Avant de commencer
La solution Pagga permet de distribuer en quelques étapes les bulletins de paie de votre société en version dématérialisée.
L'accès au module dépend d'une permission et de votre rôle.
La distribution se passe en 3 étapes:
- L'import
- L'analyse (avec association manuelle si nécessaire)
- La distribution
A la fin de cet article, vous trouverez les méthodes de correction en cas d'erreur ou d'import multiple, par période.
Importer des bulletins de paie
- Cliquez sur Importer les bulletins de paie
- Sélectionnez le mois de paie correspondant
- Sélectionnez le fichier source contenant les bulletins de paie à distribuer.
Le fichier peut-être un ensemble de fichiers PDF individuels ou un fichier .zip contenant tous les bulletins de paie au format PDF.
Vous lancerez l'import en cliquant sur le bouton Importer
Analyse et association des bulletins aux salariés
Une fois le fichier source importé, Pagga découpe votre fichier et l'analyse.
Si Pagga n'arrive pas à associer à 100% un bulletin à un collaborateur de votre environnement, une étape intermédiaire d'association manuelle vous sera proposée:
(1). Dans le cas où aucun nom de collaborateur (ou plusieurs) n'est identifié dans la page, un aperçu est disponible en cliquant sur le lien Page n°X (2). En visualisant le bulletin, vous pouvez associer manuellement le collaborateur correspondant grâce à la liste déroulante Attribuer à... (3).
Une fois tous les bulletins de paie associés, le bouton Passer à l'étape suivante (4) permet de passer à l'étape de Distribution.
Distribution
Avant de procéder à la distribution, Pagga vous récapitule et vous liste:
- Le nombre de bulletins qui seront distribués (avec la liste des collaborateurs concernés)
- Le nombre de bulletins non reconnu ou à imprimer
Au moment de la distribution, les collaborateurs sont notifiés par e-mail de la mise à disposition de leur bulletin de paie dans leur espace Pagga (la case Notifier par e-mail doit être activée).
La dernière étape du processus consiste à télécharger les bulletins de paie restant à imprimer en cliquant sur le bouton Télécharger les bulletins de paie (1), afin de les distribuer physiquement aux collaborateurs qui n'ont pas souscrit au service Pagga.
Bonus: Personnalisez la notification envoyée par Pagga après la distribution
L'e-mail de notification peut être personnalisé grâce au lien Voir ou modifier le modèle d'e-mail.
Votre message personnalisé sera inséré dans le mail générique transmis aux utilisateurs suite à la distribution des bulletins de paie via Pagga, que vous trouverez en image plus bas.
Exemple:
Objet de l'email: Votre bulletin de paie de la période du 01/09/2020 au 30/09/2020 est désormais disponible au téléchargement.
Corps du mail:
Votre message personnalisé sera inséré dans la zone surlignée en jaune (pas de limite sur la taille de la zone extensible).
FAQ:
Définir une période personnalisée
Pagga défini par défaut un import de bulletins par période (par mois de paie).
Hors vous pouvez être amené à importer d'autres documents sur une même période ou même avoir une distribution ponctuelle, différente d'un mois calendaire (avenant et génération d'un nouveau bulletin par exemple ...)
Pour cela, vous avez à votre disposition l'option des périodes personnalisées.
Accessible depuis Distribution > Importer les bulletins de paie; cochez "Période personnalisée" (1)
Puis:
(2) Personnalisez le libellé de votre distribution, la période de distribution
(3) Importez vos fichiers
(4) Importez.
Ré-importer une période déjà importée
Ré-importer une période déjà importée remplace le dernier import réalisé.
En cliquant sur "choisir un fichier" de l'import que vous souhaitez réimporter, vous pouvez joindre le nouveau fichier correspondant.
Cependant, si le nouvel import contient des bulletins différents du premier import, les fiches de paie déjà distribuées ne sont bien entendu pas supprimées.
Supprimer un Import
Il est possible de supprimer une distribution de bulletin directement dans Pagga en cliquant sur la poubelle comme illustré ci-dessous.
La suppression concernera l’intégralité des bulletins.
Attention : Si vous supprimez une distribution que vous avez effectué sur un mois antérieur vous ne serez pas régularisé de cette suppression sur votre facture (Exemple : Un import réalisé le 01/01/2021, supprimé le 10/05/2021). En revanche si vous supprimez une distribution effectuée sur le mois en cours (Exemple : réalisé le 01/05/2021, supprimé le 10/05/2020), il n’y aura pas d’impact au niveau de la facturation. Le décompte de Pagga a lieu en fin de mois.