Le réglementaire définit les règles d'attribution de vos titres-restaurant : montants, bénéficiaires, mode de calcul et choix de l'émetteur.
Vous ajoutez un nouvel établissement avec des règles de gestion spécifiques (devise, émetteur, règles) ? Vous devez créer un nouveau réglementaire.
Onglet 1 : définir le montant des titres-restaurant
Indiquez le montant d'un titre-restaurant ainsi que la part que vous prenez en charge en tant qu'employeur.
En France, conformément aux règles de l'URSSAF, la valeur prise en charge par l'employeur doit être comprise entre 50 et 60% de la valeur du titre.
Onglet 2 : définir les bénéficiaires
Par défaut, tous les collaborateurs rattachés à ce règlementaire sont considérés comme bénéficiaires des titres-restaurant.
Si certains ne souhaitent pas en recevoir, vous pouvez les exclure du calcul :
- exclure un groupe de collaborateurs en ajoutant une règle d'exclusion (ex. par département, catégorie socio-professionnelle ou collaborateur)
- exclure un contrat du collaborateur individuellement en cliquant sur l'icône dédiée dans la liste.
- définir des exceptions (ex. différer la date de début ou choisir entre titres papier et dématérialisés) en accédant aux paramètres du collaborateur.
Onglet 3 : définir les règles de calcul
Période de calcul : avez-vous l'habitude de calculer les titres-restaurant sur le mois entier (du 1er au dernier jour) ou sur une période personnalisée (par exemple du 16 au 15) ?
Référence pour les jours travaillés : quelle période souhaitez-vous utiliser pour comptabiliser les jours travaillés ? Par exemple, pour une commande d'octobre, préférez-vous utiliser les jours d'octobre (mois M), de septembre (mois M-1) ou d'août (M-2) ?
Déduction des absences et frais : ces éléments sont-ils comptabilisés sur le même mois que les jours travaillés ou sur une période précédente ?
Onglet 4 : définir les absences et/ou frais professionnels qui impactent le calcul
Certaines absences ou certains frais professionnels peuvent entrainer la déduction d'un titre-restaurant.
Absences
En règle général, une journée d'absence entraîne la déduction du titre-restaurant correspondant. Seules les absences approuvées dans le module Absences seront prises en compte pour ce calcul.
Frais professionnels
Lorsqu'un collaborateur se fait rembourser un repas, vous pouvez choisir de lui retirer un titre-restaurant pour ce jour-là. En général, cela concerne les déjeuners professionnels, mais les dîners ou autres types de repas ne doivent pas être pris en compte.
Seuls les frais exportés depuis le module de gestion des notes de frais sont intégrés au calcul des titres-restaurant.
Si vous ne gérez pas les absences ou frais dans Lucca, aucun configuration n'est nécessaire. Vous aurez toujours la possibilité d'ajuster manuellement l'attribution des titres-restaurant lors du calcul.
Onglet 5 : configurer l'émetteur
Lorsque vous configurez votre émetteur de titres-restaurant :
- complétez les informations obligatoires demandées par l'émetteur : cela peut être un code client, point de rattachement ou de livraison et/ou identifiant de facturation.
- si vous utilisez une solution RH, faites la correspondance entre les données du dossier RH avec celles nécessaires pour le fichier de commande. Il est important que les informations de l'émetteur correspondent à celles disponibles dans le dossier RH de vos collaborateurs.
- Vous pouvez choisir les titres dématérialisés par défaut. Si ce n'est pas coché, les titres seront envoyés en version papier. Pour chaque bénéficiaire, vous pouvez définir une exception si le collaborateur souhaite des titres papier et non dématérialisés via l'onglet "bénéficiaires".
Consultez la fiche d'aide dédiée.
Onglet 6 : choisir les modalités d'export paie
Vous pouvez choisir entre un export paie générique CSV qui sera généré lors de chaque commande ou activer le transfert automatique vers la solution Rémunération.
Vous avez déjà la solution Rémunération ?
- Choisissez la nature de l'EVP (élément variable de paie) à associer aux titres-restaurant dans Rémunération. Si vous sélectionnez une nature de type montant, vous devrez également définir le montant total ou la part employeur qui sera valorisé.
- Lors de la validation du calcul, le nombre de titres-restaurant à distribuer est automatiquement transféré vers Rémunération.
Consulter la fiche d'aide dédiée.