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Comment synchroniser mes absences avec Google calendar et Outlook (Exchange, Office 365) ?

Si vous souhaitez mettre en place une synchronisation Outlook (Exchange, Office 365) ou Google Calendar, merci de contacter le service commercial au 01 83 64 53 25 ou à contact@lucca.fr.

 
Le web service de synchronisation des absences Figgo synchronise en temps réel les absences Figgo d’un utilisateur avec son calendrier (Outlook, Google Calendar). Lors de la création/validation/suppression d'une absence dans Figgo, elle sera créée/mise à jour/supprimée dans le calendrier du collaborateur.
 
Attention, les absences déjà existantes dans Figgo avant l'activation de la synchronisation ne seront pas envoyées dans le calendrier. Seules les nouvelles demandes seront synchronisées.
 
Comment Figgo se connecte au calendrier ?
 
Dans le cas d'une synchronisation Outlook (Exchange, Office365), Figgo s'appuie sur un compte de service, qui a les droits sur les agendas des collaborateurs.
 
Dans le cas d'une synchronisation avec Google Calendar, Figgo s'appuie sur une autorisation d'accès à l'API Lucca paramétrées dans le compte Google Apps.
 
Quelles informations sont synchronisées ?
 
Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non le type d'absence (CP, RTT, Maladie...) dans le libellé de l'événement. Cela se paramètre dans Figgo>Paramétrer>Les paramètres>Synchro.
 
Attention, si les calendriers sont partagés en interne, avec les libellés des événements, nous vous recommandons de ne pas afficher le type d'absence.
 
Lors de la création de la demande, un événement de type provisoire est créé dans le calendrier. Lors que la demande est validée, alors l'événement est confirmé.
 
Comment fonctionne la synchronisation ?
 
Les actions réalisées dans Figgo sont envoyées au web wervice et mises dans une file d’attente. Toutes les 5 minutes, le web service traite les actions de la file d’attente. Les actions reçues et réalisées par le web service sont loguées dans une base de données.

Les calendriers externes gèrent leur propre identifiant (GUID) pour chaque évènement calendaire : ce GUID est renvoyé au web service et stocké dans une table de mapping pour gérer les mises à jour ultérieures.

Les 3 actions réalisées par le Web Service sont : INSERT, UPDATE et DELETE.

L’action INSERT ajoute un nouvel événement dans le calendrier externe qui renvoie un identifiant unique (GUID) stocké par le Web Service.

sync1.jpg

 

L’action UPDATE modifie le statut d’un événement à partir de son GUID.

sync2.jpg

 

L’action de DELETE supprime un événement à partir de son GUID.

 

sync3.jpg

 

Résumé des actions réalisées dans Figgo et les synchronisations effectuées

Rôle utilisateur Déclencheur Action
Utilisateur Demande INSERT
  Annulation DELETE
  Demande d'annulation -
 
Manager Validation depuis le module UPDATE
  Validation depuis le planning UPDATE
  Validation depuis le mail UPDATE
  Refus DELETE
  Validation d'une demande d'annulation DELETE
 
Administrateur Mise en congé INSERT
  Correction d'une demande DELETE
  Annulation d'une mise en congé DELETE
  Mise en congé sur une absence validée DELETE + INSERT
  Mise en congé sur une absence en attente DELETE + INSERT
 
Une clé (key) est utilisée entre Figgo et les calendriers pour identifier de manière unique un utilisateur. Cette clé peut prendre plusieurs valeurs standards (mail, login, racine du mail matricule, identifiant)  ou un attribut créé spécifiquement dans Figgo.
 
 
Erreurs possibles
Abandon : Request failed. Le serveur distant a retourné une erreur : (401) Non autorisé. 
Explication : Soit le mot de passe est expiré, soit le login / mot de passe du compte sont faux.
Dépannage : Il faut pouvoir se connecter aux EWS du client avec le compte dédié pour que la synchro fonctionne.
 
Comment mettre en place une synchronisation avec Exchange / Office 365 ?
 
