Créer une politique de frais

Qu'est-ce qu'une politique de frais et à quoi sert-elle ?

Une politique de frais définit un ensemble de règles et de restrictions concernant les dépenses des employés. Elle permet de garantir la conformité des dépenses avec les règles internes et les obligations légales.

Comment créer une politique de frais ?

Les utilisateurs ayant des droits administrateur peuvent accéder au paramétrage du logiciel Frais Professionnel et ainsi:

1. Définir le nom de la politique de frais
2. Associer le pays concerné par celle-ci
3. Assigner les unités légales qui seront concernées

Ajouter une règle

Quels éléments faut-il renseigner pour créer une règle ?

Par défaut, aucune règle n’est appliquée sur les dépenses des collaborateurs lorsque vous commencez votre utilisation de Frais Professionnels. Il incombe aux administrateurs de créer des règles de gestion des dépenses collaborateurs directement dans l’interface.

Pour cela il faut renseigner:

• Nom de la règle : il doit être unique et descriptif.
• Catégorie de dépense concernée : une seule catégorie peut être sélectionnée par règle.
• Champs personnalisés : ils permettent d'affiner l'application des règles (ex : localisation, nombre de participants etc). Vous pouvez retrouver notre fiche d'aide ici.
• Définir l'action restrictive:

  • • Plafond de prise en charge : définit un montant limite qui peut être dépensé par les utilisateurs pour les dépenses qui correspondent aux critères de la règle. Par exemple vous pouvez décider de prendre les déjeuner pour un montant maximum de 20€ par jour.

    • Non prise en charge : exclut certaines dépenses. Les dépenses seront automatiquement non prise en charge.

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Comment sont appliquées les règles pour les dépenses de type Repas ?

Pour les repas, les plafonds sont appliqués par convive par défaut. Si l'un de vos collaborateurs effectuent une dépense d'une montant de 63€ et qu'il indique dans son repas qu'ils étaient 3, alors le montant de prise en charge va être multiplié par 3. C'est à dire qu'avec une règle de prise en charge de 20€ par repas et par convive, alors 60€ seront pris en charge sur cette dépense.

Le tableau de règle de gestion

Que retrouve-t-on dans le tableau de règles ?

Ce tableau récapitule les règles qui sont appliquées aux dépenses des collaborateurs présentent dans les unités légales de la politique de frais.

Duplication et suppression de règle

Peut-on dupliquer une règle existante ?

Oui, cela facilite la création de nouvelles règles en reprenant une configuration similaire, ce qui vous permet d’ajuster uniquement les critères de votre règle.

Que se passe-t-il lorsqu'on supprime une règle ?

La suppression est définitive et ne peut pas être annulée. Les dépenses qui ont été concernées par cette règle ne seront pas impactées si elles ne sont pas modifiées par la suite. Si vous créez une règle et ajoutez ensuite des dépenses qui y sont soumises, alors, lors de la suppression de cette règle, ces dépenses ne seront pas affectées tant qu’elles ne sont pas modifiées. Le plafond de prise en charge restera donc appliqué.

Application des règles

Quand et comment les règles sont-elles appliquées ?

Les règles sont appliquées lors de la saisie d'une dépense et à chaque modification de la dépense concernée.

Quelles sont les priorités entre plusieurs règles applicables sur une même dépense ?

La priorité entre règles est donnée à la plus restrictive : le plafond le plus bas prévaut.

Exemple d'application :

Si une dépense de déjeuner correspond à deux règles de prise en charge:

• une règle avec un plafond de prise en charge à 10€,
• une autre règle de 20€ de prise en charge.

La règle de plafond de prise en charge à 10€ sera appliquée car elle est plus restrictive.

Traitement du plafond par un contrôleur

Le contrôleur peut-il ajuster manuellement une prise en charge plafonnée ?

Oui, le contrôleur peut :

• Conserver le plafond appliqué automatiquement.
• Modifier le montant pris en charge manuellement.
• Refuser complètement la prise en charge de la dépense.
• Annuler la non prise en charge d’une dépense.

Pour les utilisateurs

Les utilisateurs seront informés au moment de la création de leur dépense du plafond de prise en charge de celle-ci. Deux types de bandeaux informatifs leur indiqueront le type de prise en charge de leur dépense.

Quel est l'impact sur la situation du collaborateur ?

• Si la dépense est effectuée via une carte Frais Professionnels, une dette peut être générée sur la situation de l’utilisateur.
• Si la dépense est payée avec l'argent personnel du collaborateur, il ne sera remboursé que dans la limite du plafond autorisé.