Synchroniser les absences avec votre agenda Outlook

Avant de commencer

En premier lieu la fonctionnalité doit être activée sur votre plateforme par le support Lucca, nous vous invitons à nous contacter pour faire cette demande. La fonctionnalité est gratuite dans la mesure où vous effectuez le paramétrage en autonomie, sinon une prestation vous sera proposée.

Vous aurez ensuite besoin des permissions suivantes Timmi Absences pour pouvoir configurer la synchronisation : 

• Paramétrer
• Configurer les synchronisations
• Consulter les synchronisations

Timmi Absences vous permet de synchroniser en temps réel les absences avec le calendrier Outlook des collaborateurs (avec Office 365 ou Exchange). Lors de la création/approbation/suppression d'une absence dans Timmi Absences, elle sera automatiquement créée/mise à jour/supprimée dans le calendrier du collaborateur. 

Attention : Les versions Exchange Server 2010 ou 2013 ne sont plus maintenues par l'éditeur et peuvent entraîner une expérience dégradée ainsi que des risques de sécurité. Nous recommandons de mettre à niveau vers Microsoft Exchange 2019 ou Office 365 avant de mettre en place la synchronisation.

A noter : Timmi Absences permet également la synchronisation avec Google Calendar.

Vous trouverez dans cette fiche : 

• l'aide au paramétrage pour Office 365
• l'aide au paramétrage pour Exchange on-premise
• les principaux problèmes rencontrés et leurs solutions

Paramétrage pour Office 365 (et Exchange Online avec compte Microsoft)

• Accédez au module de synchronisation des absences se trouvant dans l'application Timmi Absences > Paramétrage > Synchronisation des absences.
• Cliquez sur "Créer une synchronisation"
• Choisissez les établissements pour lesquels vous créez cette synchronisation d'absences
• Sélectionnez le type de synchronisation : Exchange
• Cliquez sur "Créer une configuration" pour valider
• Sur l'encart de votre nouvelle configuration, cliquez sur "Configurer".
• Dans la page de configuration, cliquez ensuite sur le bouton "Accorder les permissions d'accès"

• Ensuite, dans la fenêtre qui s'ouvre, connectez-vous à Office 365 avec un compte administrateur (de l'application Office 365) afin de donner à Timmi Absences les permissions nécessaires à l'accès à votre agenda.
  

Aujourd'hui on ne se sert plus des 3 dernières permissions, mais comme précisé plus haut cela provient de la bibliothèque utilisée à l'origine.

• Une fois le consentement accordé, la synchronisation est mise à jour et prête à fonctionner.

Paramétrage pour Exchange on premise (hébergé sur vos serveurs)

Dans le cas d'une synchronisation Outlook on premise, Timmi Absences s'appuie sur un compte de services, qui a les droits de lecture et écriture sur les agendas des collaborateurs.

Voici comment créer le compte de service sous Exchange Server 2010 ou 2013 :

• Commencer par créer un utilisateur (nous le nommerons "SynchroFiggoUser" dans cet exemple)
• Créer un périmètre de permission personnalisé (que l'on appellera "SynchroFiggoScope" ici) :

  New-ManagementScope –Name:SynchroFiggoScope –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}

• Assigner le rôle standard d'impersonation sur l'utilisateur créé pour Timmi Absences :
  

  New-ManagementRoleAssignment –Name:SynchroFiggoAssignment –
  Role:ApplicationImpersonation –User:SynchroFiggoUser –CustomRecipientWriteScope:SynchroFiggoScope 

• Forcez l'actualisation pour que les associations soient effectives : gpupdate /force

Puis côté Timmi Absences : 

• Rendez vous ensuite dans Paramétrage > Synchronisation des absences
• Cliquez sur "Créer une synchronisation"
• Choisissez les établissements pour lesquels vous créez cette synchronisation d'absences
• Sélectionnez le type de synchronisation : Exchange
• Cliquez sur "Créer une configuration" pour valider
• Sur l'encart de votre nouvelle configuration, cliquez sur "Configurer".
• Rendez vous ensuite dans l'espace Paramètres de connexion sur la page de configuration
• Choisissez "Exchange"
• Renseignez ensuite l'URL du serveur ainsi que l'identifiant et le mot de passe du compte de service (respectez bien la casse et le contenu de votre identifiant et mot de passe : il est nécessaire qu'ils soient exactement les mêmes que ceux renseignés dans le compte de service) dans le paramétrage de la synchronisation Exchange () :

L'URL du serveur Exchange doit être sous la forme : https://mail.societe.com/ews/exchange.asmx.

Il faut également vous assurer que l'IP du webservice de Lucca a l'autorisation d'accéder au serveur considéré.

A savoir : la synchronisation avec un serveur Exchange se fait en HTTPS et nécessite la présence d'un certificat fourni par un organisme de certification. Les certificats autosignés ne sont pas suffisants.

Renseignez les différents paramètres de votre synchronisation d'absences. Cliquez sur "Appliquer le changement" pour valider.

