Distribuer les fiches de paie via Pagga

Avant de commencer

La solution Pagga vous permet en quelques étapes de distribuer tous les bulletins de paie de votre société en version dématérialisée. Seuls les administrateurs auront la possibilité d'accéder au menu dédié et de suivre les étapes décrites ci-dessous.

Import des bulletins de paie

Sélectionner le fichier source contenant les bulletins de paie à distribuer. Il peut s'agir ici soit d'un fichier pdf unique soit un fichier zip contenant tous les bulletins de paie au format pdf.
Sélectionner le mois de paie correspondant
Lancer l'import en cliquant sur le bouton Importer

Définir une période personnalisée

La case à cocher "Période personnalisée" permet d'importer des bulletins de paie ou d'autres documents (comme par exemple des tableaux de commission ou des avis d'intéressement) correspondant à une période autre qu'un mois calendaire.

En cochant cette case, on a la possibilité de définir une période de paie et un titre personnalisés. Le document portera alors le nom de l'import dans l'espace personnel Pagga des collaborateurs.

Si le nom renseigné dans la case "Titre de l'import" est le même que celui d'un autre import (Pagga vous mettra un message d'alerte), alors les fichiers viendront effacer et remplacer les fichiers qui auraient déjà été distribués. Par exemple, si vous avez distribué des fiches à Alice, Bob et Chloé, puis que vous faites un nouvel import avec le même nom pour Bob, Chloé et Didier, alors Alice garde sa fiche, Bob et Chloé n'ont plus la première fiche et ils ont la seconde, et enfin Didier a une fiche grâce au deuxième import.

Important : Pagga utilise les numéros de sécurité sociale pour identifier les fiches, il est donc nécessaire que les documents importés contiennent le numéro de sécurité sociale pour que cela fonctionnes.

Ré-importer une période déjà importée

Il est parfois nécessaire de ré-importer une période déjà importée. Au survol d'une ligne dans l'historique des imports, le lien "Réimporter" (1) permet de pré-remplir la période de paie et le titre dans la partie gauche de l'écran (2).

Lors du nouvel import d'une période de paie, les bulletins de paie précédemment distribués sont remplacés par les bulletins de paie du nouvel import (3). Cependant, si le nouvel import contient des bulletins différents du premier import, les fiches de paie déjà distribuées ne sont bien entendu pas supprimées.

Association des bulletins aux salariés

Une fois avoir cliqué sur le bouton Importer, le fichier source est importé, découpé en autant de fichiers pdf qu'il y a de pages puis analysé pour associer chaque page à un collaborateur, sur la base du numéro de sécurité sociale renseigné dans les fiches utilisateurs Lucca.

Les pages sur lesquelles aucun numéro de sécurité sociale ne correspond à celui d'un collaborateur de l'instance Lucca sont proposées à la fin de l'étape d'analyse afin que l'on puisse éventuellement les associer manuellement. Si dans la page, le nom d'un seul collaborateur est identifié, alors Pagga suggère ce collaborateur pour l'association. Il suffit alors de cliquer sur le bouton Associer (1). Dans le cas où aucun nom de collaborateur (ou plusieurs) n'est identifié dans la page, un aperçu est disponible en cliquant sur le lien Page n°X et l'on peut alors associer manuellement le collaborateur correspondant grâce à la liste déroulante Attribuer à... (2).

Une fois tous les bulletins de paie associés, le bouton Continuer (3) permet de passer à l'étape de Distribution.

Distribution

La liste de tous les collaborateurs identifiés dans l'import et ayant souscrit au service de distribution est affichée (1). Les collaborateurs qui ne recevront pas leur bulletins de paie dans leur espace Pagga sont identifiés dans la section "Salariés désactivés" (2).

Au moment de la distribution, les collaborateurs concernés peuvent être notifiés par email de la mise à disposition de leur bulletin de paie dans leur espace Pagga (la case à cocher Notifier par mail doit être cochée). Ce mail peut être personnalisé grâce au lien Personnaliser le mail de notification (3). Votre message personnalisé sera inséré dans le mail générique transmis aux utilisateurs suite à la distribution des bulletins de paie via Pagga, que vous trouverez en image plus bas.

(4) Le bouton Distribuer lance la distribution et l'envoi des mails de notification si l'option a été cochée.

(5) Pagga vous indiquera s'il repère des différences au niveau du nom et/ou du prénom entre ce qui est renseigné dans la fiche utilisateur et les informations présentées dans le bulletin. Dans l'exemple, un nom composé a été renseigné dans la fiche utilisateur, seul une partie du nom est présente sur le bulletin.

Télécharger les bulletins "papier"

La dernière étape du processus consiste à télécharger les bulletins de paie restant à imprimer en cliquant sur le bouton Tout télécharger (1), afin de les distribuer physiquement aux collaborateurs qui n'ont pas souscrit au service Pagga.

Template de la notification de distribution envoyé par Pagga

Exemple pour la période de paie de Juillet 2019

Objet de l'email: Votre fiche de paie de Juillet 2019 est désormais disponible au téléchargement.

Corps du mail:

Votre message personnalisé sera inséré dans la zone en bleu (pas de limite sur la taille de la zone extensible).