Les fonctionnalités de génération de documents en masse et de signature en masse sont en train d'être déployées progressivement sur notre parc clients.

Avant de commencer

La fonctionnalité de signature en masse vous permet d’envoyer un document pour signature à plusieurs de vos collaborateurs.

Le document envoyé pour signature peut être identique pour tout le monde. Mais il peut également être personnalisé au préalable, pour chaque collaborateur, grâce à notre module de génération de documents.

Principes généraux

La signature en masse d'un document se décompose en plusieurs étapes :

Le choix du document
La sélection du ou des collaborateurs qui doivent signer ce document
Le choix de la langue des mails
Le choix du nom de la demande
L'envoi des demandes de signature

Prérequis

Afin d'envoyer un document pour signature pour un ou plusieurs collaborateurs, ce prérequis est nécessaire :

Avoir accès à l'entrée "Signature électronique". Cette entrée est liée à la permission "Envoyer une demande de signature à".

Comment faire signer en masse pour plusieurs collaborateurs ?

Le document est strictement identique pour tous les collaborateurs

Si vous souhaitez envoyer un document qui n’est pas personnalisé avec les données des collaborateurs, rendez-vous sur l’entrée “Signature électronique” et cliquez sur le bouton “Demander une signature en masse”.

Choix du document

Importez depuis votre ordinateur le document que vous souhaitez envoyer pour signature.

Dans cette première version, il est seulement possible d’envoyer un seul document pour signature.

Sélection des collaborateurs concernés

Sélectionnez les collaborateurs concernés par le document préalablement importés. Des filtres permettent d’affiner la recherche.

Dans cette première version, chaque demande de signature ne pourra compter qu’un seul signataire : il s’agira obligatoirement du collaborateur concerné par le document.

Exemple : je souhaite envoyer un même document pour signature à la fois à Julie Bateau et à Augustin Bouvet. Julie Bateau sera seule signataire de son document, et Augustin Bouvet sera seul signataire de son document.

Nous prévoyons déjà l’ajout de signataires supplémentaires et l’ajout d’approbateur.

Le document est personnalisé pour chaque collaborateur

Si vous souhaitez envoyer un document personnalisé avec les données des collaborateurs, générez-les dans un premier temps depuis le module de génération de documents. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cette fiche d’aide.

Au survol d’une ligne du tableau de suivi des générations de documents, vous pouvez envoyer pour signature des documents générés. Cela vous redirigera vers le module de signature électronique.

Les documents seront automatiquement importés dans le module, tout comme les collaborateurs concernés. Les collaborateurs pour lesquels un document a été généré seront les signataires de leur document.

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Enregistrement automatique du document signé

Une fois les collaborateurs concernés choisis, vous pouvez décider d’enregistrer automatiquement le document signé dans une donnée du dossier RH.

Cochez la case "Rattachez le document à leur dossier RH une fois signé" et sélectionnez une donnée de type fichier.

Envoi des demandes

Après avoir choisi la langue des mails envoyés, et l’éventuel nom de la demande de signature, vous pouvez envoyer les demandes. Selon le nombre de demandes que vous envoyez, les mails peuvent mettre jusqu’à plusieurs minutes avant d’arriver dans la boîte mail de vos collaborateurs.

Pour les signatures en masse, nous avons volontairement désactivé les mails que le demandeur reçoit en temps normal lorsqu’une demande est terminée ou refusée. Cela pour éviter de surcharger sa boîte mail.

Signature en masse