Le nouveau module est désormais activé par défaut sur les nouvelles instances.
Pour rappel, ce module rassemble le nouveau module d’export paie et le module d’export badgeuse, et permet de répondre à l’ensemble des besoins d’export.
Avant de commencer
Cette fiche vous explique comment configurer un export paie. Pour générer un fichier, voir la fiche dédiée. Cet article traite des points suivants :
Créer un nouvel export
Dans Exporter > Exports paie, les établissements sans export paie configuré sont affichées en bas de la page. Cliquez sur Créer un export paie pour l'établissement souhaité.
Il vous suffit ensuite de choisir le format d'export paie souhaité en fonction du logiciel de paie. Si le fichier n'est pas importé directement en paie, mais ressaisi manuellement, alors optez pour le format CSV.
La configuration de l'export paie au format de la paie est une prestation facturée. Si cette prestation n'est pas dans le devis, c'est un export simple au format CSV qui est paramétré.
Paramétrer l'export
Une fois l'export créé, vous pouvez le paramétrer en cliquant sur Paramétrer.
Paramétrer les rubriques de paie
Dans la colonne de gauche, créer les rubriques de paie attendues par le logiciel de paie. Pour chaque rubrique, il y a en général un code, et éventuellement d'autres informations en fonction du logiciel de paie (ex: Constante et Motif pour SAGE).
Rattacher les comptes aux rubriques
Une fois la rubrique paramétrée, vous pouvez rattacher un ou plusieurs comptes Timmi Absences à cette rubrique, en cliquant sur la rubrique puis sur Associer des comptes dans la colonne de droite.
L'ajout des comptes se fait soit par catégorie (ex : catégorie Congés payés), soit par compte (pour les comptes d'événements familiaux par exemple).
Si vous ne souhaitez rattacher qu'un seul compte d'une catégorie, il suffit de cliquer sur le lien XX comptes affiché à côté du libellé de la catégorie.
Vous ne pouvez rattacher dans une même rubrique que des comptes dans la même unité (impossible d'exporter des comptes en ouvrables et des comptes en ouvrés dans la même rubrique par exemple). Si vous souhaitez exporter des comptes d'unités différentes avec le même code rubrique, voir l'astuce en bas de la page.
Si certains comptes ne doivent pas être exportés en paie (en général le compte Absence à justifier, la récupération...) il suffit de les rattacher à la rubrique en bas Absences à ne pas exporter.
Tous les comptes doivent être rattachés à une rubrique. Vous devez à la fin avoir le message suivant :
Si le message affiché est différent, alors il reste des comptes à affecter à des rubriques.
Options de l'export
Au dessus de la liste des rubriques vous pouvez accéder aux options du fichier d'export.
Les options s'affichent alors.
Rattacher des établissements
Vous pouvez rattacher d'autres établissements à un export existant en haut du paramétrage de l'export.
Options avancées
Exporter des données sur des compteurs
Vous pouvez pour chaque rubrique de paie choisir d'exporter également les compteurs, dans un fichier à part. Plusieurs possibilités sont offertes :
- le solde du compte calculé la veille du premier jour de la période exportée : solde initial SI
- le solde du compte calculé au dernier jour de la période exportée : solde final SF
- les droits acquis (par les écritures mensuelles) au cours de la période : droits acquis DA
- les jours pris (les absences en attente de validation ne sont pas décomptées) au cours de la période : jours pris JP
- les régularisations effectuées (régularisation des droits acquis, attribution de droits, opérations diverses ...) : R
Les régularisations sont calculées à partir des 4 premières données : R = SF - (SI + DA - JP)
Par défaut, le fichier généré est un CSV standard puisque ces données ne sont pas importées directement dans la paie. Pour les exports SAGE, un fichier TXT au format VM est généré et il peut être importé dans la paie (sous réserve d'acception du prestataire de paie SAGE pour réaliser ce genre d'import).
