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Sommaire

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Temps estimé de lecture : 30 minutes.

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Légende

• Les cas en rouge ne peuvent pas être gérés par la solution Factures ;

• Les cas en orange peuvent partiellement être gérés par la solution Factures ;

• Les cas en vert sont les solutions de contournement ou les cas gérés par la solution Factures.

Introduction

Pour qu'un logiciel de gestion de factures fournisseurs soit efficace et attractif, il doit posséder un ensemble de fonctionnalités de base indispensables à son bon fonctionnement. Pour une meilleure compréhension, nous avons scindé en trois familles de fonctionnalités principales : la centralisation et le traitement des documents, la gestion des paiements et la gestion comptable. Cette division reflète la façon dont ces logiciels répondent aux besoins opérationnels des entreprises mais s'aligne également sur l'organisation opérationnelle de la gamme, qui est structurée autour de deux plateformes principales : Moyens de paiement et l’Assistant comptabilité, conçues pour soutenir la solution Factures.

Nous nous positionnons comme un logiciel de gestion de factures fournisseurs généraliste, principalement destiné aux PME.

Bon de commande

Les bons de commande peuvent être émis soit par l'acheteur, soit par le fournisseur. Ils détaillent les articles commandés (quantité, description, prix, date d'achat et conditions de paiement) afin de garantir la conformité de la commande.

Les factures, quant à elles, sont émises par le fournisseur pour s'assurer du paiement.

Les fournisseurs incluent généralement le numéro du bon de commande sur la facture, pour permettre à la comptabilité de l'acheteur de vérifier que les informations sur les deux documents sont identiques.

La gestion des bons de commande nécessite :

• La création d’un bon de commande par le fournisseur ou l’acheteur

  Exemple : Je viens de passer une commande d’ordinateur auprès d’un fournisseur pour les nouvelles recrues. Je crée donc un bon de commande depuis un logiciel que je transmets au fournisseur. Le fournisseur indiquera le numéro du bon de commande dans la facture afin de s’assurer que les articles livrés et facturés (quantité et prix) correspondent bien à la commande.

  Actuellement, il n’est pas possible de générer un bon de commande depuis la solution Factures. Le client devra donc passer par un autre logiciel pour créer le document (Excel ou solution SaaS).

• Le rattachement du bon de commande à la demande d’achat

  Exemple : Après que la demande d’achat ait été approuvée et que la commande ait été passée, je crée le bon de commande correspondant sur un outil externe. Je le rattache ensuite à la demande d’achat pour faciliter le suivi comptable.

  Il est possible d'ajouter un bon de commande à la demande d'achat via la fonctionnalité "Ajout de document". Le service comptable pourra ainsi comparer la facture avec le bon de commande présent dans la solution.

• Le rapprochement automatique entre les montants et les quantités pour identifier les éventuels écarts

  Exemple : À réception de ma facture, je l’attache à l’achat qui analyse les écarts entre le bon de commande et la facture reçue.

  Il n’est pas possible :

  • D’automatiser la comparaison entre le contenu du bon de commande et celui de la facture ;
  • De générer une alerte en cas d’écarts.

  Le bon de commande et la facture devront être contrôlés manuellement pour s’assurer de la concordance des informations.

• D'associer automatiquement une ou plusieurs factures à un bon de commande via son numéro

  Exemple : Je reçois ma commande en plusieurs lots, ce qui génère plusieurs factures du fournisseur. J’ai besoin que mes factures soient rattachées automatiquement au même bon de commande.

  Il n’est pas possible de faire un rapprochement automatique des factures et du bon de commande via l’OCR.

Bon de livraison

Les bons de livraison, émis par le fournisseur, sont des documents essentiels qui détaillent les articles livrés, incluant leur quantité, description et parfois leur prix. Leur rôle principal est de garantir la conformité de la livraison par rapport à ce qui a été commandé.

Pour faciliter la vérification, les fournisseurs incluent généralement le ou les numéros du bon de commande sur le bon de livraison. Cela permet à l'acheteur de s'assurer que les marchandises livrées correspondent aux articles commandés et facturés.

