Dans Lucca Frais professionnels, la liste des catégories de frais affichée au niveau d'une dépense n'est pas paramétrable, ce qui permet notamment une meilleure sélection automatique de la catégorie grâce aux données du scan intelligent (lecture automatique du justificatif) et du canal bancaire dans le cas d'une dépense réglée avec une carte Frais professionnels.
En revanche, l'absence de personnalisation de cette liste peut être limitante dans le cas où vous souhaiteriez distinguer plusieurs typologies de frais au sein d'une même catégorie.
Les champs personnalisés vous permettent ainsi de demander à vos collaborateur davantage de précisions sur un frais, en fonction de vos besoins propres, que vous pourrez ensuite exploiter dans votre processus de gestion.
Les champs personnalisés sont constitués d'une liste déroulante de valeurs, que vous aurez paramétrée en amont en fonction de vos besoins.
Choisir entre axe analytique et champ personnalisé
Ces deux concepts sont relativement proches. En effet, dans les deux cas, il s'agira de demander à vos utilisateurs de choisir une option parmi une liste déroulante de valeurs.
Les axes analytiques doivent être utilisés pour collecter de la donnée vous permettant d'analyser les dépenses de votre société. Ils sont partagés avec d'autres produits Lucca, et sont maintenus de manière centralisée via la roue crantée (voir la fiche d'aide dédiée).
Les champs personnalisés doivent être utilisés dans le contexte des frais professionnels uniquement, et ont vocation à venir préciser le contexte d'un frais. Ce contexte vous permettra notamment de mieux comprendre les circonstances liées au frais, et pourra également être exploité dans votre processus de gestion, notamment la politique de frais.
Ajouter un champ personnalisé
L'ajout d'un champ personnalisé se fait depuis la rubrique "Paramétrage" > "Champs personnalisés", puis en cliquant sur le bouton "Ajouter un champ personnalisé".
Un formulaire s'affichera alors et vous permettra de paramétrer le champ personnalisé.
Vous aurez notamment la possibilité :
- D'ajouter un nom pour votre champ personnalisé.
- De déterminer si ce champ devra être complété obligatoirement ou non pour que la dépense puisse être déclarée.
- De sélectionner la liste des catégories de frais sur lesquelles le champ sera visible.
- D'ajouter une liste de valeurs possibles pour votre champ. Ces valeurs sont composées d'un libellé (visible par vos collaborateurs), et d'un code qui pourra ensuite être exporté à des fins de suivi.
Vous serez ensuite redirigé vers la vue précédente, où vous pourrez ensuite visualiser la liste de vos champs personnalisés.
Gérer ses champs personnalisés
Depuis la liste des champs personnalisés, vous avez la possibilité d'activer ou désactiver un champ à tout moment via le bouton "..." situé en bout de ligne, ainsi que de visualiser l'ensemble des champs désactivés grâce à la case à cocher "Afficher les champs désactivés".
Un champ personnalisé peut être activé à nouveau via une action similaire.
Il est également possible de modifier un champ personnalisé en cliquant sur ce dernier. Vous aurez ainsi accès à un formulaire d'édition, vous permettant de modifier l'intégralité des données paramétrées à la création du champ. En particulier, vous pourrez ainsi maintenir à jour la liste des valeurs disponibles pour ce champ, avec encore une fois la possibilité de désactiver des valeurs obsolètes.
Visibilité du champ dans le formulaire de la dépense
Une fois ajouté, le champ sera visible dans le formulaire de la dépense, en dessous des informations propres au frais.