Cette fiche d'aide s'adresse aux comptables de Lucca Factures. Son objectif est de vous expliquer les différentes étapes à réaliser dans le traitement d'une facture jusqu'à sa comptabilisation.
Ce module contient toutes les factures transmises par les acheteurs ou réceptionnées par vos soins. Pour plus de détails sur l'ajout et transmission des factures, vous pouvez consulter cet article.
Traiter une facture
Lorsqu’une facture est réceptionnée, Lucca Factures requiert le contrôle et la vérification des certaines informations séparées en 2 sections :
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Section 1 : Les prérequis d'une facture
Répertorie les informations concernant le type du document, le fournisseur et le responsable de l’achat. -
Section 2 : Les détails de la facture
Répertorie les informations générales de la facture, les montants et la ventilation par nature et centres de coût.
Les prérequis d'une facture
Dans cette section, veuillez vérifier les informations concernant le type du document, le fournisseur et responsable de l'achat.
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Le type du document est identifié automatiquement par l’OCR (outil de reconnaissance de caractères) quand le fichier est importé. Vous pouvez le modifier à tout moment si besoin.
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Le fournisseur lui aussi est identifié par l'OCR.
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Si le fournisseur est référencé dans Lucca Factures, il est identifié automatiquement.
- Si le fournisseur est identifié automatiquement mais il n’existe pas dans la base données, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton "Créer un nouveau fournisseur".
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Le responsable de l'achat : Vous pouvez indiquer manuellement l’acheteur responsable de cette facture depuis la liste des collaborateurs de votre société.
Le traitement d’une facture peut se réaliser de deux façons différentes :
Traiter une facture avec demande d'achat
Si vous avez recours à des demandes d’engagement de dépenses, rapprocher une facture à une demande d’achat permet de vous assurer que le montant facturé cadre avec le montant engagé.
Lucca Factures propose le meilleur achat auquel rattacher la facture : l'achat le plus proche est automatiquement suggéré. Si l'achat suggéré correspond à la facture, vous pouvez l'associer.
Dans le cas où une facture est rattachée à une demande d'achat, tous les éléments cités dans la section : prérequis de la facture seront préremplies automatiquement.
- Si aucun achat n’est suggéré ou si l’achat suggéré ne correspond pas à la facture, vous pouvez accéder à la liste des achats en cours en refusant l'association et en cliquant sur “Rechercher".
- Si aucun achat a été réalisé au préalable, vous pouvez créer un achat via le bouton “Créer un achat”. La facture y sera automatiquement rattachée et certains éléments seront préremplis grâce aux informations de la facture.
Traiter une facture sans demande d'achat
Si vous n'utilisez pas le module de demandes d'achat, vous pouvez simplement traiter la facture sans la rattacher à un achat existant. Pour ce faire, les éléments cités dans la section : prérequis de la facture devront être saisis manuellement.
Tout au long de cette fiche d’aide, nous allons vous présenter les différences à tenir en compte dans les deux scénarios de traitement possible.
Les détails de la facture
Dans cette section, vous pouvez contrôler toutes les informations lues automatiquement de la facture. Si vous voulez contrôler les informations ou en modifier, cliquez sur le bouton "Modifier".
Les informations générales de la facture :
Dans cet encart, vous pouvez contrôler le numéro du document, la date de pièce, ainsi que les informations concernant l'établissement, la nature et le centre de coût.
Vous pouvez également ajouter un libellé de suivi comptable, qui vous permettra de retrouver les informations saisies dans ce champ directement en comptabilité, si votre export est paramétré pour utiliser cette donnée.
Les montants et devises :
Lors de la réception d’une facture, l’OCR identifie : la devise, montant HT, taux et montants de TVA. Vous pouvez modifier ces informations à tout moment si besoin.
Important : Si vous supprimez tous les taux de TVA, alors la totalité du montant HT sera considérée comme non assujettie.
Les imputations analytiques :
Vous retrouvez dans cette section les axes analytiques configurés sur Lucca Factures.
- Si la facture à traiter est liée à un achat existant, les axes analytiques sont récupérés de l'achat rattachés et ils peuvent être mis à jour.
- Si la facture est traitée sans achat, alors vous pouvez directement saisir les axes analytiques dans les champs dédiés.
Pour plus de détails sur l'ajout et transmission des factures, vous pouvez consulter cet article.
La ventilation de la facture :
Une ventilation par défaut est proposée sur la base de la nature et du centre de coût identifié. Dans le traitement d’une facture, ce module est accessible via le bouton “Modifier”. Il vous permet d'éclater une facture sur plusieurs lignes.
Pour chaque ligne, vous pouvez définir sa nature ainsi qu'une ventilation analytique. Pour en savoir plus sur la ventilation, consulter cet article.
Les informations du paiement :
Pour chaque facture, vous pouvez définir le moyen de paiement attendu par chaque fournisseur. Cette information sera identifiée et préremplie grâce à l'OCR. Lucca Factures propose les moyen de paiement suivants :
- Virement
- Prélèvement
- Chèque
- Carte physique
- Carte à usage unique (Si utilisation de Lucca Moyens de paiement).
Comptabiliser une facture
Une fois les opérations de contrôle réalisées vous pouvez comptabiliser la facture en cliquant sur le bouton “Comptabiliser”. Ce bouton n’est pas cliquable si des champs sont manquants ou si des erreurs ont été identifiées.
Toutes les factures comptabilisées peuvent être retrouvées dans les module “Toutes les factures”.
Rejeter une facture
Vous avez la possibilité de rejeter une facture à tout moment si elle est incomplète ou comporte des erreurs.
Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l'icône "poubelle" en haut du traitement de la facture puis sélectionner le motif du rejet.