Description
Le connecteur Google Worksapce permet de synchroniser les utilisateurs créés ou modifiés dans Lucca vers l'annuaire (Directory) Google Workspace.
Solution concernée : Fiche utilisateur
Type d'intégration : API
Sens de l'intégration : Lucca → Google Workspace
Fréquence de l'intégration : À chaque fois qu'un collaborateur est créé ou modifié (départs inclus)
Mise en place de l’intégration : Self-service
Données synchronisées
À la création ou la modification d'un collaborateur
En cas de création ou de modification d'un collaborateur, les informations suivantes sont envoyées vers l'annuaire Google Workspace :
- Nom
- Prénom
- Mail professionnel
Attention : le mail professionnel indiqué dans Lucca doit absolument être renseigné avec le (ou les) nom(s) de domaine attendu(s) par Google Workspace.
Il est possible d'utiliser l'outil de génération automatique d'adresses email professionnelles dans Lucca pour vous aider dans cette tâche.
Au départ d'un collaborateur
Lorsqu'une date de fin de contrat est renseignée pour un collaborateur dans Lucca, et qu'elle n'est pas suivie d'un nouveau contrat, le collaborateur est supprimé à 00:00 J+1 (fuseau horaire de Paris) de sa date de fin de contrat dans Google. Par exemple, si le contrat d'un collaborateur s'achève le 19/10/2023 dans Lucca, son compte sera supprimé le 20/10/2023 à 00:00 UTC+02:00.
Si vous préférez désactiver le compte du salarié ("suspend"), cela est également possible. Un paramètre est disponible dans le paramétrage du connecteur Google Workspace. En désactivant ce paramètre de suppression, qui est le comportement par défaut, l'utilisateur sera désactivé à la date de fin de contrat Lucca, s'il n'y a pas de contrat suivant celui qui se termine.
Installation
1. Google Workspace : Récupérer le customer ID (ou numéro client) de votre environnement
Connectez-vous à votre environnement Google Workspace, en Super Administrateur, afin de mettre la main sur votre customer ID.
Menu
Compte
Paramètres du compte
Profil. (Menu
Account
Account settings
Profile.)
2. Lucca : Installer le connecteur
Prérequis : avoir les droits pour accéder au module intégration (roue crantée -> Autres paramètres -> Intégrations). Si vous n'avez pas accès à ce module, il faut passer par l'administrateur des rôles au sein de votre société (qui pourra aller sur l'administration des rôles pour vous donner accès au module) ou par le support Lucca.
2.1 Ajouter le connecteur
Depuis le module de configuration des connecteurs, cliquez sur "Ajouter un connecteur" et sélectionnez "Google Workspace".
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2.2 Ajouter une configuration
Une configuration correspond à un ensemble de règles pour une liste d'établissements donnée. Cela vous permettra, par exemple :
- D'exclure un ou plusieurs établissements, qui n'ont pas vocation à être synchronisés
- D'avoir plusieurs configurations différentes si vous avez plusieurs environnements Google distincts en fonction des établissements.
Cliquez sur "Ajouter une configuration" et suivez les étapes d'installation.
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2.3 Paramètres généraux
Lors de cette première étape, vous pouvez préciser :
- Le nom de la configuration
- La liste des établissements concernés
- Le customer ID (numéro client) de votre environnement Google Workspace (cf point 1, "Récupérer le customer ID de votre environnement")
- Les adresses mails vers lesquelles les notifications en lien avec le connecteur seront utilisées
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2.4 Autorisations
Pour cette étape cliquez sur "Autoriser". Vous serez alors redirigé vers votre environnement Google. Il faut vous connecter avec votre compte Administrateur Google.
Depuis cet espace Google :
Si vous n'avez pas ajouté le connecteur Google Calendar avec Lucca :
- cliquez sur Ajouter (ou Add new) et renseignez les informations suivantes :
- ID client : 117250607868947123654
- Habilitation OAuth : https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user
Si vous avez déjà ajouté le connecteur Google Calendar avec Lucca :
- Identifiez le projet qui a pour ID "117250607868947123654"
- Cliquez sur Modifier (ou Edit)
- Ajoutez l'habilitation OAuth : https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user
Cliquez sur Autoriser.
Une fois la configuration de cette délégation dans Google, vous pouvez retourner sur Lucca, cocher la case "J'ai effectué toutes les étapes décrites ci-dessus et/ou dans la fiche d'aide" et cliquer sur Continuer.
2.5 Activation
Cette dernière étape valide la configuration du connecteur. Vous pouvez l'activer dès à présent en cliquant sur "Activer le connecteur", ou décider de l'activer à postériori.
Une fois ces étapes terminées, le connecteur est fonctionnel.
3. Lucca : constater les flux
Le module intégration intègre une page de logs. Cette page permettra de constater l'ensemble des évènements synchronisés.
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Notifications email
Roue crantée > Autres paramètres > Intégrations > Google Workspace Directory
Depuis l'interface de paramétrage d'une configuration, il est possible de renseigner des adresses email qui seront notifiées lorsque certains événements sont déclenchés par le connecteur :
- Lorsqu'un collaborateur est créé
- Lorsque le connecteur ne parvient pas à créer un collaborateur
- Lors de la suppression / désactivation d'un collaborateur sur le départ
- Lorsque le connecteur ne parvient pas à supprimer / désactiver un collaborateur sur le départ
Limites
Synchronisation des groupes
Le connecteur ne permet pas de gérer la synchronisation des groupes Google.