgule évoqué plus haut), le contenu est analysé pour mettre en évidence les éventuelles erreurs.
Le résultat du test est alors affiché : les erreurs bloquantes sont en rouge (les lignes correspondantes seront ignorées au moment de l'import) tandis que les warnings sont affichés en bleu (des points non bloquants pour l'import mais qui nécessitent une attention particulière).
Quelques exemples d’erreurs et leurs explications:
C5 - "" - Le couple (matricule, entité légale) renseigné ne peut être affecté à l'utilisateur, car un autre utilisateur possède déjà le même couple (matricule, entité légale).
Explication : le matricule est une donnée qui doit être unique par entité légale. Il se peut que dans votre fichier plusieurs lignes pour le même salarié soit présentes.
D6 - “” alibert.chloé@lucca.fr" - utilisateur non trouvé dans la base de donnée. (propriété : Manager, login : bart.maurice@lucca.fr)
Explication : le manager du salarié n’est pas créé dans Lucca et ne figure pas dans la liste des salariés à créer via l’import. Vous devrez donc le renseigner dans le fichier afin que les deux salariés puissent être créés.
H8 - "Temps Partiel France" - profil figgo non trouvé dans la base de donnée. (propriété : profile_figgo, login : dbresnier)
Explication : le profil “Temps Partiel France” n’a pas été trouvé dans Figgo, cela signifie qu’il n’ pas été créé ou que l'orthographe est différente. Lucca est sensible à la casse, un espace pourra provoquer une erreur.
K19 - "Stagiaire Figgo" - objet non trouvé dans la base de donnée. (propriété : roleprincipal, login : marcher)
Explication: le rôle principal “Stagiaire Figgo” n’est pas créé dans Lucca ou l'orthographe n’est pas identique. Attention à la casse.
Si jamais des erreurs ou des warnings apparaissent à l'étape du test, il est préférable de modifier le fichier CSV, de l’enregistrer à nouveau et de recommencer la manipulation.
Import du fichier
Une fois le fichier analysé, lancer l'import en cliquant sur le bouton Importer (
)
Import automatique
Un import automatique de données peut être planifié via ce module depuis le lien en haut à droite "Planifier l'import automatique". Ici, vous pouvez :
- paramétrer le type de serveur et renseigner les informations liées à ce serveur.
- notifier à chaque import automatique, en cas de création ou en cas d'erreur certains utilisateurs. Le mail envoyé sera de la forme suivante :
- envoyer un mail de notification par utilisateur créé. Le mail envoyé sera de la forme suivante:
Une table de correspondance peut également être gérée entre les libellés des données des fichiers d'import et leur correspondance dans Lucca (cf. le lien en haut à droite "Tables de correspondance"). Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.
Comment construire le fichier d'import ?
Quelque soient les données à mettre à jour, la première colonne du fichier doit obligatoirement être le login seul ou la combinaison entité légale + matricule. C’est grâce à cette donnée que le module d'import identifie les utilisateurs à mettre à jour.
Il faut ensuite créer autant de colonnes que de données à mettre à jour, en nommant les en-têtes de colonnes par les codes des données Poplee (ces codes sont consultables en cliquant sur le lien "Des questions ou des doutes sur le format de fichier" présent dans l'interface du module d'import des utilisateurs).
Cependant, le format de ces en-têtes diffère selon le type des données à importer. Pour plus d'information sur les types de données Poplee, se reporter à la fiche d'aide: Les différents types de données du Dossier RH
Le format de fichier attendu par le module d'import est le format CSV (Coma Separated Values). Pour obtenir un fichier CSV à partir d'une feuille Excel, il suffit d'Enregistrer sous et de choisir le type "CSV (séparateur: point- virgule)".
Cas des données simples
Il s'agit du cas le plus simple : chaque donnée à importer fait l'objet d'une colonne dans le fichier d'import. L'ordre des colonne n'a aucune importance. Ainsi, dans l'exemple présenté ci-dessous, le fichier d'import contient une mise à jour pour les données simples suivantes : Email / Date de Naissance / Service / Profil / CSP / Calendrier et Langue.
Cas des données composées
Les données composées ne sont pas importables directement (il n’y a d'ailleurs pas de code qui leur est propre). Il est nécessaire d’importer les différentes données composantes, avec une colonne par composante. Les codes des données qui composent une donnée composée sont identifiés à l'aide d'un code couleur dans l'aide "Des questions ou des doutes sur le format de fichier".
Dans l'exemple présenté ci-dessous, le fichier d'import contient une mise à jour pour la donnée "Contact en cas d'urgence" qui est composés des données "Nom" (e_emergencycontact_name) et "Téléphone" (e_emergencycontact_number).
Cas des données multi-occurences
Pour les données multi-occurrences, le module d'import effectue par défaut un ajout des occurrences du fichier aux occurrences déjà présentes dans Poplee.
Dans le cas où la donnée multi-occurrences est également composée, il est nécessaire de suffixer chaque en-tête de colonne correspondant à une composante par _N (où N est un numéro) de manière à créer un "groupe" de colonnes pour toutes les composantes d'une même occurrence. L'exemple ci-dessous présente un fichier construit pour mettre à jour la donnée "Salaire" qui est à la fois composée (4 composantes : Année / Date de prise d'effet / Type et Montant) et mutli-occurrences.
- Ajouter de nouvelles occurrences : si vous souhaitez ajouter de nouvelles occurrences, il vous suffit d'ajouter les nouvelles occurrences dans votre fichier d'import, en prenant soin de ne pas y intégrer des occurrences déjà existantes.
- Mettre à jour des occurrences : si vous mettre à jour des occurrences (et en ajouter si besoin), il est indispensable de reprendre dans votre fichiers toutes les occurrences existantes (y compris celles que vous ne souhaitez pas modifier). Lors de l'import, il faudra activer le paramètre suivant:
Remarque : Pour simplifier les explications, la mise à jour des 3 types de données Poplee a été abordée séparément. Il est cependant tout à fait possible de construire un fichier d'import contenant à la fois les données simples, composées et mutli-occurences afin de faire une mise à jour complète en un seul import. L'important est de bien respecter le format des en-têtes de colonnes en fonction du type des données et de toujours bien utiliser le login des utilisateurs dans la première colonne.