ℹ️ Précisions
- Vous, client Lucca, restez le responsable de traitement des données personnelles des candidats renseignés dans la solution.
- Lucca est votre sous-traitant de données.
Cela veut dire notamment que les données de vos candidats sont stockées dans notre solution pour vous et que vous déterminez seul notamment les finalités et bases légales du traitement.
⚖️ Le cadre juridique
Le Réglement Général sur la Protection des Données, ou RGPD, encadre le traitement des données personnelles dans l’Union européenne. C’est le cadre juridique dans lequel s’inscrit Lucca Recrutement, dont le but est de vous aider à traiter les données de vos candidats.
💡La CNIL précise les fondamentaux à respecter dans le cadre du traitement de données personnelles à des fins de recrutement dans son guide du recrutement, que nous vous invitons à consulter.
Utiliser le module de Gestion des données personnelles
Pour chaque profil, le module Gestion des données personnelles vous permet de tracer la base légale de conservation de données ainsi que les différentes dates (collecte, information, date de fin de conservation).
- Date de collecte : correspond à la date à laquelle vous avez reçu ou saisi les informations du candidat.
- Date d'information : date à laquelle vous avez communiqué votre politique de confidentialité au candidat.
- Date de fin de conservation : correspond à un délai maximum de 2 ans à compter de la date de la collecte.
💡 La CNIL précise les bases légales dans le cadre d’un traitement de données personnelles dans la fiche n°4 de son guide du recrutement. En particulier, les bases légales mobilisables dans le cadre de la constitution d’une CV-thèque sont le consentement et l’intérêt légitime.
Le module Gestion des données personnelles est accessible en cliquant sur le bouclier à droite du nom d’un candidat. Il y a 2 cas pour la complétion de ce module :
1️⃣ Candidats ayant postulé via une page carrière sur Lucca Recrutement
Le cas des candidats ayant postulé sur une page carrière de Lucca Recrutement est le plus simple : lors de sa candidature, le candidat donne son consentement à ce que ses données personnelles soient conservées pendant 2 ans (*). Tous les champs du module de données personnelles sont alors automatiquement complétés.
Le bouclier du module de gestion passera automatiquement en orange puis en rouge à l’issue de la date de conservation des données. Il vous appartiendra alors de supprimer ou d’archiver ce candidat.
(*) cette durée de 2 ans n’est pour le moment pas personnalisable. Vous pouvez renseigner l’url de votre politique de confidentialité dans la rubrique paramètres généraux de Lucca Recrutement.
2️⃣ Candidats créés manuellement dans Lucca Recrutement
Pour les candidats créés manuellement dans Lucca Recrutement (par exemple par import de CV), seule la date de collecte des informations personnelles est connue. Par défaut, la durée de fin de conservation des données est fixée à un mois.
Dans ce cas, le bouclier du module de gestion des données personnelles est affiché en orange et il vous appartient de compléter manuellement les informations du module de gestion des données personnelles.
Autres fonctionnalités liées aux données personnelles
Pour plus de confidentialité, vous pouvez écrire des notes privées qui ne seront visibles que par vous-mêmes et les personnes dûment habilitées.
❓ Questions fréquentes
Je suis utilisateur de Lucca Recrutement, comment traiter une demande d'exercice de droits ?
Si vous utilisez Lucca Recrutement, vos candidats pourront vous contacter afin d'invoquer l'un de leurs droits au titre du RGPD. Lucca Recrutement peut vous aider à répondre à ces demandes via les fonctionnalités suivantes :
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Droit d'accès : Les administrateurs ont accès en une seule page à l'ensemble des informations stockées sur un candidat dans la solution et peuvent les communiquer aux candidats en les reprenant dans le format de leur choix. A noter, les pages profils peuvent être imprimées en PDF via les fonctionnalités natives de votre navigateur (fichier > imprimer)
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Droit de rectification : les administrateurs pourront modifier manuellement tout champ de la fiche du candidat
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Droit de suppression : les administrateurs peuvent à tout moment archiver ou supprimer un profil
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Droit d'opposition : les administrateurs pourront supprimer le profil du candidat en question, à tout moment
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Droit à la limitation du traitement : les administrateurs pourront archiver le profil du candidat en question, à tout moment
Comment Lucca Recrutement peut m’aider dans ma conformité RGPD ?
- Vous avez la maîtrise sur les données collectées : vous êtes libres des données que vous souhaitez collecter sur vos candidats, aucun champs n'est obligatoire. Les données collectées dépendront par conséquent des données contenues dans les CV de vos candidats ou des données qui seront saisies dans la solution directement par un utilisateur.
- Vous avez la maîtrise sur la gestion des accès : comme l'ensemble de nos solutions, vous pouvez gérer facilement les droits d'accès et pouvoirs des personnes dans la solution
- Vous avez la maîtrise sur l'information des candidats sur le traitement de leurs données : vous pouvez renseigner directement dans la solution l'URL de votre politique de confidentialité afin qu'elle apparaisse en pied de page de vos offres d'emploi. Vous avez également la main sur les textes vous permettant de recueillir l'accord des candidats pour la conservation de leurs données et l'email à contacter pour toute demande d'exercice de droits.