Dans Lucca Frais professionnels, le concept de nature de frais n'a qu'une vocation comptable et n'est visible qu'à l'étape du contrôle. L'utilisateur, lors de la saisie de sa dépense, ne verra s'afficher que la catégorie de frais associée à sa dépense et c'est la nature paramétrée par défaut qui s'affichera au contrôle. Au moment du contrôle, le comptable pour choisir d'imputer la dépense sur une autre nature. Pour en savoir plus, rendez-vous sur cette fiche d'aide.
Afin d'offrir une finesse en termes de comptabilisation des charges, il est possible de créer plusieurs types de natures dans chaque catégorie de frais. Ces natures sont ensuite reliées à des codes comptables dans Lucca Assistant Comptabilité.
Ajout d'une nature
La gestion des natures s'effectue depuis la rubrique "Paramétrage" > "Natures".
Il est possible de créer une nouvelle nature via le bouton "Ajouter une nature". Deux informations sont nécessaires pour la création :
- Le nom d'affichage, qui permettra de sélectionner la nature au niveau de la dépense. Pour rappel, la nature n'est visible que pour le contrôleur, à l'étape du contrôle.
- La catégorie de frais, permettant d'organiser vos natures et d'avoir une présélection de la bonne nature en fonction des informations saisies par le collaborateur.
Une fois créée, s'il s'agit de la seule nature d'une catégorie, cette dernière sera automatiquement affectée en "Nature par défaut".
Le concept de nature par défaut
La nature par défaut sera celle automatiquement sélectionnée au sein d'une catégorie dès lors que l'utilisateur sélectionnera cette catégorie pour sa dépense. Ainsi, dans le cas où une seule nature est présente dans une catégorie, elle sera forcément la "nature par défaut".
D'autres actions sont possibles sur les natures qui ne sont pas des "natures par défaut". Il est en effet possible :
- De les basculer en "nature par défaut". L'autre nature précédemment sélectionnée comme "nature par défaut" ne sera ainsi plus la "nature par défaut" de la catégorie.
- De les désactiver. Elles ne seront alors plus sélectionnables dans une dépense, mais pourront être visualisées via le bouton "Afficher les natures désactivées" situé en haut de la liste des natures.
Il est également possible de basculer une nature d'une catégorie à une autre en cliquant sur la nature, et en changeant sa catégorie. Cette action n'est également possible que sur les natures qui ne sont pas des "natures par défaut".
Il existe d'autres règles concernant les natures :
- Si un utilisateur sélectionne une catégorie pour laquelle il n'existe pas de nature, alors c'est la nature par défaut de la catégorie "Divers" qui sera sélectionnée automatiquement.
- Une nature par défaut ne peut pas être désactivée.
- Il est possible de basculer une nature d'une catégorie à une autre en cliquant sur la nature, et en changeant sa catégorie. Cette action n'est également possible que sur les natures qui ne sont pas des "natures par défaut".
- Une nature désactivée n'est plus sélectionnable au niveau d'une dépense à l'étape de contrôle, mais continue d'être utilisée par les précédentes dépenses qui l'utilisaient auparavant.