Synchroniser mes absences avec Google calendar et Outlook (Exchange, Office 365)

Si vous souhaitez mettre en place une synchronisation Outlook (Exchange, Office 365) ou Google Calendar, merci de contacter le support Lucca pour vous indiquer comment ouvrir le module dédié. 

Le web service de synchronisation des absences Figgo synchronise en temps réel les absences Figgo d’un utilisateur avec son calendrier (Outlook, Google Calendar). Lors de la création/validation/suppression d'une absence dans Figgo, elle sera créée/mise à jour/supprimée dans le calendrier du collaborateur. 

Cet article traite des points suivants : 

Comment Figgo se connecte au calendrier ?

Dans le cas d'une synchronisation Outlook (Exchange, Office365), Figgo s'appuie sur un compte de service, qui a les droits sur les agendas des collaborateurs. Dans le cas d'une synchronisation avec Google Calendar, Figgo s'appuie sur une autorisation d'accès à l'API Lucca paramétrées dans le compte Google Apps. 

Quelles informations sont synchronisées ?

Libellé des événements

Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non le type d'absence (CP, RTT, Maladie...) dans le libellé de l'événement. Par défaut les libellés sont masqués (l'événement affiche « Absent »).

Statut

Lors de la saisie d'une demande en attente de validation, un événement de type provisoire est créé dans le calendrier. Lors que la demande est validée, alors l'événement est confirmé.

Initialisation

Il est possible de synchroniser les absences déjà présentes dans Figgo grâce à la fonction d'initialisation disponible en bas de la page de configuration.

Il suffit de saisir une date : toutes les absences après cette date seront synchronisées. Vous pouvez ainsi récupérer les absences du dernier mois par exemple.

Vous devez choisir les entités légales pour lesquelles sycnhroniser les absences. Il est ainsi possible de ne lancer une initialisation que pour certaines entités qui sont ajoutées à la synchro par exemple.

 

Mettre en place une synchronisation avec Exchange / Office 365 ?

Vous devez créer un compte d'impersonation sur votre serveur Exchange.
En fonction de la version du serveur Exchange, choisissez une des deux rubriques suivantes :

Une fois le compte créé, vous pouvez transmettre à Lucca les identifiants (LoginCompte) et mot de passe (PassCompte) du compte considéré ou bien les saisir directement dans l'interface de configuration.

Vous devez également indiquer l'url du serveur Exchange (UrlServer), de la forme https://mail.societe.com/ews/exchange.asmx. Il faut également vous assurer que l'IP du webservice de Lucca a l'autorisation d'accéder au serveur considéré.

Important : La synchronisation avec un serveur Exchange se fait en HTTPS et nécessite la présence d'un certificat fourni par un organisme de certification. Les certificats auto-signés ne sont pas suffisants.

Synchro pour Office 365

Voici comment créer un compte d'impersonation sous Office 365 :

Exécutez Windows PowerShell sur votre PC et entrez les 3 lignes suivantes pour se connecter au Windows PowerShell de votre serveur Exchange Online : 

$LiveCred = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection Import-PSSession $Session 

Puis dans l'ordre, suivez les étapes suivantes :

1. Créez tout d'abord un utilisateur (compte de service) ex: compteServiceSynchro

2. Créer un nouveau scope "UtilisateursUsurpables" :
 
New-ManagementScope –Name:UtilisateursUsurpables –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}

3. Assignez ce role à compteServiceSynchro :

New-ManagementRoleAssignment –Name:ImpersonationCompteServiceSynchro –Role:ApplicationImpersonation –User:compteServiceSynchro –CustomRecipientWriteScope:UtilisateursUsurpables

4. Rafraîchissez pour que les associations soient effectives : gpupdate /force

Ces identifiants sont à renseigner dans la configuration de la synchronisation.

Selon le paramétrage, Office 365 peut forcer les utilisateurs à changer de mot de passe tous les 3 mois. 
Ceci présente un problème dans la mise en place de notre synchronisation : tous les 3 mois,
le compte de service compteServiceSynchro n'est plus reconnu et la synchronisation ne peut plus fonctionner.
Pour ne plus à avoir à changer de mot de passe; vous pouvez alors exécuter la commande Powershell suivante :
Set-MsolUser -UserPrincipalName compteServiceSynchro -PasswordNeverExpires $true
 

Synchro pour Exchange 2015 ou 2013

Afin de permette une synchronisation de Figgo vers l'Agenda de vos utilisateurs, il est nécessaire de créer les informations d'authentification (identifiant, mot de passe) d'un compte ayant le droit en écriture sur l'agenda de vos utilisateurs, dit compte d'impersonation.
 
Voici comment créer un compte d'impersonation sous Exchange Server 2010 ou 2013 :
 
1. Commencer par créer un utilisateur. Nous le nommerons SynchroFiggoUser.
 
2. Créer un périmètre de permission personnalisé que l'on appellera SynchroFiggoScope: 

New-ManagementScope –Name:SynchroFiggoScope –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}
 
3. Assigner le rôle standard d'impersonation sur l'utilisateur créé pour Figgo

New-ManagementRoleAssignment –Name:SynchroFiggoAssignment –
Role:ApplicationImpersonation –User:SynchroFiggoUser –CustomRecipientWriteScope:SynchroFiggoScope 

 
4. Rafraîchissez pour que les associations soient effectives : gpupdate /force

Ces informations ainsi que l'URL du serveur sont à renseigner dans la configuration de la synchronisation Exchange.

Comment mettre en place une synchronisation avec Google Calendar ? 

Dans Google App, vous devez autoriser Lucca à manipuler l'Agenda des comptes Google qu'il administre comme suit :

  • Vous devez aller sur https://admin.google.com/AdminHome. Puis "Sécurité" > "Advanced Settings" > "Manage API Client Access".
    Attention, si vous n'avez pas accès à cet écran, c'est qu'il ne s'agit pas d'un compte Google App et la synchro n'est donc pas paramétrable.
  • Vous devez obtenir l'écran suivant :

Image1.png

 

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