Les enjeux des bons de livraison :

• Conformité des livraisons : Garantir que les articles livrés en termes de quantité, description et prix correspondent à ce qui a été commandé et facturé.

• Traçabilité et contrôle : Faciliter le rapprochement entre commande, livraison et facture pour éviter les litiges.

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Différence entre un bon de commande et un bon de livraison
Un bon de commande permet de formaliser un accord préalable à la réception de la marchandise commandée. Il est généré au moment de la commande.

Un bon de livraison permet de confirmer que la marchandise commandée a bien été livrée et réceptionnée. Il est reçu à la réception de la commande.

La gestion des bons de livraison nécessite :

• Le rattachement du bon de livraison à la demande d’achat

  Exemple : Après réception de ma commande, je rattache le bon de livraison à la demande d’achat pour faciliter le contrôle entre l’achat réalisé et la marchandise effectivement livrée.

  Il est possible d'ajouter un bon de livraison à la demande d'achat via la fonctionnalité "Ajout de document". L'acheteur pourra comparer la facture avec le bon de livraison disponible dans la solution, afin de vérifier que les articles livrés (quantité, prix) correspondent bien à ceux qui ont été attendus et facturés.

• Le rapprochement automatique entre les montants et les quantités pour identifier les éventuels écarts

  Exemple : À réception de ma commande, j’attache le bon de livraison à l’achat qui analyse les écarts entre la facture et le bon de livraison reçu.

  Il n’est pas possible :

  • D’automatiser la comparaison entre le contenu du bon de livraison et celui de la facture ;
  • De générer une alerte en cas d’écarts.

  Le bon de livraison et la facture devront être contrôlés manuellement pour s’assurer de la concordance des informations.

• D'associer automatiquement une ou plusieurs factures à un bon de livraison via son numéro

  Exemple : Je reçois plusieurs factures alors que ma commande est livrée en une seule fois. J’ai besoin que mes factures soient rattachées automatiquement au même bon de livraison.

  Il n’est pas possible de faire un rapprochement automatique des factures et du bon de livraison via l’OCR.

TVA intracommunautaire et auto-liquidation de la TVA

La TVA intracommunautaire est un système utilisé pour les échanges commerciaux entre entreprises situées dans différents pays de l'Union européenne (UE) :

1. TVA intracommunautaire :
   Quand une entreprise française achète un produit ou un service à une entreprise d'un autre pays de l'UE, elle doit appliquer les règles de la TVA intracommunautaire. Cela signifie qu'au lieu de payer la TVA au vendeur, elle la calcule elle-même selon le taux en vigueur en France.
   

2. Auto-liquidation :
   Ce mécanisme consiste à inverser le fonctionnement habituel de la TVA. Normalement, le vendeur collecte la TVA et la verse à l'État. Avec l'auto-liquidation, c'est l'acheteur qui doit calculer la TVA sur le montant HT (hors taxes) de son achat, puis la déclarer à l'administration fiscale, qu’il récupère immédiatement s'il est assujetti à la TVA.
   

   Exemple : Une entreprise française achète un bien pour 1 000,00 € HT à une entreprise allemande. Elle applique donc la TVA française à 20%, soit 200,00 € (TVA intracommunautaire). Elle récupère ce montant immédiatement. Résultat, il n’y a aucun impact sur sa trésorerie.

La gestion de la TVA intracommunautaire et de l’auto-liquidation nécessitent :

• La production des écritures comptables liées à la TVA intracommunautaire (due et déductible) dans l’export comptable

  Exemple : Je souhaite importer les écritures comptables “TVA déductible intracommunautaire” et “TVA due intracommunautaire” automatiquement grâce à l’export comptable du logiciel de gestion des factures fournisseurs.

