Importer des données en Masse dans Poplee

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Procédure d'import

MAJ_Poplee.PNG

L'accès au module d'import s'effectue en cliquant sur le lien Admin en haut à droite de l'écran (1),  puis en sélectionnant Import (2). Pour mettre à jour les données de Poplee, il faut ensuite cliquer sur l'import des utilisateurs (3).

MAJ_Poplee2.PNG

1) Format du fichier d'import

Le lien "Des questions ou des doutes sur le format de fichier" (1) permet d'obtenir de l'aide sur la construction du fichier d'import avec notamment la liste des codes correspondant aux données Poplee. Pour plus d'informations sur la construction du fichier d'import, se reporter à la section Comment construire le fichier d'import ? à la fin de cette fiche d'aide.

2) Sélection du fichier

Sélectionner le fichier CSV contenant les données Poplee à importer en cliquant sur le lien "Charger un fichier" (2).

3) Test du contenu du fichier

Une fois le fichier sélectionné, le contenu est analysé pour mettre en évidence les éventuelles erreurs. Le résultat du test est alors affiché : les erreurs bloquantes sont en rouge (les lignes correspondantes seront ignorées au moment de l'import) tandis que les warnings sont affichés en bleu (des points non bloquants pour l'import mais qui nécessitent une attention particulière). Si jamais des erreurs ou des warnings apparaissent à l'étape du test, il est préférable de modifier le fichier CSV, de l’enregistrer à nouveau et de recommencer la manipulation.

Import-3.png

 

4) Import du fichier

Une fois le fichier analysé, lancer l'import en cliquant sur le bouton Importer (Importer.png)

 

 

Comment construire le fichier d'import ?

Quelque soient les données à mettre à jour, la première colonne du fichier doit obligatoirement être le login des utilisateurs. C’est grâce à cette donnée que le module d'import identifie les utilisateurs à mettre à jour.

Il faut ensuite créer autant de colonnes que de données à mettre à jour, en nommant les en-têtes de colonnes par les codes des données Poplee (ces codes sont consultables en cliquant sur le lien "Des questions ou des doutes sur le format de fichier" présent dans l'interface du module d'import des utilisateurs). Cependant, le format de ces en-têtes diffère selon le type des données à importer. Pour plus d'information sur les types de données Poplee, se reporter à la fiche d'aide : Les différents types de données dans Poplee.

Le format de fichier attendu par le module d'import est le format CSV (Coma Separated Values). Pour obtenir un fichier CSV à partir d'une feuille Excel, il suffit d'Enregistrer sous et de choisir le type "CSV (séparateur: point- virgule)".

Enregistrer_CSV.png

Cas des données simples

Il s'agit du cas le plus simple : chaque donnée à importer fait l'objet d'une colonne dans le fichier d'import. L'ordre des colonne n'a aucune importance. Ainsi, dans l'exemple présenté ci-dessous, le fichier d'import contient une mise à jour pour les données simples suivantes : Email / Date de Naissance / Service / Profil / CSP / Calendrier et Langue.

Exemple_CSV.png

 

Cas des données composées

Les données composées ne sont pas importables directement (il n’y a d'ailleurs pas de code qui leur est propre). Il est nécessaire d’importer les différentes données composantes, avec une colonne par composante. Les codes des données qui composent une donnée composée sont identifiés à l'aide d'un code couleur dans l'aide "Des questions ou des doutes sur le format de fichier".

Import-4.png

Dans l'exemple présenté ci-dessous, le fichier d'import contient une mise à jour pour la donnée "Contact en cas d'urgence" qui est composés des données "Nom" (e_emergencycontact_name) et "Téléphone" (e_emergencycontact_number).

Exemple_CSV-2.png

Cas des données multi-occurrences

Pour les données multi-occurrences, le module d'import effectue par défaut un ajout des occurrences du fichier aux occurrences déjà présentes dans Poplee.

Dans le cas où la donnée multi-occurrences est également composée, il est nécessaire de suffixer chaque en-tête de colonne correspondant à une composante par _N (où N est un numéro) de manière à créer un "groupe" de colonnes pour toutes les composantes d'une même occurrence.  L'exemple ci-dessous présente un fichier construit pour mettre à jour la donnée "Salaire" qui est à la fois composée (4 composantes : Année / Date de prise d'effet / Type et Montant) et mutli-occurrences.

Exemple_CSV-3.png

Un paramètre, présent dans les options de l'import, permet de modifier le fonctionnement de l'import pour un "annule et remplace", c'est à dire que toutes les occurrences existantes sont d'abord supprimées avant l'import des occurrences présentes dans le fichier. Pour cela, il faut cocher dans les options de l'import "Ecraser les Extended data multivaluées". Dans ce cas là, il est donc nécessaire de reprendre l’ensemble des occurrences déjà présentes et d’y ajouter les nouvelles données.

Remarque : Pour simplifier les explications, la mise à jour des 3 types de données Poplee a été abordée séparément. Il est cependant tout à fait possible de construire un fichier d'import contenant à la fois les données simples, composées et mutli-occurences afin de faire une mise à jour complète en un seul import. L'important est de bien respecter le format des en-têtes de colonnes en fonction du type des données et de toujours bien utiliser le login des utilisateurs dans la première colonne. 

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