Avant de commencer
Un plan de formation permet de regrouper et de planifier plusieurs actions de formation sur une période donnée et d'y associer un budget.
Créer un plan de formation
La création et l'administration des plans de formation est accessible grâce à la permission "Administrer Poplee Formation".
Pour créer un nouveau plan, cliquez sur "Ajouter un plan".
Vous pourrez saisir votre budget ainsi que les financements de votre plan à l'étape suivante. Pour en savoir plus sur la gestion du budget, rendez vous dans cette section du centre d'aide.
Vous pourrez également saisir de premières sessions de formation. Une session étant une période de formation planifiée dans le temps, organisée pour un ou plusieurs collaborateurs, pour une formation et un organisme donnés. Plus d'informations sur la création de sessions dans cette fiche d'aide.
Archiver ou supprimer un plan de formation
L'archivage d'un plan est possible uniquement si toutes ses sessions sont clôturées et qu'il ne contient aucune demande acceptée en attente d'inscription.
Si vous avez créé un plan par erreur et que vous ne souhaitez plus qu'il apparaisse dans la liste des plans en cours ou archivés, vous pouvez le supprimer. La suppression d'un plan est possible uniquement s'il ne contient aucune session et aucune demande acceptée.
Pour aller plus loin
Vous pouvez restreindre la consultation et l'administration des plans de formation entre administrateurs. La restriction des droits d'accès est pertinente si vous désirez instaurer plus de confidentialité entre les plans, notamment pour des raisons budgétaires.
Pour y parvenir, vous devez vous appuyer sur ces deux paramètres :
- Les établissements rattachés à un plan (capture 1) ;
- Les rôles des utilisateurs (capture 2).
Pour en savoir plus sur les rôles, consultez la fiche d'aide sur l'administration des rôles.
Un utilisateur pourra consulter et administrer tous les plans qui contiennent les établissements de son rôle. L'administration des plans lui permet de créer des sessions pour ces plans.
Questions fréquentes
1°) Je ne peux pas archiver ou supprimer un plan car il contient des demandes acceptées. Comment faire ?
Se rendre dans l'onglet "Demandes" du plan et cliquer sur "Retirer du plan" dans les actions disponibles sur la demande.
Lorsque vous retirez une demande d'un plan, elle est ensuite visible dans l'onglet "Demandes à traiter". Les collaborateurs et leurs managers ne sont pas notifiés lorsque vous effectuez cette action.
2°) Je ne peux pas supprimer un plan car il contient des sessions. Comment faire ?
Si votre plan contient des sessions terminées et/ou clôturées vous ne pouvez pas les supprimer, vous devez archiver le plan. En revanche, si votre plan contient des sessions brouillons ou à démarrer, vous pouvez les supprimer :
- Si la session est au statut "brouillon", cliquer sur "Supprimer la session" :
- Si la session a été ouverte*, cliquer sur "Passer en brouillon" puis supprimer la session :
*si la session était ouverte et contenait des inscrits, vous devrez d'abord les désinscrire avant de pouvoir la passer en brouillon
3°) Lorsqu'un plan a été archivé, est-il possible de le repasser dans les plans en cours ?
Non, l'archivage d'un plan est définitif.
4°) Pourquoi je ne peux pas modifier un plan de formation auquel j'ai accès ?
Pour modifier un plan (budget, financements, titre, etc), il faut avoir le droit de gérer tous les établissements rattachés à ce plan. Vous devez vous tourner vers un administrateur ayant le droit de gérer tous les établissements rattachés à ce plan pour effectuer des modifications.