Lucca Factures vous permet de gérer un référentiel de fournisseurs, dans lequel leurs informations sont enregistrées (identifications, RIB, contacts, ...). La gestion des fournisseurs s'effectue via le module Paramétrage > Fournisseurs.
La création d'un fournisseur peut se réaliser de trois manières différentes :
- Depuis l’onglet paramétrage.
- Depuis le traitement d’une facture.
- Depuis l'approbation d'une demande d'achat.
Ajouter un nouveau fournisseur
Ajouter un nouveau fournisseur depuis l’onglet paramétrage
Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur "Ajouter un fournisseur" et renseignez le formulaire détaillé ci-dessous :
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Identification :
Permet de saisir les informations essentielles concernant le fournisseur (nom, pays, numéro d’identification). -
Associer une nature ou un moyen de paiement par défaut :
Permet de définir une nature ou un moyen de paiement spécifique par défaut à chaque fournisseur. Cela permettra d'automatiser le contrôle des factures et limiter le risque d'erreur sur la saisie des demandes d'achat. -
Paiement :
Les coordonnées bancaires de votre fournisseur doivent être indiquées si vous souhaitez effectuer le paiement de vos factures via un fichier SEPA. Pour cela, vous aurez besoin de fournir l'IBAN, le BIC et le délai de paiement en jours. -
Contacts :
Pour chaque fournisseur, il est possible de désigner un ou plusieurs contacts. Pour créer un contact, cliquez sur Ajouter un contact et renseignez le formulaire demandé.
Ajouter un nouveau fournisseur depuis le traitement d’une facture
Il arrive que certaines factures soient reçues pour des fournisseurs non référencés dans la base de données. Dans ce cas, vous pouvez créer vos fournisseurs directement lors du traitement d’une facture, sans avoir à vous rendre dans le module dédié.
Pour cela :
- Sélectionnez la facture concernée.
- Choisissez un fournisseur dans la liste (si votre fournisseur n'existe pas, Lucca Factures vous proposera de le créer).
- Renseignez le formulaire de création d’un fournisseur.
Pour information : les informations sont préremplies avec les données contenues sur la facture.
Créer un nouveau fournisseur depuis l’approbation d’une demande d’achat
Lorsqu’un acheteur crée une demande d’achat, il doit désigner un fournisseur.
Si le fournisseur n'apparaît pas dans la liste, l’acheteur peut l’ajouter manuellement. Dans ce cas, le fournisseur ne sera pas référencé dans le référentiel tant que la demande d’achat n’aura pas été approuvée et vérifiée.
Pour référencer un fournisseur, deux alternatives s'offrent à vous :
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Sélectionner un fournisseur existant
Les acheteurs ne connaissent souvent pas le nom exact des fournisseurs et peuvent indiquer un nom temporaire. Vous pourrez associer ce fournisseur proposé à un fournisseur existant.
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Créer un nouveau fournisseur
Si le fournisseur indiqué n’existe pas dans la base de données, vous pouvez le créer en renseignant ce formulaire.
Désactiver un fournisseur
Si vous souhaitez déréférencer un fournisseur avec lequel vous ne travaillez plus, vous pouvez à tout moment le désactiver.
Lorsque vous désactivez un fournisseur, celui-ci ne sera plus visible lors de la création d’une demande d’achat ou du traitement d’une nouvelle facture.
Malgré sa désactivation, l'historique des achats précédents avec ce fournisseur restera accessible à tout moment.