Lucca Factures est un outil vous permettant de réaliser des demandes d’engagement des dépenses et de traiter et comptabiliser vos factures. Il est important, pour cela, de paramétrer les permissions qu'auront chacun des utilisateurs de votre interface.
En tant qu'administrateur, vous pouvez être amené à organiser ces rôles de vous-même.
Comment accéder au paramétrage des rôles ?
Les rôles sur Lucca sont gérés depuis l'administration des rôles.
Pour y accéder, vous devez vous rendre dans la roue crantée de paramétrage Lucca puis dans le module Rôles.
Les rôles et les permissions
Les rôles de Factures s'appuient sur les opérations suivantes :
| Nom de la permission | Action possible |
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Créer et agir sur un achat |
Cette permission autorise la création et le suivi des demandes d’achats sur un périmètre défini. Elle permet également de transmettre les factures à l’équipe comptable et d’en assurer leur suivi. Actuellement les périmètres disponibles sont :
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| Visualiser les achats et les factures |
Cette permission permet de suivre les achats et factures d’un périmètre organisationnel, managérial ou par centre de coût. Elle apporte une meilleure visibilité sur les dépenses effectuées, un contrôle budgétaire renforcé et une prise de décision facilitée. Précision : cette permission est uniquement en lecture seule. |
| Approuver ou refuser les demandes liées aux achats |
Cette permission permet d’approuver ou refuser les demandes d’achats. Les demandes de mise en paiement sont gérées de manière implicite dans le circuit d'approbation. Le droit d’approuver ou refuser s’applique uniquement au périmètre défini dans le circuit d’approbation. Ce circuit peut être configuré selon une logique managériale ou organisationnelle. |
| Contrôler les factures |
Cette permission permet d’ajouter et de comptabiliser des factures dans la boîte de réception de l’ensemble de l’organisation. Elle permet d'intervenir sur les factures et les achats à la place d'un acheteur (ex : clôturer une demande d'achat ou confirmer une facture). En complément, elle permet également de créer et mettre à jour des fournisseurs. |
| Payer les factures | Cette permission permet de préparer et de générer le paiement des factures qui sont préalablement comptabilisées. |
| Configurer le logiciel |
Cette permission donne accès au module de paramétrage de Factures. Plus particulièrement, permet :
Précision : La création et mise à jour des fournisseurs est désormais comprise dans la permission "Contrôler les factures". |
Les paramétrages par défaut
Quatre principaux types de responsabilités sont identifiables dans Lucca Factures.
Voici ce que nous recommandons comme paramétrage pour démarrer :
Rôle : Acheteur
Rôle : Approbateur
Rôle : Comptable
Rôle : Administrateur