Pré-requis: Pour accéder au module d'import, vous devez avoir la permission nécessaire "Importer un planning". Vous pouvez l'ajouter dans la gestion des rôles et permissions.
Introduction
Pour éviter de saisir à la main un grand nombre de lieux de travail (télétravail, bureaux), Timmi Office vous permet d'importer en masse le planning de vos collaborateurs (dans le passé ou dans le futur).
Dans le module d'import, vous avez le choix entre deux types d'import:
- l'import par date: renseigne le planning des collaborateurs pour chaque date renseignée dans l'import. Exemple: Martin travaille le lundi 24 septembre, mardi 25 septembre et jeudi 27 septembre au bureau, le mercredi 26 septembre et vendredi 28 septembre en télétravail.
- l'import par semaine type: renseigne le planning des collaborateurs par jour de la semaine. Exemple: Martin travaille les lundis, mardis et jeudis au bureau et les mercredi, vendredi en télétravail pour les 6 prochains mois.
Découvrez les imports de planning en vidéo
Comment procéder:
- Choisir le type d'import: par date ou par semaine type
- Récupérer le modèle d'import
- Remplir les colonnes du fichier selon les informations fournies sur le format. Puis réimporter le fichier.
- Lancer l'analyse: le fichier sera analysé pour détecter les erreurs potentielles.
Import par dates
Format attendu
Voici les informations à remplir dans le fichier :
- login : identifiant Lucca de l'utilisateur
- firstName : Prénom de l'utilisateur
- lastName :Nom de l'utilisateur
- workLocationName : Nom du lieu de travail tel que défini dans les Paramètres > Lieux de travail (ex: télétravail, en déplacement, Bureau)
- areaName: Nom de la zone tel que défini dans les Paramètres - si vous avez découpé votre site en zone et que vous souhaitez assigné une zone au collaborateur,
- date: Date à remplir
- position: position sur la journée: toute la journée = FullDay; matin = FirstHalf; après-midi = SecondHalf
Exemple:
Martin Dupont travaille le lundi 24 septembre, mardi 25 septembre et jeudi 27 septembre au bureau "Paris" dans la zone "Commercial", et le mercredi 26 septembre et vendredi 28 septembre en télétravail.
Attention à ne pas supprimer la première ligne d'en tête de fichier.
Analyse du fichier
Une fois votre fichier déposé, vous pouvez lancer l'analyse du fichier. Tous les conflits et les erreurs potentielles seront remontées:
Vous pouvez choisir d'ignorer les erreurs ou de les corriger dans un nouveau fichier.
Les lignes avec alertes seront traités à l'étape suivante. Si des données sont en conflit avec des données déjà renseignée dans le planning, vous pouvez choisir de :
- Conserver toutes les données existantes: elles seront prioritaires sur les données de l'import
- Ecraser les données existantes: elles seront remplacées par les données de l'import
Une fois le fichier importé avec succès, les plannings sont remplis.
Import par semaine type
Format du fichier
L'import par semaine type remplit le planning des collaborateurs par jour pour une période donnée (1).
Plusieurs options sont possibles:
- Conserver toutes les données: Si des données sont déjà renseignées dans le planning, alors elles seront prioritaires sur les données de l'import
- Ecraser les données existantes: Si des données sont déjà renseignées dans le planning, alors elles seront remplacées par les données de l'import
- Remplacer seulement les données générées par import: Si des données ont déjà été importées dans le planning, alors elles seront remplacées par les données de ce nouvel import
Vous pouvez aussi choisir de sauvegarder les semaines types pour les collaborateurs. Ils pourront les retrouver et les modifier dans les Préférences
Voici les informations à remplir dans le fichier :
- login: identifiant Lucca de l'utilisateur
- firstName: Prénom de l'utilisateur
- lastName: Nom de l'utilisateur
- workLocationName : Nom du lieu de travail tel que défini dans les Paramètres > Lieux de travail (ex: télétravail, en déplacement, Bureau)
- areaName: Nom de la zone tel que défini dans les Paramètres - si vous avez découpé votre site en zone et que vous souhaitez assigné une zone au collaborateur,
- dayOfWeek: Jour de la semaine (en anglais) : Monday | Tuesday | ...
- position: position sur la journée: toute la journée = FullDay; matin = FirstHalf; après-midi = SecondHalf
Exemple: Martin Dupont travaille les lundis, mardis et jeudis au bureau "Paris "en zone "Commercial" et les mercredi, vendredi en télétravail pour les 6 prochains mois.
Attention à ne pas supprimer la première ligne d'en tête de fichier.
Analyse du fichier
Une fois votre fichier déposé, vous pouvez lancer l'analyse du fichier.
Toutes les erreurs potentielles seront remontées. Ces erreurs peuvent être : nom du lieu de travail erroné, mauvais identifiant pour un collaborateur, pas de zone affecté...
Vous pourrez choisir de les ignorer ou de les traiter en les corrigeant dans un nouveau fichier.
Une fois le fichier importé avec succès, les plannings sont remplis.