Vous devez créer un compte d'impersonation sur votre serveur Exchange. En fonction de la version du serveur Exchange, choisissez une des deux rubriques suivantes :

Une fois le compte créé, vous devez transmettre à Lucca les identifiants (LoginCompte) et mot de passe (PassCompte) du compte considéré.

Vous devez également transmettre à Lucca l'url du serveur Exchange (UrlServer), de la forme https://mail.societe.com/EWS/Exchange.asmx. Il faut également vous assurer que l'IP du webservice de Lucca (sync.lucca.fr) a l'autorisation d'accéder au serveur considéré.

Synchro pour Office 365

Voici comment créer un compte d'impersonation sous Office 365 :
 
Exécutez Windows PowerShell sur votre PC et entrez les 3 lignes suivantes :
 
$LiveCred = Get-Credential
 
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
 
Import-PSSession $Session

 
Cette manipulation permet de se connecter au Windows PowerShell de votre serveur Exchange Online.

1. Créez tout d'abord un utilisateur (compte de service) que l'on appellera compteServiceSynchro

2. Créer un nouveau scope "UtilisateursUsurpables" :
 
New-ManagementScope –Name:UtilisateursUsurpables –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}

3. Assignez ce role à compteServiceSynchro :

New-ManagementRoleAssignment –Name:ImpersonationCompteServiceSynchro –Role:ApplicationImpersonation –User:compteServiceSynchro –CustomRecipientWriteScope:UtilisateursUsurpables

4. Rafraîchissez pour que les associations soient effectives :

gpupdate /force
 
Le service EWS est ensuite disponible via https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx
 
Information supplémentaire : 
 
Selon le paramétrage, Office 365 peut forcer les utilisateurs à changer de mot de passe tous les 3 mois. 
 
Ceci pose problème dans la mise en place de notre synchronisation : tous les 3 mois, le compte de service compteServiceSynchro n'est plus reconnu et la synchronisation ne peut plus fonctionner.
 
Il faut alors exécuter la commande Powershell suivante :
 
Set-MsolUser -UserPrincipalName compteServiceSynchro -PasswordNeverExpires $true
 
Afin de de ne plus avoir à changer de mot de passe.
 
Synchro pour Exchange 2015 ou 2013
 
Afin de permette une synchronisation de Figgo vers l'Agenda de vos utilisateurs, il est nécessaire de créer et de nous transmettre les informations d'authentification (identifiant, mot de passe) d'un compte ayant le droit en écriture sur l'agenda de vos utilisateurs, dit compte d'impersonation.
 
Voici comment créer un compte d'impersonation sous Exchange Server 2010 ou 2013 :
 
1. Commencer par créer un utilisateur. Nous le nommerons SynchroFiggoUser.
 
2. Créer un périmètre de permission personnalisé que l'on appellera SynchroFiggoScope: 

New-ManagementScope –Name:SynchroFiggoScope –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}
 
3. Assigner le rôle standard d'impersonation sur l'utilisateur créé pour Figgo

New-ManagementRoleAssignment –Name:SynchroFiggoAssignment –
Role:ApplicationImpersonation –User:SynchroFiggoUser –CustomRecipientWriteScope:SynchroFiggoScope 

 
4. Rafraîchissez pour que les associations soient effectives :

gpupdate /force

 
Comment mettre en place une synchronisation avec Google Calendar ? 
 
Vous devez nous autoriser, dans son google Google App, Lucca à manipuler l'Agenda des comptes Google qu'il administre, de la manière suivante :

Vous devez aller sur https://admin.google.com/AdminHome. Puis "Sécurité" > "Advanced Settings" > "Manage API Client Access".

Attention, si vous n'avez pas accès à cet écran, c'est qu'il ne s'agit pas d'un compte Google App et la synchro n'est donc pas paramétrable.

Vous devez obtenir l'écran suivant :

Et y saisir :

  • dans Client Name : 81140126067-vnqh1mls69br8sc44seadjlg5qkbmej8.apps.googleusercontent.com
  • et dans "authorized to access... " : https://www.googleapis.com/auth/calendar
 
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