  

  Lucca Factures ne permet pas de générer ces écritures comptables liées à la TVA intracommunautaires dans le fichier d’export. Deux hypothèses :

  • Faible volume de factures concernées par la TVA intracommunautaire : le comptable pourra le gérer manuellement en ajustant les écritures directement dans son logiciel comptable.
  • Fort volume de factures concernées par la TVA intracommunautaire : le retraitement manuel sera chronophage. Nous ne recommandons pas d’implémenter la solution Factures.

Suivi de la trésorerie

Le suivi de la trésorerie consiste à surveiller et à gérer en temps réel les flux d’argent entrants (recettes) et sortants (dépenses) d’une entreprise. Cela permet de connaître à tout moment le solde disponible sur les comptes bancaires et d’anticiper les besoins ou excédents de trésorerie.

Les enjeux du suivi de la trésorerie :

• Assurer la liquidité : Garantir que l’entreprise dispose des fonds nécessaires pour payer ses obligations à court terme, comme les salaires, les factures ou les remboursements de crédits.

• Anticiper les besoins financiers : Permet d’identifier les périodes de tension de trésorerie (déficit) et de planifier des solutions comme un découvert bancaire, un prêt ou des négociations avec les fournisseurs.

Le suivi de la trésorerie nécessite :

• D’avoir la visibilité sur la situation financière de l’entreprise
  • Lucca Factures permet d’avoir une visibilité partielle de la situation financière de l’entreprise

    Grâce à l’utilisation d’un compte Lucca Moyens de paiement. Il est possible de connaître le solde du compte au moment d’effectuer un paiement. Cela permet à l’entreprise de s’assurer qu’elle dispose des fonds nécessaires pour payer ses fournisseurs. L’entreprise peut également prévoir les sorties de trésorerie en analysant les factures à payer selon leurs dates d’échéance dans la solution Factures.

  • Lucca Factures ne permet pas d’avoir une vision complète de la situation financière de l’entreprise, de prévoir ses besoins financiers ou d'anticiper les flux de trésorerie

    Nous ne suivons pas les recettes. Pour les dépenses, nous ne traitons qu’une partie des sorties de trésorerie, sans prendre en compte des éléments essentiels tels que les salaires, les impôts et les taxes. De plus, aucun tableau de bord n’est proposé pour suivre l’évolution globale de la trésorerie.

Analyses et rapports

Les analyses et rapports désignent le processus de collecte, de traitement et d’interprétation des données financières et opérationnelles d’une entreprise afin de produire des documents détaillant sa performance. Ces rapports permettent de comprendre les tendances, d’identifier des problématiques et de prendre des décisions stratégiques basées sur des informations précises.

Les enjeux des analyses et rapports :

• Prise de décision éclairée : Les rapports permettent aux dirigeants de prendre des décisions basées sur des faits et des données actualisées. Cela aide à orienter les stratégies à court et long terme, qu’il s’agisse de gestion de trésorerie, d'investissements ou d’optimisation des coûts etc.

• Suivi de la performance : Les analyses permettent de mesurer l'efficacité des actions entreprises, d'évaluer la rentabilité et de suivre l’atteinte des objectifs. Cela donne une visibilité claire sur les domaines nécessitant des ajustements.

Les analyses et les rapports nécessitent :

• De pouvoir filtrer les données pour les analyser

  Il est possible de générer des exports de données (montant, nature, date d’échéance, fournisseur…), permettant ainsi aux clients de réaliser leurs propres analyses. Cela offre la flexibilité nécessaire pour traiter et interpréter les informations en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise.

• D’avoir un module dédié à l’analyse des données

  Nous ne proposons pas de module d’analyses, de rapports ou de tableau de bord avec des analyses préétablies. Ces analyses intéressent les clients qui préfèrent avoir un tableau de bord directement intégré dans la solution, plutôt que de devoir en construire un eux-mêmes à partir des exports.

Audit des fournisseurs - Know Your Supplier (KYS)

L'audit des fournisseurs consiste à analyser et évaluer les pratiques des fournisseurs d'une entreprise. Cela inclut l’analyse des contrats, des conditions de paiement, des performances en termes de qualité, de délais de livraison et des risques financiers ou juridiques associés. L'objectif est de s'assurer que les fournisseurs respectent les standards convenus et que leur collaboration avec l'entreprise est efficace et sans risque.

