Avant de commencer

Cette fiche d'aide vous permettra de comprendre la mise à jour du barème de remboursement des indemnités kilométriques dans Lucca. Vous y découvrirez :

• les actions à réaliser selon le cas de figure (barème officiel ou barème personnalisé),
• la régularisation rétroactive des indemnités kilométriques effectuées depuis le 1er janvier par Lucca,
• les cas spécifiques de revalorisation, de changement de tranche et de véhicule.

✨ Ce qui change en 2025

• Mise à jour des barèmes : les montants remboursés par kilomètre ont été réévalués selon le tableau suivant :

• Véhicules électriques : la majoration de 20% est toujours appliquée, comme en 2024.
• Mise à jour rétroactive : toutes les déclarations effectuées depuis le 1er janvier 2025 doivent être régularisées.

📃 Actions à mener sur Lucca

✅ Si vous utilisez le barème officiel

Aucune action n'est requise de votre part. Lucca applique automatiquement la mise à jour dès sa publication au Journal Officiel.

Pour choisir le barème à appliquer, dans le menu "Configuration des frais", section "Types de véhicule", saisissez l'un des champs ci-dessous :

• "voiture"
• "voiture-electrique"
• "voiture-fonction-publique"
• "moto"
• "moto-electrique"
• "vélomoteur"

⚠️ Si vous utilisez un barème personnalisé

Vous devez mettre à jour manuellement votre barème dans Lucca Notes de frais.

• Consultez notre fiche d'aide pour modifier votre barème personnalisé
• Besoin d'assistance ? Contactez notre support.

🔄 Régularisation automatique des déclarations réalisées depuis le 1er janvier

Toutes les déclarations d'indemnités kilométriques effectuées depuis le 1er janvier seront automatiquement ajustées selon le nouveau barème. Une régularisation avec effet rétroactif sera appliquée. Le montant remboursé aux salariés sera alors ajusté en fonction des nouveaux barèmes. Lucca s'occupe de tout.

📊 3 cas de régularisation automatique

1️⃣ Régularisation du montant dû au collaborateur après mise à jour du barème officiel 

Lucca régularise automatiquement la situation du collaborateur lors de la 1ere déclaration d'indemnités kilométriques réalisée après la mise à jour du barème officiel.

Lucca reprend à cette occasion le nombre total de kilomètres déclarés depuis le 1er janvier, calcule le montant dû au collaborateur selon le nouveau barème et ajoute la différence au remboursement de cette 1ere déclaration.

2️⃣ Passage à une tranche kilométrique supérieure

Les indemnités kilométriques sont calculées par tranche (ex : 0-5000 km, 5001-20 000 km).

Si un collaborateur dépasse 5 000 km dans l'année, la nouvelle tranche s'applique automatiquement à l'ensemble de ses kilomètres.

Exemple :

• • Il a roulé 4 314 km de janvier à mars → remboursement sur l'ancienne tranche.
  • Il effectue ensuite un trajet de 775 km. Son total annuel devient 5 089 km, et la nouvelle tranche s'applique rétroactivement sur tous ses kilomètres.

3️⃣ Changement de véhicule avec une puissance fiscale différente

Si un collaborateur change de véhicule en cours d'année, le compteur de kilomètres repart à zéro pour le calcul des tranches.

• Les kilomètres parcourus avec l'ancien véhicule restent comptabilisés pour le plafond annuel global, mais le calcul des tranches est distinct pour chaque véhicule.
• Exemple :
  • Il a roulé 6 000 km avec un véhicule de 5 CV, donc il était sur la deuxième tranche du barème.
  • Il change pour une voiture de 6 CV → un nouveau calcul démarre à 0 km, et il bénéficie à nouveau du tarif de la première tranche.

⚠️ Rappel : Les frais de péage et de parking ne sont pas inclus dans l'indemnité kilométrique et doivent être déclarés séparément avec justificatif.