Avant de commencer
La fonctionnalité de génération de documents vous permet de produire des documents automatiquement complétés avec les informations issues des dossiers RH de vos collaborateurs.
Vous pourrez ainsi générer tout type de documents tels que les contrats de travail, les avenants, les attestations de déplacement, etc.
Principes généraux
La génération d'un document se décompose en plusieurs étapes :
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Le choix du modèle de document
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La sélection du ou des collaborateurs pour lesquels vous souhaitez générer un document
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L’analyse et la vérification des données dans le dossier RH des collaborateurs choisis
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Le contrôle des documents préremplis
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L'envoi pour signature
Prérequis
Afin de générer un document pour un ou plusieurs collaborateurs, ces prérequis sont nécessaires :
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Avoir accès à l'entrée "Génération de documents". Cette entrée est liée à la permission "Générer des documents et gérer les modèles"
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Un document pourra être généré uniquement si vous avez le droit de consulter et modifier toutes les données référencées dans le modèle. À titre d'exemple, si le modèle référence la date de début de contrat du collaborateur, mais que vous n'avez pas le droit de consulter/modifier cette date dans son dossier RH, la prévisualisation et la génération du document seront impossibles
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Les données présentes dans le document doivent au préalable être renseignées dans le dossier RH mais il est possible de forcer l'envoi du document si ce n'est pas le cas
Comment générer un document pour un collaborateur ?
Choix du modèle
Choisissez le modèle de document que vous souhaitez générer, parmi tous ceux qui existent dans votre bibliothèque de modèles. Vous aurez ensuite un aperçu du modèle, pour vérifier qu’il s’agit bien du modèle souhaité.
Sélection de la population
Sélectionnez le ou les collaborateurs pour lesquels vous souhaitez générer le modèle de document préalablement choisi. Des filtres permettent d’affiner la recherche.
Analyse et vérification du document
Le module va vérifier si les données contenues dans le modèle de document sont bien remplies dans les dossiers RH des collaborateurs sélectionnés.
Pour que vous puissiez compléter les données manquantes, l’interface vous indique les collaborateurs et les données concernés.
Une fois complétées, appuyer sur le bouton “Actualiser” pour mettre à jour la liste des données manquantes.
Si toutes les données ont été remplies, vous pourrez passer à l’étape suivante.
Prévisualisation des documents remplis
Avant de générer les documents, vous pouvez vérifier qu’ils ont bien été complétés avec les données de vos collaborateurs.
Un menu déroulant vous permet d’accéder à l’aperçu de chaque document.
Génération des documents
Après avoir cliqué sur le bouton pour générer les documents, un écran de chargement apparaît. Selon le nombre de documents que vous générez, la durée de la génération peut varier entre quelques secondes à plusieurs minutes. Une fois les documents générés, vous pouvez les envoyer pour signature ou revenir vers le tableau de suivi.
Téléchargement des fichiers
En cliquant sur une ligne du tableau de suivi des générations de document, une fenêtre s’ouvre et liste les collaborateurs concernés par cette génération de documents et le document qui leur est associé. Vous pouvez télécharger chacun des documents générés.
En attendant cette évolution, un contournement existe : générez un modèle de document rattaché à une donnée du dossier RH, puis faites un rapport sur la donnée en question pour récupérer tous les documents dans un fichier ZIP.
Envoi pour signature
En survolant une génération de documents sur le tableau de suivi, vous pourrez cliquer sur le bouton "Envoyer pour signature". Cela importera automatiquement les documents générés dans le module de signature, prêts à être envoyés.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cette fiche d'aide.
Enregistrer automatiquement les documents générés
À sa création, un modèle de document peut être rattaché à une donnée du dossier RH de type fichier. Ce paramètre implique qu'à la génération d'un document, ce dernier viendra automatiquement s'enregistrer dans le dossier RH des collaborateurs pour lesquels des documents ont été générés.