L’audit des fournisseurs nécessite :

• D’avoir une grille d’évaluation pour mesurer les indicateurs de performance ainsi qu’une liste d’action à réaliser à l’issue de l’évaluation

  Exemple : Une entreprise se prépare à auditer ses fournisseurs afin de s’assurer qu’ils répondent à leurs exigences qualitatives. Pour préparer son audit, l’entreprise va établir une grille d’évaluation permettant de s’assurer que les critères importants pour l’entreprise sont respectés.
  Après l'évaluation, ils vont dresser une liste d'actions pour :
  

  • Mettre fin à leur collaboration avec les fournisseurs non conformes et trouver de nouveaux fournisseurs ;

  • Aider les fournisseurs légèrement à la marge des exigences à réduire les risques identifiés.

  Lucca Factures ne dispose pas d’un module dédié à l’audit des fournisseurs permettant de préparer l’audit, de mesurer et de contrôler leur qualité. La préparation et la réalisation de l’audit devront être réalisées en dehors de la solution.

• De supprimer les fournisseurs non conformes de la liste des fournisseurs accessibles aux acheteurs

  Exemple : À l’issue de l’audit, les acheteurs ne devront plus passer par les fournisseurs non conformes. Ils ne devront alors plus être disponibles dans la liste des fournisseurs accessibles aux acheteurs.

  Si l’entreprise ne souhaite plus collaborer avec un fournisseur, il est possible de l’archiver afin qu’il n’apparaisse plus dans la liste accessible aux acheteurs. Cela permet de garantir le respect de leur politique d'approvisionnement.

Contact fournisseurs

La possibilité d'échanger des informations avec ses fournisseurs directement au sein de l'outil, via l'envoi de mails, de notifications, ou encore l'accès à une interface dédiée permettant une interaction en temps réel.

Exemple : Mon fournisseur change de RIB. Il peut me transmettre son nouveau RIB depuis la solution.

Le contact fournisseurs nécessite :

• D’enregistrer les informations liées aux coordonnées du fournisseur

  Exemple : Une entreprise reçoit la facture d’un fournisseur avec lequel elle travaille régulièrement. Elle souhaiterait avoir facilement accès aux coordonnées de son contact pour échanger avec lui en cas de rejet ou de litige.

  Lucca Factures permet d’enregistrer les coordonnées d’un ou plusieurs contacts pour chacun des fournisseurs. La solution permet d’enregistrer le nom, l’adresse mail et le numéro de téléphone des contacts.

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  Évolution à venir
  
  Dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique, la solution permettra de tenir informé le fournisseur du cycle de vie de chaque facture : rejetée, mise en litige, acceptée ou payée.

• De communiquer avec les fournisseurs pour avoir les données à jour

  Exemple : Une entreprise reçoit la facture d’un fournisseur qui ne correspond pas à la commande réalisée. Elle souhaiterait donc échanger directement via un fil de discussion dans la solution avec son fournisseur pour gagner du temps.

  Il n’est pas possible de communiquer avec un fournisseur directement au sein de l’outil.

Éclatement des factures

Il y a un besoin de ventiler une facture sur plusieurs demandes d’achats lorsque le fournisseur, par souci de simplification, a regroupé en une seule facture plusieurs demandes effectuées par une entreprise. Cette ventilation permet de répartir correctement les montants facturés entre les différentes demandes, afin d’assurer une traçabilité précise des dépenses.

L’éclatement des factures nécessite :

• Le rattachement d’une partie de la facture aux demandes d’achats

  Exemple : Le gestionnaire reçoit une unique facture qui doit être rattachée à plusieurs demandes d’achats.

  Lucca Factures ne permet pas de rattacher qu’une partie de la facture à plusieurs demandes d’achats.

