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Les réglementaires (gestion des comptes d'absences, des profils et des CSP)

Les réglementaires sont accessibles depuis l'administration > Paramétrer. Dans ce module, vous pouvez gérer vos comptes de congés, vos profils d'acquisition et vos catégories socio-professionnelles.

Cet article traite des points suivants : 

Qu'est-ce qu'un réglementaire ?

Un réglementaire est une configuration particulière de comptes de congés et d'absences, de profils de droit à congés et de CSP. 

Le réglementaire est commun à toutes les entités légales s'il n'est rattaché à aucune entité légale particulière. Il est recommandé de créer un réglementaire commun si toutes les entités légales ont les mêmes règles de gestion.

Le réglementaire est spécifique si cette configuration de comptes, profils et CSP est rattachée exclusivement à une ou plusieurs entités légales.

Lorsqu'il existe un réglementaire commun à toutes les entités légales, deux actions sont possibles : le modifier ou le rattacher à certaines entités légales.

Dans l'exemple ci-dessous :

  • Les entités légales Lucca et Lucca Nantes ont un réglementaire spécifique dont n'héritent pas les entités Lucca Le Havre et Lucca Le Mans.

 

Comment paramétrer / modifier le paramétrage des congés récurrents (congés payés, RTT, ancienneté, fractionnement) ?

1. Les comptes récurrents

Vous pouvez créer des comptes récurrents en sélectionnant dans la liste créer des comptes récurrents, le type de comptes que vous souhaitez créer. La pop-up de création est pré-remplie avec le paramétrage par défaut des 2 catégories de comptes CP et RTT. Vous pouvez cependant adapter le paramétrage en fonction de vos besoins.

Voici un descriptifs des différents paramètres :

- Mode de gestion :

  • L'unité de décompte vous permet de définir si les congés en questions sont des congés en jours ouvrés, en jours ouvrables (fiche d'aide) ou en heures (fiche d'aide - point 4 des questions fréquentes).
  • Vous pouvez indiquer si les droits à temps partiels sont non proratisés ou proratisés. Pour en savoir plus sur la gestion des temps partiels dans Figgo, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

- Règles d'acquisition :

  • La période d'acquisitition qui correspond à la période pendant laquelle les congés sont acquis. Les congés peuvent être acquis soit de façon mensuelle, soit en début de période. Pour en savoir plus sur l'acquisition en début de période, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.
  • Vous pouvez définir la date de début de calcul des droits à congés. A partir de cette date, Figgo modifie la date de début d'acquisition des compteurs en cours d'acquisition et proratise les droits pour les différents profils.
  • Vous pouvez indiquer l'arrondi pratiqué en fin de période d'acquisition. Pour en savoir plus sur la gestion des arrondis dans Figgo, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet. 

- Règles de consommation :

  • La période de consommation qui correspond à la période pendant laquelle vos collaborateurs peuvent poser des congés sur ce compte. 
  • Les règles de prises de congés vous permettent de définir différentes autorisations : 
    • Accepter les demandes avant la période de consommation : cela signifie que vos collaborateurs peuvent poser des jours qu'ils ont acquis avant que le début de la période de consommation ;
    • Accepter les demandes après la période de consommation : cela signifie que vos collaborateurs peuvent poser des jours après la fin de la période de consommation ;
    • Accepter les demandes à la demi journée ;
    • Accepter les compteurs débiteurs : cela signifie que vos collaborateurs peuvent poser plus de jours qu'ils n'en ont acquis et que donc ils peuvent être en solde négatif.

Pour chaque règle, vous pouvez définir si vous l'autorisez, l'autorisez avec une alerte ou l'interdissez. Dans le cas où vous souhaitez avoir une alerte, l'alerte sera générée lors de la pose du congés et également lors de la validation par le manager. 

  • Vous pouvez définir si le compte apparait donc le module Mise en congés ou Gestion du planning (selon le module utilisé). 
  • Vous pouvez définir si lors de la pose de congés, des congés peuvent être proposés sur ce compte.
  • Vous pouvez définir si le compte doit être disponible dans le menu déroulant lors d'une demande : ce paramètre ne s'applique pas aux congés récurrents et doit rester décoché.
  • Vous pouvez définir un message qui s'affichera lors de la pose d'une demande. 

- Autres types de congés : Vous pouvez créer les congés fractionnement et ancienneté en reprenant le même paramétrage que les congés payés. Si le paramétrage de ces congés est différent, vous devez les créer spécifiquement en créant une nouvelle catégorie de compte CP.

 

 

2. Les autres absences

Vous pouvez ajouter d'autres absences à partir d'une liste d'absences qui sont pré-paramétrées en sélectionnant la liste souhaitée dans Créer des comptes à partir d'une liste.

 

Vous pouvez également ajouter une autre absence en cliquant sur Ajouter une autre absence. Vous devrez alors définir :

- le nom du compte

- le type de décompte : jours ouvrés, ouvrables (fiche d'aide), calendaires ou en heures (fiche d'aide - point 4 des questions fréquentes.

- si le salarié peut faire une demande et si c'est le cas, est-ce que c'est un compte qui doit être dans le menu déroulant ou si c'est un compte qui doit avoir un solde de congés pour que le salarié puisse poser des jours dessus.

- si le compte apparait dans le module de mise en congés ou gestion du planning selon le module que vous utilisez. 

- si le compte est en auto-crédit c'est-à-dire qu'il ne nécessite pas de soldes. Attention, si ce compte est accessible aux salariés et vous souhaitez que ce compte remonte dans votre tableau de bord de l'administrateur parce que vous avez besoin de collecter un justificatif, le mieux est de ne pas cocher cette case. 

3. Modification / suppression d'un compte

Le module des réglementaires ne permet pas de modifier un compte dans la liste des autres absences. Pour cela, vous devez donc vous rendre dans Administration > Paramétrer > Les comptes.

Vous pouvez supprimer un compte ou une catégorie de comptes si et seulement si :

  • le compte n'est pas utilisé dans le paramétrage des profils 
  • aucun collaborateur n'a fait une demande d'absence sur ce compte
  • aucune opération n'a été effectuée sur ce compte : crédit de jours par exemple
  • le compte n'est pas utilisé dans le paramétrage de l'export paie.

 

Coment créer un profil de droits à congés ?

1. Créer un profil

Pour créer un profil, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

2. Modifier les droits d'un profil

Pour modifier le nombre de jours auxquels donne droit chaque profil, vous devez cliquer sur la flêche à gauche du profil et venir modifier le nombre de jours acquis. 

Attention, vous ne pouvez pas depuis ce module modifier le nom du profil. Si vous souhaitez le faire, vous devez vous rendre dans Administration > Paramètrer > Les profils d'acquisition de congés puis cliquer sur Créer ou modifier le libellé d'un profil.

 

Comment gérer les catégories socio-professionnelles ?

Vous pouvez créer et modifier des CSP depuis l'onglet Les catégories socio-professionnelles quand vous êtes dans un réglementaire. Les CSP sont utiles pour faire des filtres dans les rapports mais peuvent être aussi rattachées au paramétrage de l'ancienneté. Pour en savoir plus sur le paramétrage de l'ancienneté, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Les CSP sont ensuite rattachées aux utilisateurs dans leurs fiches utilisateurs. Pour modifier cela, vous devez vous rendre dans l'Annuaire > Fiches utilisateurs.

Si vous n'avez pas accès à la modification des CSP, veuillez contacter le support Lucca à support@lucca.fr.

 

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