Exporter les absences dans une autre unité que celle du compte dans Timmi Absences
Par défaut, l'export paie exporte le nombre de jours calculés dans l'unité de gestion du compte de Timmi Absences : par exemple, un congé payé géré en jours ouvrés dans Timmi Absences est valorisé en jours ouvrés dans l'export.
Si la règle est différente entre Timmi Absences et la paie, vous pouvez définir des règles différentes en fonction des CSP. Ainsi, une absence peut être exportée :
- en jours ouvrés (si initialement en calendaires ou en ouvrables) pour une population;
- en heures pour une autre population.
La valorisation en heures peut se faire de 2 manières :
- avec une valorisation identique pour tous : chaque journée d'absence est multipliée par le coefficient indiqué ; ceci est donc valable quels que soient les cycles de travail des collaborateurs concernés par la règle
- avec une valorisation basée sur le cycle de travail des collaborateurs : chaque journée (demi-journée) d'absence est valorisée selon les durées présentes dans le cycle de travail. Si vous choisissez cette option, il est nécessaire de définir des valeurs par défaut pour les types de jours sans valeur dans les cycles de travail, à savoir :
- dans les cycles en heures ou horaires : valeur des jours non travaillé. Cette valeur sera par exemple utilisée en cas d'absence décomptée sur un jour en temps partiel (pour un compte non proratisé)
- dans les cycles en jours : les cycles en jours ne portant pas l'information de valeur horaire, chaque jour d'absence des collaborateurs concernés sera décompté selon cette valeur.
Paramétrer un même code rubrique pour des comptes d'unités différentes
Prenons l'exemple de 2 catégories de RTT : les RTT en jours ouvrés et les RTT en heures. Imaginons que l'on souhaite exporter les absences de ces deux comptes avec le même code rubrique "RTT".
Problèmes :
- une rubrique de paie ne peut contenir que des comptes de même unité ;
- deux rubriques de paie ne peuvent avoir le même code.
Nous allons donc devoir utiliser une astuce rendue possible par les règles de valorisation.
Premièrement, nous allons créer la rubrique de paie pour les comptes en jours ouvrés. Nommons cette rubrique "RTT" et associons-y la catégorie des RTT en jours.
Deuxièmement, il nous faut créer la rubrique des comptes en heures. Comme nous ne pouvons plus lui donner comme code "RTT" qui est déjà utilisé pour les comptes en jours ouvrés, nous l'appellerons par exemple "RTT en heures" (le nom peut être quelconque, il n'apparaîtra pas dans le fichier d'export).
Ensuite nous allons créer une règle de valorisation dans cette rubrique des comptes en heures. Sélectionnons toutes les CSP concernées et ajoutons un code spécifique pour l'export :
Enregistrez la règle de valorisation. Vous pouvez exporter le fichier, les deux comptes seront bien exportés avec le même code !
Dans ce cas les RTT en heures seront valorisés en jours ouvrés, comme les comptes en jours. Si vous souhaitez garder la valeur en heures dans l'export, vous pouvez inverser les deux rubriques et paramétrer la valorisation avec code spécifique pour les comptes en jours ouvrés au lieu de la paramétrer pour les comptes en heures.
Envoyer le fichier sur un serveur FTP
Pour cela, vous devez au préalable avoir un FTP en place. Pour ce faire, suivez la fiche d'aide pour l'administration d'un serveur FTP.
Ensuite, dans Timmi Absences, après avoir finalisé votre paramétrage de l'export, accéder à la page où vous générez l'export. Cliquez sur le bouton "Activer" comme indiqué sur la capture suivante :
On vous demandera alors de sélectionner le dossier distant sur lequel vous souhaitez envoyer les fichiers exportés.
- Il faut bien avoir en tête que les fichiers s'envoient dès qu'on clique sur "Générer le fichier d'export", si on supprime le fichier d'export, celui-ci ne sera pas supprimé automatiquement du serveur FTP.
- Aussi, il est impossible d'automatiser l'envoi du fichier sur le FTP car il est impossible d'automatiser la génération du fichier d'export, mais l'envoi vers le FTP se fait bien lorsqu'on génère manuellement le fichier.