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  Good to know
  
  On ne recommande pas de dupliquer la facture pour la rattacher à plusieurs demandes d’achats car cela engendre une comptabilisation multiple de la même facture.

Acompte

Un acompte est une somme d’argent versée par un client à un fournisseur avant la livraison d’un bien ou l’exécution d’un service. Il constitue un engagement ferme de la part des deux parties : le client s’engage à finaliser l’achat ou le contrat, et le fournisseur à fournir le bien ou le service.

Lorsqu’un acompte est versé, le fournisseur doit émettre une facture d’acompte, qui documente ce paiement anticipé. À la livraison du bien ou à l’achèvement du service, il émet une facture de solde pour le montant restant dû. La facture de solde mentionne l’acompte déjà payé, qui est déduit du total.

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Good to know
Dans les faits, de nombreux fournisseurs n’émettent pas toujours de facture d’acompte. Cela peut compliquer le suivi comptable et la traçabilité des paiements.

La gestion des acomptes nécessite :

• Le paiement partiel d’une facture

  Exemple : Après avoir réalisé la commande, l’entreprise reçoit une facture de 100,00 € indiquant qu’un acompte de 20,00 € doit être payé.

  • La solution ne permet pas de réaliser le paiement en deux temps pour une seule facture générée :
    • Temps 1 : paiement de 20,00 € pour l’acompte ;
    • Temps 2 : paiement de 80,00 € pour le solde restant.

    Cela complique par ailleurs le suivi de trésorerie puisque l’on ne pourra pas renseigner que l’acompte a été payé.

  • La solution permet en revanche de réaliser un paiement en deux temps si deux factures distinctes (d’acompte et de solde restant) sont générées.

    Le client peut donc demander à son fournisseur de lui envoyer une facture d'acompte pour effectuer le paiement anticipé, ainsi qu'une facture de solde une fois le bien livré ou le service exécuté, pour régler le montant restant dû.

    Exemple : Après avoir réalisé la commande, l’entreprise reçoit deux factures :

    • Une facture d’acompte d’un montant de 20,00 € à la commande ;

    • Une facture de solde d’un montant de 80,00 € après la livraison.

Ventilation du montant d’une facture sur des axes analytiques

La ventilation d'une facture sur des axes analytiques consiste à répartir le montant d’une facture entre plusieurs catégories analytiques, telles que des départements, des projets, des centres de coûts ou des activités. Cette répartition permet une affectation précise des charges pour une meilleure gestion financière et comptable.

Les enjeux de cette ventilation :

• Suivi détaillé des dépenses : La ventilation permet d’identifier précisément quelle partie d’une facture est attribuée à chaque activité ou service, facilitant ainsi le contrôle budgétaire.

• Optimisation de l’analyse financière : En répartissant les coûts selon des axes analytiques pertinents, l’entreprise obtient une vision plus fine de la rentabilité de chaque projet ou service.

La ventilation du montant d’une facture sur des axes analytiques nécessite :

• Accéder à une liste déroulante permettant de choisir l’axe analytique sur lequel imputer la facture

  Exemple : Une entreprise a besoin d’imputer tout ou partie du montant de sa facture sur le projet “Hôtel Vert”. Au moment du traitement de sa facture, il sera possible de sélectionner ce projet depuis une liste déroulante.

• Ventiler une facture sur un axe analytique

  Exemple : Une entreprise reçoit une facture de 12 000,00 € et souhaite répartir :

  • 5 000,00 € sur le Centre de coût “Commercial” ;

  • 7 000,00 € sur le Centre de coût “Consultant”.

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Point de vigilance

• L’axe analytique est par défaut nommé “Centre de coût” et ne peut pas être renommé. Cela n’empêche cependant pas le client d’utiliser ce champ pour représenter un client, un projet, une prestation ou toute autre catégorie analytique selon ses besoins.

• Contrairement à la solution Notes de frais, la solution permet de ventiler la facture sur plusieurs “Centre de coût”.

