Vous pouvez importer manuellement vos factures fournisseurs dans la solution de plusieurs façons (voir cette fiche d'aide).
Pour simplifier et accélérer la collecte et l'import, une adresse email dédiée vous permet d'importer automatiquement vos factures dans l'outil. Grâce à cette adresse, vous pouvez ainsi gagner du temps en traitant automatiquement le flux entrant de factures.
Activer l'adresse email d'import
Avec les droits d'administrateur sur Lucca Factures, rendez-vous sur le module Paramétrage > Import par email, puis cliquez sur le bouton pour générer une adresse. Une adresse email sécurisée est générée et vous pouvez la copier pour la réutiliser facilement.
Utiliser l'adresse email de transfert
Vous pouvez utiliser cette adresse mail de plusieurs manières différentes :
- Transférer les emails contenant des factures à cette adresse, ou paramétrer un transfert automatique dans votre boîte mail.
- Communiquer cette adresse mail à vos fournisseurs afin qu'ils l'utilisent pour l'envoi de leurs factures.
Dans les deux cas, les factures en pièce jointe sont automatiquement importées dans la boîte de réception, et leurs données sont détectées pour faciliter leur contrôle par le service comptable.
FAQ
A quelle fréquence l'import est-il réalisé ?
L'import est réalisé en continu, au fur et à mesure du flux de factures. Un léger délai de quelques minutes est à prévoir entre le transfert ou l'envoi sur l'email et son apparition dans la boîte de réception de Lucca Factures.
Quels types de fichiers peut être importés via l'adresse email ?
Vous pouvez transférer les mêmes types qu'en import manuel dans la boîte de réception : les formats .pdf, ceux de la suite Microsoft Office ou LibreOffice, ainsi que les formats d'images compressés ou non, à l'exception de formats très spécifiques comme .jpg2000.
Suis-je informé si un fichier importé via l'email d'import avait déjà été importé manuellement ?
Il existe un système de détection de doublon dans Lucca Factures. Il remonte dans la boîte de réception des doublons sur une facture ou avoir à contrôler et un autre document à contrôler, ou une facture/avoir déjà contrôlé. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cette fiche d'aide.
Est-il possible de créer plusieurs adresses email d'import ?
Pour l'instant ce n'est pas possible, mais cela est en cours de réflexion, afin de pouvoir gérer des imports différenciés par unité légale par exemple.