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Planifier l'envoi de mails de notification

Le module qui permet de paramétrer les alertes mail de Poplee est situé dans le module Poplee Stats.

AlertesPoplee.png

On distingue 2 types de notification : les notifications sur échéances (1) et les notifications sur modifications (2). L'interface principale permet de visualiser toutes les alertes paramétrées et de les modifier ou supprimer (3).

1) Les notification sur échéances

Définir une alerte sur échéance permet de superviser une donnée de type Date. Ainsi, un mail de notification est envoyé à une liste de destinataire définie, à l'approche d'une échéance par rapport à cette date (ex : X semaine après la date d'anniversaire). L'envoi des mails de notifications est effectué grâce à une tâche planifiée qui se déclenche une fois tous les matins.

2) Les notifications sur modifications

Définir une alerte sur modifications permet de superviser toute donnée présente dans Poplee. Le mail d'alerte est envoyé à chaque modification enregistrée sur la donnée. Ces alertes sont généralement mises en place sur les données pour lesquelles les collaborateurs ont un droit de modification (ex : Adresse / Situation Familiale / IBAN ...). Ainsi, dès qu'un collaborateur met à jour ses données personnelles, l'administrateur RH est immédiatement notifié par mail et peut ainsi effectuer les actions nécessaires.

 

Planifier une notification

PlanifierAlertePoplee.png

1) Définir la donnée supervisée

Pour les notifications sur échéances, la donnée supervisée ne peut être qu'une date (simple ou appartenant à une donnée composée). Il faut ensuite préciser l'échéance à laquelle l'alerte doit être déclenchée : X - jour / semaines / mois - avant / après - Date effectivement / Date anniversaire. Par définition, une notification sur une date effective ne se déclenchera qu'une fois alors que pour la date anniversaire, elle se déclenchera tous les ans.

2) Filtrer la population concernée par la notification

Cette section permet de restreindre la population concernée par la notification. Seules les données personnelles des collaborateurs répondant aux critères définis dans cette section seront analysées pour envoi de notifications.

3) Sélectionner les destinataires

Sélectionner les destinataires de la notification parmi les collaborateurs présents dans l'instance Lucca. Il est possible d'ajouter la personne concernée ainsi que son manager à la liste des destinataires, en cochant les cases correspondantes.

4) Personnaliser le message du mail envoyé

Le lien "Personnaliser le message (Facultatif) ..." vous permet d'ouvrir une prévisualisation du mail qui sera envoyé et de personnaliser son contenu, en saisissant un texte libre dans la zone de saisie prévue à cet effet :

ApercuMailNotification.png

 

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