Activation de la synchronisation des absences

Avant de commencer

Le web service de synchronisation des absences Figgo synchronise en temps réel les absences Figgo d’un utilisateur avec son calendrier (Outlook, Google Calendar). Lors de la création/validation/suppression d'une absence dans Figgo, elle sera créée/mise à jour/supprimée dans le calendrier du collaborateur.

Comment Figgo se connecte au calendrier ?

Dans le cas d'une synchronisation Outlook (Exchange, Office365), Figgo s'appuie sur un compte de service, qui a les droits sur les agendas des collaborateurs. Dans le cas d'une synchronisation avec Google Calendar, Figgo s'appuie sur une autorisation d'accès à l'API Lucca paramétrées dans le compte Google Apps.

Quelles informations sont synchronisées ?

Libellé des événements

Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non le type d'absence (CP, RTT, Maladie...) dans le libellé de l'événement. Par défaut les libellés sont masqués (l'événement affiche « Absent »).

Journées entières

Pour les événements d'une journée, vous pouvez choisir de les envoyer en "journée entière" ou en plage horaire (uniquement pour la synchro Outlook). Si vous choisissez plage horaire, Figgo créera un événement aux horaires paramétrées.

Statut

Lors de la saisie d'une demande en attente de validation, un événement de type provisoire est créé dans le calendrier. Lorsque la demande est validée, alors l'événement est confirmé.

Initialisation

Il est possible de synchroniser les absences déjà présentes dans Figgo grâce à la fonction d'initialisation disponible en bas de la page de configuration.

Il suffit de saisir une date : toutes les absences après cette date seront synchronisées. Vous pouvez ainsi récupérer les absences du dernier mois par exemple.

Vous devez choisir les entités légales pour lesquelles synchroniser les absences. Il est ainsi possible de ne lancer une initialisation que pour certaines entités.

Mettre en place une synchronisation avec Exchange / Office 365 ?

Vous devez créer un compte d'impersonation sur votre serveur Exchange.
En fonction de la version du serveur Exchange, choisissez une des deux rubriques suivantes :

• Office 365
• Exchange 2010 ou 2013

Une fois le compte créé, vous pouvez transmettre à Lucca l'identifiant (LoginCompte) et mot de passe (PassCompte) du compte considéré ou bien les saisir directement dans l'interface de configuration.

Vous devez également indiquer l'url du serveur Exchange (UrlServer), de la forme https://mail.societe.com/ews/exchange.asmx. Il faut également vous assurer que l'IP du webservice de Lucca a l'autorisation d'accéder au serveur considéré.

Synchro pour Office 365

Voici comment créer un compte d'impersonation sous Office 365 :

• Exécutez Windows PowerShell sur votre PC et entrez les 3 lignes suivantes pour se connecter au Windows PowerShell de votre serveur Exchange Online :

  $LiveCred = Get-Credential
  
  $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection
  
  Import-PSSession $Session

Puis dans l'ordre, suivez les étapes suivantes :

• Créez tout d'abord un utilisateur (compte de service) ex: compteServiceSynchro . 

Nb: Il n'est pas utile d'attribuer une licence pour cet "utilisateur", le compte de service n'aura pas de boîte mail propre, calendrier, ou d'accès en ligne ... Le compte doit être créé sans licence pour paramétrer la synchronisation, en effet les scripts Powershell vont lui donner les droits nécessaires pour fonctionner. 

• Créer un nouveau scope "UtilisateursUsurpables" :

• New-ManagementScope –Name:UtilisateursUsurpables –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}

• Assignez ce rôle à compteServiceSynchro :

  New-ManagementRoleAssignment –Name:ImpersonationCompteServiceSynchro –Role:ApplicationImpersonation –User:compteServiceSynchro –CustomRecipientWriteScope:UtilisateursUsurpables

• Rafraîchissez pour que les associations soient effectives : gpupdate /force. Ces identifiants sont à renseigner dans la configuration de la synchronisation.

Set-MsolUser -UserPrincipalName compteServiceSynchro -PasswordNeverExpires $true

Synchro pour Exchange 2015 ou 2013

Afin de permette une synchronisation de Figgo vers l'Agenda de vos utilisateurs, il est nécessaire de créer les informations d'authentification (identifiant, mot de passe) d'un compte ayant un droit d'écriture sur les agenda de vos utilisateurs, dit compte d'impersonation.

Voici comment créer un compte d'impersonation sous Exchange Server 2010 ou 2013 :

• Commencer par créer un utilisateur. Nous le nommerons SynchroFiggoUser.
• Créer un périmètre de permission personnalisé que l'on appellera SynchroFiggoScope:

  New-ManagementScope –Name:SynchroFiggoScope –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}

• Assigner le rôle standard d'impersonation sur l'utilisateur créé pour Figgo
  

  New-ManagementRoleAssignment –Name:SynchroFiggoAssignment –
  Role:ApplicationImpersonation –User:SynchroFiggoUser –CustomRecipientWriteScope:SynchroFiggoScope 

• Rafraîchissez pour que les associations soient effectives : gpupdate /force

Ces informations ainsi que l'URL du serveur sont à renseigner dans la configuration de la synchronisation Exchange.

Comment mettre en place une synchronisation avec Google Calendar ?

Dans Google App, vous devez autoriser Lucca à manipuler l'Agenda des comptes Google qu'il administre comme suit :

• Vous devez aller sur https://admin.google.com/AdminHome. Puis "Sécurité" > "Advanced Settings" > "Manage API Client Access".
  Attention, si vous n'avez pas accès à cet écran, c'est qu'il ne s'agit pas d'un compte Google App et la synchro n'est donc pas paramétrable.
• Vous devez obtenir l'écran suivant :

• Et y saisir :
  • dans Client Name : 81140126067-vnqh1mls69br8sc44seadjlg5qkbmej8.apps.googleusercontent.com
  • et dans "authorized to access... " : https://www.googleapis.com/auth/calendar