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Configurer un export paie Figgo

Cette fiche vous explique comment configurer un export paie des absences de Figgo.

Pour générer un fichier d'export, voir la fiche dédiée.

Créer un nouvel export

Dans Administration > Importer/Exporter > Export paie, les entités légales sans export paie configuré sont affichées en bas de la page. Cliquez sur Créer un export paie pour l'entité souhaitée.

Il suffit ensuite de choisir le format d'export paie souhaité en fonction du logiciel de paie. Si le fichier n'est pas importé directement en paie mais resaisi manuellement, alors choisir le format CSV.

La configuration de l'export paie au format de la paie est en général une prestation facturée. Si cette prestation n'est pas dans le devis, c'est un export simple au format CSV qui est paramétré.

  

 

Paramétrer l'export

Une fois l'export créé, vous pouvez le paramétrer en cliquant sur Paramétrer.

Paramétrer les rubriques de paie

Dans la colonne de gauche, créer les rubriques de paie attendues par le logiciel de paie. Pour chaque rubrique, il y a en général un code, et éventuellement d'autres informations en fonction du logiciel de paie (ex: Constante et Motif pour SAGE).

 

Rattacher les comptes aux rubriques

Une fois la rubrique paramétrée, vous pouvez rattacher un ou plusieurs comptes Figgo à cette rubrique, en cliquant sur la rubrique puis sur Associer des comptes dans la colonne de droite.

L'ajout des comptes se fait soit par catégorie (ex : catégorie Congés payés), soit par compte (pour les comptes d'événements familiaux par exemple).

Si vous ne souhaitez rattacher qu'un seul compte d'une catégorie, il suffit de cliquer sur le lien XX comptes affiché à côté du libellé de la catégorie.

Attention !

Vous ne pouvez rattacher dans une même rubrique que des comptes dans la même unité (impossible d'exporter des comptes en ouvrables et des comptes en ouvrés dans la même rubrique par exemple). Si vous souhaitez exporter des comptes d'unités différentes avec le même code rubrique, voir l'astuce en bas de la page.

Si certains comptes ne doivent pas être exportés en paie (en général le compte Absence à justifier, la récupération...) il suffit de les rattacher à la rubrique en bas Absences à ne pas exporter.

Tous les comptes doivent être rattachés à une rubrique. Vous devez à la fin avoir le message suivant : 

Si le message affiché est différent, alors il reste des comptes à affecter à des rubriques.

Options de l'export

Au dessus de la liste des rubriques vous pouvez accéder aux options du fichier d'export.

Les options s'affichent alors.

Rattacher des entités

Vous pouvez rattacher d'autres entités légales à un export existant en haut du paramétrage de l'export.

 

 

Options avancées

Exporter des données sur des compteurs

Vous pouvez pour chaque rubrique de paie choisir d'exporter également les compteurs, dans un fichier à part. Plusieurs possibilités sont offertes : 

  • le solde du compte calculé la veille du premier jour de la période exportée : solde initial SI
  • le solde du compte calculé au dernier jour de la période exportée : solde final SF
  • les droits acquis (par les écritures mensuelles) au cours de la période : droits acquis DA
  • les jours pris (les absences en attente de validation ne sont pas décomptées) au cours de la période : jours pris JP
  • les régularisations effectuées (régularisation des droits acquis, attribution de droits, opérations diverses ...) : R

Les régularisations sont calculées à partir des 4 premières données : R = SF - (SI + DA - JP)

Par défaut, le fichier généré est un CSV standard puisque ces données ne sont pas importées directement dans la paie. Pour les exports SAGE, un fichier TXT au format VM est généré et il peut être importé dans la paie (sous réserve d'acception du prestataire de paie SAGE pour réaliser ce genre d'import).

 exportedData.png

 

Exporter les absences dans une autre unité que celle du compte dans Figgo

Par défaut, l'export paie exporte le nombre de jours calculés dans l'unité de gestion du compte de Figgo : par exemple, une absence maladie gérée en calendaire calcule un nombre de jours calendaires dans l'export. 

Si la règle est différente entre Figgo et la paie, vous pouvez définir des règles différentes en fonction des CSP. Ainsi, l'absence maladie gérée en calendaire dans Figgo peut être exportée :

  • en jours ouvrés pour les cadres
  • en heures pour les ouvriers (la valorisation en heures est la même pour tous les salariés d'une même CSP et pour tous les jours de la semaine)

 cspRules.png

 

 Paramétrer un même code rubrique pour des comptes d'unités différentes

Prenons l'exemple de 2 catégories de RTT : les RTT en jours ouvrés et les RTT en heures. Imaginons que l'on souhaite exporter les absences de ces deux comptes avec le même code rubrique "RTT".

Problèmes :

  1. une rubrique de paie ne peut contenir que des comptes de même unité ;
  2. deux rubriques de paie ne peuvent avoir le même code.

Nous allons donc devoir utiliser une astuce rendue possible par les règles de valorisation.

Premièrement, nous allons créer la rubrique de paie pour les comptes en jours ouvrés. Nommons cette rubrique "RTT" et associons-y la catégorie des RTT en jours.

Deuxièmement, il nous faut créer la rubrique des comptes en heures. Comme nous ne pouvons plus lui donner comme code "RTT" qui est déjà utilisé pour les comptes en jours ouvrés, nous l'appellerons par exemple "RTT en heures" (le nom peut être quelconque, il n'apparaîtra pas dans le fichier d'export).

Ensuite nous allons créer une règle de valorisation dans cette rubrique des comptes en heures. Sélectionnons toutes les CSP concernées et ajoutons un code spécifique pour l'export :

Screen_Shot_07-06-17_at_11.53_AM.PNG

Enregistrez la règle de valorisation. Vous pouvez exporter le fichier, les deux comptes seront bien exportés avec le même code !

Attention, dans ce cas les RTT en heures seront valorisés en jours ouvrés, comme les comptes en jours. Si vous souhaitez garder la valeur en heures dans l'export, vous pouvez inverser les deux rubriques et paramétrer la valorisation avec code spécifique pour les comptes en jours ouvrés au lieu de la paramétrer pour les comptes en heures.

 

 

 

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