Synchroniser les absences avec votre agenda Outlook

Avant de commencer

En premier lieu la fonctionnalité doit être activée sur votre plateforme par le support Lucca, nous vous invitons à nous contacter pour faire cette demande. La fonctionnalité est gratuite dans la mesure où vous effectuez le paramétrage en autonomie, sinon une prestation vous sera proposée.

Figgo vous permet de synchroniser en temps réel les absences avec le calendrier Outlook des collaborateurs (avec Office 365 ou Exchange). Lors de la création/approbation/suppression d'une absence dans Figgo, elle sera créée/mise à jour/supprimée dans le calendrier du collaborateur.

A noter : Figgo permet également la synchronisation avec Google Calendar.

Vous trouverez dans cette fiche : 

Paramétrage pour Office 365 (et Exchange Online avec compte Microsoft)

Dans le cas d'une synchronisation Outlook Office365, Figgo s'appuie sur notre application de service Microsoft (Azure AD) à laquelle vous accordez votre consentement administrateur à accéder à votre calendrier d'entreprise. Cette manipulation est à effectuer une fois par l'administrateur du compte Office 365.
  • Accédez au module de synchronisation des absences dans Exports > Synchronisation des absences.
  • Cliquez sur "Configurer".
  • Dans la page de configuration, cliquez ensuite sur le bouton "Accorder les permissions d'accès"
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  • Ensuite, dans la fenêtre qui s'ouvre, connectez-vous à Office 365 avec un compte administrateur afin de donner à Figgo les permissions nécessaires à l'accès à votre agenda.
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  • Une fois le consentement accordé, la synchronisation est mise à jour et prête à fonctionner.
Vous pouvez à tout moment consulter les droits que vous avez accordé à Lucca depuis l'administration Office 365 : Admin > Azure Active Directory > Enterprise applications > Figgo - Synchronisation des absences > Permissions
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Paramétrage pour Exchange on premise (hébergé sur vos serveurs)

Dans le cas d'une synchronisation Outlook on premise, Figgo s'appuie sur un compte de service, qui a les droits de lecture et écriture sur les agendas des collaborateurs.

Voici comment créer le compte de service sous Exchange Server 2010 ou 2013 :

  • Commencer par créer un utilisateur. Nous le nommerons SynchroFiggoUser.
  • Créer un périmètre de permission personnalisé que l'on appellera SynchroFiggoScope:
    New-ManagementScope –Name:SynchroFiggoScope –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}
  • Assigner le rôle standard d'impersonation sur l'utilisateur créé pour Figgo
    New-ManagementRoleAssignment –Name:SynchroFiggoAssignment –
    Role:ApplicationImpersonation –User:SynchroFiggoUser –CustomRecipientWriteScope:SynchroFiggoScope 
  • Rafraîchissez pour que les associations soient effectives : gpupdate /force
  • Renseignez ensuite l'URL du serveur ainsi que l'identifiant et le mot de passe du compte de service dans le paramétrage de la synchronisation Exchange (Exports > Synchronisation des absences>Configurer)

  • L'URL du serveur Exchange doit être de la forme https://mail.societe.com/ews/exchange.asmx. Il faut également vous assurer que l'IP du webservice de Lucca a l'autorisation d'accéder au serveur considéré.
La synchronisation avec un serveur Exchange se fait en HTTPS et nécessite la présence d'un certificat fourni par un organisme de certification. Les certificats autosignés ne sont pas suffisants.

Statut et libellé des événements dans Outlook

Le statut dans Outlook est déterminé par l'activation du paramètre "Considéré comme une absence" dans les comptes Figgo.

  • Si dans le compte Figgo, le paramètre "Considéré comme une absence" est coché (=oui) l'évènement apparaîtra comme Busy, traduit par "Occupé" dans Outlook.
  • Si dans le compte Figgo, le paramètre "Considéré comme une absence" n'est pas coché (=non) l'évènement apparaîtra comme WorkingElsewhere, traduit par "En déplacement" par Microsoft. C'est le cas notamment des comptes de Télétravail par exemple.

En complément, la configuration de la synchronisation peut permettre d'envoyer les libellés des événements, qui correspondent au nom du compte dans Figgo :

  • Si dans le paramétrage de la synchronisation, le paramètre "Masquer les libellés" = oui : Figgo envoie le libellé "Absent" dans Outlook, sauf pour les comptes Figgo où le paramétre "motif public" est coché (=oui), où l'on envoie le nom du compte tel qu'il apparaît dans Figgo.
  • Si dans le paramétrage de la synchronisation, le paramètre "Masquer les libellés" = non : Figgo envoie toujours vers Outlook le libellé du compte tel qu'il apparaît dans Figgo.

 

Détail des informations synchronisées

Libellé des événements

Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non le type d'absence (CP, RTT, Maladie...) dans le libellé de l'événement. Par défaut les libellés sont masqués (l'événement affiche « Absent »).

Journées entières

Pour les événements d'une journée, vous pouvez choisir de les envoyer en "journée entière" ou en plage horaire. Si vous choisissez plage horaire, Figgo créera un événement aux horaires paramétrés.

Statut

Lors de la saisie d'une demande en attente d’approbation, un événement de type provisoire est créé dans le calendrier. Lorsque la demande est approuvée, alors l'événement est confirmé.

Initialisation

Il est possible de synchroniser les absences déjà présentes dans Figgo grâce à la fonction d'initialisation disponible en bas de la page de paramétrage.

Il suffit de saisir une date : toutes les absences après cette date seront synchronisées. Vous pouvez ainsi récupérer les absences du dernier mois par exemple.

Vous devez choisir les établissements pour lesquels synchroniser les absences. Il est ainsi possible de ne lancer une initialisation que pour certains établissements.

Problèmes fréquents

Lors de la mise en place d'une synchronisation d'agenda, vous pouvez rencontrer les erreurs suivantes.

  • Tous les événements sont en erreur : c'est en général un problème d'url du serveur (Exchange on-premise) ou de droits d'accès du compte de service.
  • Les événements sont en erreur pour certains utilisateurs : vérifiez l'adresse email des collaborateurs dans Lucca. Il est possible que ce ne soit pas la même que dans Office365/Exchange.
    Le code erreur dans les logs (en cliquant sur Détail sur l'événement en erreur) est en général le suivant.
    CleanShot_2021-07-13_at_11.17.39_2x.png
  • Les annulations d'absence sont en erreur, avec un code d'erreur de ce type :
    mceclip0.png
    Deux causes possibles.
    • Soit l'absence a été créée par un ICS issu des notifications Figgo, et non par le module de synchro. C'est normal lors de la mise en place de la synchro, après 2-3 mois le problème ne devrait plus arriver.
    • Soit l'absence a déjà été supprimée de l'agenda par le collaborateur.

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