Une fois que cela est fait, vous pouvez retourner à la liste des synchronisations Cliquez ensuite sur l'encart de votre synchronisation pour accéder au monitoring

Important : laissez tourner la synchronisation quelques temps avant de pouvoir retrouver les évènements envoyés et vérifier s'ils sont bien visibles sur votre agenda.

Détail des informations synchronisées

Libellé des événements

Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non le type d'absence (CP, RTT, Maladie...) dans le libellé de l'événement. Par défaut les libellés sont masqués (l'événement affiche « Absent »).

• Si dans le compte Timmi Absences, le paramètre "Décompté comme une absence" est coché (=oui) l'évènement apparaîtra comme Busy, traduit par "Occupé" dans Outlook.
• Si dans le compte Timmi Absences, le paramètre "Décompté comme une absence" n'est pas coché (=non) l'évènement apparaîtra comme Working Elsewhere, traduit par "Absent du bureau" ou "En déplacement" par Microsoft.
  • Sauf si le compte est de type "Télétravail" (propriété désactivée avec la mise en place de Timmi Office), auquel cas le statut affiché sera "Free", traduite par "libre" ou "disponible" par Microsoft.

En complément, la configuration de la synchronisation peut permettre d'envoyer les libellés des événements, qui correspondent au nom du compte dans Timmi Absences :

• Si dans le paramétrage de la synchronisation, le paramètre "Masquer les libellés" = oui : Timmi Absences envoie le libellé "Absent" dans Outlook, sauf pour les comptes Timmi Absences où le paramétre "motif public" est coché (=oui), où l'on envoie le nom du compte tel qu'il apparaît dans Timmi Absences.
• Si dans le paramétrage de la synchronisation, le paramètre "Masquer les libellés" = non : Timmi Absences envoie toujours vers Outlook le libellé du compte tel qu'il apparaît dans Timmi Absences.

Journées entières

Pour les événements d'une journée, vous pouvez choisir de les envoyer en "journée entière" ou en plage horaire. Si vous choisissez plage horaire, Timmi Absences créera un événement aux horaires paramétrés.

Cela correspond au paramètre "Envoyer les journées entières en plages horaires" disponible dans la configuration de votre synchronisation.

A savoir : pour les demi journées, les absences seront toujours envoyées en plages horaires, même si ce paramètre est décoché dans la configuration.

Statut

Lors de la saisie d'une demande en attente d’approbation, un événement de type provisoire est créé dans le calendrier. Lorsque la demande est approuvée, alors l'événement est confirmé.

Synchronisation par lots des absences

Il est possible de forcer la synchronisation des absences déjà présentes dans Timmi Absences grâce à la fonction de Synchronisation par lots des absences disponible en bas de la page de paramétrage de votre synchronisation.

Cette fonctionnalité est notamment utile en cas de test de la synchronisation.

Le champ date vous permet de préciser à partir de quelle date Timmi Absences devra synchroniser les absences. Vous pouvez ainsi récupérer les absences du dernier mois par exemple.

Vous devez choisir les établissements pour lesquels synchroniser les absences. Il est ainsi possible de ne forcer une synchronisation pour certains établissements seulement.

A savoir : le compteur du bouton "Initialiser x évènements" s'incrémente toujours en fonction de la date renseignée dans le champ.
Le nombre d'évènements n'indique pas le nombre d'évènements en attente de synchronisation, mais bien le nombre d'évènements existants après cette date.

Problèmes fréquents

Lors de la mise en place d'une synchronisation d'agenda, vous pouvez rencontrer les erreurs suivantes.

• Tous les événements sont en erreur : c'est en général un problème d'url du serveur (Exchange on-premise) ou de droits d'accès du compte de service.
  Nous conseillons dans ce cas de : 
  • Résoudre l'erreur de configuration côté Azure
  • Valider la configuration en réalisant un retry sur un évènement
  • Si l'évènement a bien été envoyé (apparaît désormais en "Success") : relancer une synchronisation par lots des absences à partir de l'espace "Configurer" 
    
    
• Les événements sont en erreur pour certains utilisateurs : vérifiez l'adresse email des collaborateurs dans Lucca. Il est possible que ce ne soit pas la même que dans Office365/Exchange.
  Le code erreur dans les logs (en cliquant sur Détail sur l'événement en erreur) est en général le suivant.
  
  
• Les annulations d'absence sont en erreur, avec un code d'erreur de ce type :
  
  Deux causes possibles.
  • Soit l'absence a été créée par un ICS issu des notifications Timmi Absences, et non par le module de synchronisation. C'est normal lors de la mise en place de la synchro, après 2-3 mois le problème ne devrait plus arriver.
  • Soit l'absence a déjà été supprimée de l'agenda par le collaborateur.

Fonctionnalité "Marquer les évènements comme traités"

Si des évènements sont marqués comme traités, alors nous ne tenterons plus à l'avenir de relancer la synchronisation de ces évènements, soit automatiquement soit manuellement via la fonctionnalité "Synchronisation par lots des absences"