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Web service de synchronisation des absences Figgo

Si vous souhaitez mettre en place une synchronisation Outlook (Exchange, Office 365) ou Google Calendar, merci de contacter le service commercial au 01 83 64 53 25 ou à contact@lucca.fr.

 
Le web service de synchronisation des absences Figgo synchronise en temps réel les absences Figgo d’un utilisateur avec son calendrier (Outlook, Google Calendar). Lors de la création/validation/suppression d'une absence dans Figgo, elle sera créée/mise à jour/supprimée dans le calendrier du collaborateur.
 
Attention, les absences déjà existantes dans Figgo avant l'activation de la synchronisation ne seront pas envoyées dans le calendrier. Seules les nouvelles demandes seront synchronisées.
 
Comment Figgo se connecte au calendrier ?
Dans le cas d'une synchronisation Outlook (Exchange, Office365), Figgo s'appuie sur un compte de service, qui a les droits sur les agendas des collaborateurs.
 
Pour plus de détails sur synchro avec Outlook et la création du compte de service, voir la fiche dédiée.
 
Dans le cas d'une synchronisation avec Google Calendar, Figgo s'appuie sur une autorisation d'accès à l'API Lucca paramétrées dans le compte Google Apps.
 
Pour plus de détails sur synchro avec Google Calendar, voir la fiche dédiée.
 
Quelles informations sont synchronisées ?
Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non le type d'absence (CP, RTT, Maladie...) dans le libellé de l'événement. Cela se paramètre dans Figgo>Paramétrer>Les paramètres>Synchro.
 
Attention, si les calendriers sont partagés en interne, avec les libellés des événements, nous vous recommandons de ne pas afficher le type d'absence.
 
Lors de la création de la demande, un événement de type provisoire est créé dans le calendrier. Lors que la demande est validée, alors l'événement est confirmé.
 
Comment fonctionne la synchronisation ?
 

Les actions réalisées dans Figgo sont envoyées au web wervice et mises dans une file d’attente. Toutes les 5 minutes, le web service traite les actions de la file d’attente. Les actions reçues et réalisées par le web service sont loguées dans une base de données.

Les calendriers externes gèrent leur propre identifiant (GUID) pour chaque évènement calendaire : ce GUID est renvoyé au web service et stocké dans une table de mapping pour gérer les mises à jour ultérieures.

Les 3 actions réalisées par le Web Service sont : INSERT, UPDATE et DELETE.

L’action INSERT ajoute un nouvel événement dans le calendrier externe qui renvoie un identifiant unique (GUID) stocké par le Web Service.

sync1.jpg

 

L’action UPDATE modifie le statut d’un événement à partir de son GUID.

sync2.jpg

 

L’action de DELETE supprime un événement à partir de son GUID.

 

sync3.jpg

 

Résumé des actions réalisées dans Figgo et les synchronisations effectuées

Rôle utilisateur Déclencheur Action
Utilisateur Demande INSERT
  Annulation DELETE
  Demande d'annulation -
 
Manager Validation depuis le module UPDATE
  Validation depuis le planning UPDATE
  Validation depuis le mail UPDATE
  Refus DELETE
  Validation d'une demande d'annulation DELETE
 
Administrateur Mise en congé INSERT
  Correction d'une demande DELETE
  Annulation d'une mise en congé DELETE
  Mise en congé sur une absence validée DELETE + INSERT
  Mise en congé sur une absence en attente DELETE + INSERT
 
Une clé (key) est utilisée entre Figgo et les calendriers pour identifier de manière unique un utilisateur. Cette clé peut prendre plusieurs valeurs standards (mail, login, racine du mail matricule, identifiant)  ou un attribut créé spécifiquement dans Figgo.
 
 
Erreurs possibles
Abandon : Request failed. Le serveur distant a retourné une erreur : (401) Non autorisé. 
Explication : Soit le mot de passe est expiré, soit le login / mot de passe du compte sont faux.
Dépannage : Il faut pouvoir se connecter aux EWS du client avec le compte dédié pour que la synchro fonctionne.
 
 
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