Avant de commencer
Votre entreprise évolue constamment, vos rôles doivent être réajustés au moins 1 fois par semestre pour suivre le mouvement. Retrouvez dans cette fiche d'aide nos meilleurs conseils pour réaliser la maintenance de vos rôles et permissions.
Importance de la maintenance des rôles et permissions
Réaliser la maintenance du paramétrage de vos rôles est un acte crucial pour :
- garantir la cohérence de votre espace Lucca vis-à-vis de votre organisation,
- veiller à ce que les permissions appropriées soient accordées aux bonnes personnes pour ne pas exposer par inadvertance des données sensibles de l'entreprise à des collaborateurs non habilités,
- vous permettre (à vous mais aussi à d'autres administrateurs ou au support Lucca) d'intervenir rapidement et efficacement en cas de besoin.
Paramétrer vos rôles de sorte à faciliter leur maintenance
Evitez à tout prix :
- des rôles principaux trop spécifiques à un seul outil (ex : Administrateur Notes de frais),
- des rôles nominatifs (ex : Rôle de Damien),
- des rôles non attribués,
- des rôles principaux et secondaires trop nombreux,
- des noms de rôles sibyllins (que seulement vous pouvez comprendre).
Vous perdriez en effet la vision globale des permissions octroyées à vos collaborateurs et la maintenance des rôles sera plus complexe à piloter.
🎥 Retrouvez dans cette vidéo nos recommandations pour gagner en lisibilité (durée : 1min25) :
Réaliser la maintenance de vos rôles en 5 étapes
Voici 5 étapes incontournables pour réaliser la maintenance de vos rôles et permissions Lucca :
- Vérifiez que tous vos rôles principaux et secondaires sont utilisés.
- Harmonisez la nomenclature des rôles pour gagner en lisibilité et faciliter les recherches et l’attribution des rôles.
- Vérifiez le périmètre “établissement” de chaque rôle pour limiter ou étendre les permissions.
- Identifiez les niveaux de rôles manquants sur vos solutions.
- Assurez vous que seules les personnes habilitées, à savoir les administrateurs globaux, ont la possibilité de modifier les rôles.
🎥 Retrouvez la marche à suivre dans cette courte vidéo (durée : 3 min) :
Besoin d'assistance dans la maintenance des rôles ?
Vous manquez de ressources pour réaliser la maintenance du paramétrage en autonomie ? Faites la demande auprès de notre service support pour confier le projet à un consultant Lucca.
Cette prestation payante est composée de 5 grandes étapes :
- Cadrage du projet : le consultant organise un temps d'échange pour comprendre votre fonctionnement actuel.
- Audit de votre espace Lucca : le consultant réalise un audit par solution pour affiner sa compréhension de votre utilisation de Lucca et des différentes permissions.
- Proposition d'architecture de rôles : le consultant vous propose une architecture des rôles répondant à votre besoin et réalise le paramétrage sur une base de test.
- Test de la nouvelle architecture : vous testez la nouvelle architecture de rôles sur la base de test et validez son fonctionnement.
- Mise en production de la nouvelle architecture : le consultant réalise le paramétrage sur votre espace Lucca. La nouvelle architecture est active pour tous.
Ressources complémentaires
🎥 Formation administrateur - Gérer les rôles et permissions Lucca
📙 Les catégories de rôle et de permission
📙 Paramétrer les rôles sur Lucca
📙 Affecter un rôle à un ou plusieurs utilisateurs
📙 [Sécurité] Règles d'affectation des rôles principaux et secondaires