• Ventiler une facture sur plusieurs axes analytiques simultanément

  Exemple : Une entreprise reçoit une facture de 12 000,00 € et souhaite répartir :

  • 5 000,00 € sur le Centre de coût “Consultant” ;

  • 7 000,00 € sur le Client “Accor Hôtels”.

Lucca Factures ne gère pas du tout la ventilation sur plusieurs axes analytiques.

• Restreindre la visibilité des axes analytiques à une population (à un collaborateur, un département et/ou un établissement)

  Exemple : Une entreprise doit restreindre la visibilité d’un axe analytique en raison d’un projet confidentiel .

Lucca Factures permet de gérer uniquement les axes de la roue crantée qui sont “publiques”.

Tableau récapitulatif - Ventilation du montant d’une facture sur des axes analytiques

	Lucca Notes de frais	Lucca Factures
Ventiler le montant de la dépense sur plusieurs axes analytiques	❌ Obligation d’imputer l’intégralité du montant de la dépense sur une seule et unique valeur d’un axe analytique. Exemple de cas non géré : - 50% du montant est attribué au centre de coût “Commercial” ; - 50% du montant restant est attribué au centre de coût “Consultant”. → Ce n’est pas géré car je dois obligatoirement imputer l’intégralité du montant à une seule valeur de l’axe “Centre de coût”.	✅ Possibilité de répartir le montant de la facture sur plusieurs valeurs de l’axe analytique “Centre de coût” uniquement. Exemple de cas géré : - 50% du montant est attribué au centre de coût “Commercial” ; - 50% du montant restant est attribué au centre de coût “Consultant”. ❌ Obligation de répartir le montant de la facture sur plusieurs axes. Exemple de cas non géré : Il n’est pas possible d’appliquer la ventilation suivante : - 60% du montant est affecté à l’axe “Centre de coût : Commercial” ; - 40% de la dépense est affecté à l’axe “Client : Accor Hôtel“. → Je peux ventiler le montant de la facture sur un seul axe. 🚀 Courant S2, nous pourrons ventiler le montant de la factures sur d’autres axes analytiques.
Suivi analytique complexe des dépenses	✅ Possibilité d’ajouter des sous-axes pour suivi analytique (sans notion de ventilation des montants). Exemple de cas géré : - Axe principal = “ Centre de coût” ayant pour valeur “Commercial” ; - Sous-axe = “ Client” ayant pour valeur “Accor Hôtel” ; - Sous-sous-axe = “ Projet” ayant pour valeur “Hôtel Vert”. → Cela permet : - D’affecter l’intégralité du montant au centre de coût “Commercial” ; - Et de l’associer au projet “Hôtel Vert” du client “Accor Hôtel”, afin de réaliser un reporting analytique, sans tenir compte de la ventilation du montant.	À venir
Restriction de la visibilité des axes analytiques	✅ Possibilité de restreindre la visibilité de certains axes analytiques à des utilisateurs spécifiques ou à un département ou à un établissement. Exemple de cas géré : Une entreprise spécialisée dans la production de film travaille avec Tim Burton sur son nouveau film “Abracadabra”. Pour des raisons de confidentialité et pour limiter les fuites dans les médias, l’entreprise doit restreindre la visibilité de cet axe analytique “Abracadabra” uniquement à Valentin Bresnier et Marie-Françoise Archer qui travaillent sur le projet. → Je restreins la visibilité à ces deux collaborateurs dans la roue crantée. Aucun autre collaborateur aura accès au film “Abracadabra” dans la liste déroulante “Projet”.	❌ Impossibilité de restreindre la vue des axes uniquement à une partie de la population. Exemple de cas non géré : L’entreprise spécialisée dans la production de film doit restreindre la visibilité au film “Abracadabra” uniquement aux collaborateurs qui travaillent sur le projet par soucis de confidentialité. → Je ne peux pas restreindre la visibilité d’un axe analytique à un utilisateur spécifique, un département ou même un établissement. La solution permet uniquement d’accéder aux axes de la roue crantée qui sont paramétrés en “publique”.