Un processus d'approbation de la mise en paiement d'une facture peut être mis en place dans Lucca Factures via la configuration d'un circuit d'approbation par un administrateur de la solution. Le pas à pas pour paramétrer ce circuit est détaillé dans cette fiche d'aide.
Déclenchement du circuit d'approbation
Le circuit d'approbation de la mise en paiement d'une facture permet de solliciter un ou plusieurs approbateurs pour valider la mise en paiement d'une facture. Ce circuit se déclenche automatiquement après la confirmation de la facture par l'acheteur. Il peut aussi peut être lancé manuellement par un comptable de 2 manières :
- depuis une facture en particulier (depuis le module "Toutes les factures" ou "Paiement") : dans l'avancement de la facture, le bouton "Faire approuver la mise en paiement" lance le circuit d'approbation de la facture, même si celle-ci n'a pas encore été confirmée par l'acheteur.
La mise en paiement sera lancera uniquement si le circuit est configuré dans Lucca Factures.
- depuis l'interface de paiement des factures, via le bouton d'actions complémentaires en bas de page. Ce bouton a le même effet que l'option précédente.
De la même manière, il est possible d'annuler une demande d'approbation de mise en paiement. L'option est accessible via l'affichage de la facture. Cela a pour effet de ne plus solliciter les approbateurs pour la facture : la demande à approuver disparaîtra de leur interface d'approbation.
Approbation d'une facture pour paiement
Un approbateur dans le circuit d'approbation est notifié par mail quand il doit intervenir sur une facture.
La liste des demande à approuver est accessible depuis le module "Approbation".
Les factures sont présentées par ordre de réception de la demande d'approbation. Les factures avec les dates d'échéance proches (moins de 7 jours) ou dépassées sont indiquées en orange.
Il est possible de consulter le détail des informations de la facture ou d'accéder au fil de discussion sur la facture en cliquant sur le bouton "Consulter le détail".
Une facture peut être soit :
- Approuvée pour paiement : dans ce cas l'approbateur indique qu'il accepte la mise en paiement de la facture. La demande est ensuite transmise aux approbateurs suivants.
- Suspendue pour paiement : dans ce cas l'approbateur indique qu'il ne souhaite pas que la facture soit payée tout de suite. Il doit renseigner un motif de suspension. La facture est alors indiquée comme "suspendue" dans les suivi des factures de l'acheteur responsable de la facture et du service comptable. Les autres approbateurs potentiels ne sont pas sollicités.