Synchroniser les absences avec votre agenda Outlook ou Google

Avant de commencer

Si vous souhaitez mettre en place une synchronisation Outlook (Office 365 ou on premise) ou Google Calendar, merci de contacter le support Lucca pour chiffrer cette prestation.

Figgo vous permet de synchroniser en temps réel les absences avec le calendrier des collaborateurs (Outlook, Google Calendar). Lors de la création/approbation/suppression d'une absence dans Figgo, elle sera créée/mise à jour/supprimée dans le calendrier du collaborateur.

Quelles informations sont synchronisées ?

Libellé des événements

Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non le type d'absence (CP, RTT, Maladie...) dans le libellé de l'événement. Par défaut les libellés sont masqués (l'événement affiche « Absent »).

Journées entières

Pour les événements d'une journée, vous pouvez choisir de les envoyer en "journée entière" ou en plage horaire (uniquement pour la synchro Outlook). Si vous choisissez plage horaire, Figgo créera un événement aux horaires paramétrées.

Statut

Lors de la saisie d'une demande en attente de approbation, un événement de type provisoire est créé dans le calendrier. Lorsque la demande est approuvée, alors l'événement est confirmé.

Initialisation

Il est possible de synchroniser les absences déjà présentes dans Figgo grâce à la fonction d'initialisation disponible en bas de la page de paramétrage.

Il suffit de saisir une date : toutes les absences après cette date seront synchronisées. Vous pouvez ainsi récupérer les absences du dernier mois par exemple.

Vous devez choisir les établissement pour lesquels synchroniser les absences. Il est ainsi possible de ne lancer une initialisation que pour certains établissements.

Mettre en place une synchronisation Outlook

En fonction de la version du serveur Exchange, choisissez une des deux rubriques suivantes :

Office 365 ou Exchange online

Dans le cas d'une synchronisation Outlook Office365, Figgo s'appuie sur notre application de service Microsoft (Azure AD) à laquelle vous accordez votre consentement administrateur à accéder à votre calendrier d'entreprise. Cette manipulation est à effectuer une fois par l'administrateur du compte Office 365.
Connectez-vous au module de synchronisation des absences dans Exports > Synchronisation des absences.
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Cliquez sur le bouton "Configurer".
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Dans la page de configuration, cliquez ensuite sur le lien d'accord des permissions d'accès.
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Ensuite, connectez-vous à votre compte office 365 avec un compte administrateur afin de nous donner les permissions nécessaires à l'accès à votre agenda.
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Une fois votre consentement accordé, la synchronisation est mise à jour et prête à fonctionner.
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Vous pouvez à tout moment consulter les droits que vous avez accordé à Lucca depuis l'administration Office 365 : Admin > Azure Active Directory > Enterprise applications > Figgo - Synchronisation des absences > Permissions
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Exchange On Premise (hébergé sur vos serveurs)

Dans le cas d'une synchronisation Outlook On premise, Figgo s'appuie sur un compte de service, qui a les droits sur les agendas des collaborateurs.

Voici comment créer un compte d'impersonation sous Exchange Server 2010 ou 2013 :

  • Commencer par créer un utilisateur. Nous le nommerons SynchroFiggoUser.
  • Créer un périmètre de permission personnalisé que l'on appellera SynchroFiggoScope:
    New-ManagementScope –Name:SynchroFiggoScope –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}
  • Assigner le rôle standard d'impersonation sur l'utilisateur créé pour Figgo
    New-ManagementRoleAssignment –Name:SynchroFiggoAssignment –
    Role:ApplicationImpersonation –User:SynchroFiggoUser –CustomRecipientWriteScope:SynchroFiggoScope 
  • Rafraîchissez pour que les associations soient effectives : gpupdate /force

Ces informations ainsi que l'URL du serveur sont à renseigner dans le paramétrage de la synchronisation Exchange.

Une fois le compte créé, vous pouvez transmettre à Lucca l'identifiant (LoginCompte) et mot de passe (PassCompte) du compte considéré ou bien les saisir directement dans l'interface de paramétrage.

Vous devez également indiquer l'url du serveur Exchange (UrlServer), de la forme https://mail.societe.com/ews/exchange.asmx. Il faut également vous assurer que l'IP du webservice de Lucca a l'autorisation d'accéder au serveur considéré.

La synchronisation avec un serveur Exchange se fait en HTTPS et nécessite la présence d'un certificat fourni par un organisme de certification. Les certificats auto-signés ne sont pas suffisants.

Comment mettre en place une synchronisation avec Google Calendar ?

Dans le cas d'une synchronisation avec Google Calendar, Figgo s'appuie sur une autorisation d'accès à l'API Lucca paramétrée dans le compte Google Workspace (anciennement G Suite).

Dans Google Workspace, vous devez autoriser Lucca à manipuler l'Agenda des comptes Google qu'il administre comme suit :

  • Connectez vous avec un compte administrateur sur https://admin.google.com/
  • Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à "" puis Sécurité puis Commandes des API.
  • Sous Délégation au niveau du domaine, cliquez sur Gérer la délégation au niveau du domaine.
  • Sur la page Gérer la délégation au niveau du domaine, cliquez sur Ajouter.

  • Renseignez les informations suivantes :
  • Cliquez sur Autoriser. C'est tout ! L'application devrait être disponible dans l'heure qui suit, mais un délai de 24 heures peut être nécessaire.

Attention, si vous n'avez pas accès à cet écran, c'est qu'il ne s'agit pas d'un compte Google Workspace et la synchronisation n'est donc pas possible.

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