Le module d'import permet de mettre à jour en masse les éléments de rémunération fixes et variables des collaborateurs via l'import d'un fichier Excel. Dans Lucca Rémunération, vous vous rendez dans Paramètres > Import. 

Vous trouverez alors le mode d'emploi du module. 

Le format du fichier

Le fichier doit répondre à ces conditions : 

• format du fichier : Excel (.xls ou .xlsx) ou .csv (encodage UTF-8)
• une ligne d’entête contenant le nom des colonnes du fichier
• une ligne par collaborateur et par valeur de rémunération à importer
• les montants de rémunération doivent être importés “non reconstitués temps plein” pour les collaborateurs à temps partiel. Par exemple, si un collaborateur à temps partiel gagne 3 000€ par mois pour 80% de temps de travail, il convient d'importer le montant 3 000.

Il doit contenir 8 ou 9 colonnes : 

• La ou les colonnes identifiantes : soit le login, soit le couple matricule et établissement 
• Nom du collaborateur 
• Prénom du collaborateur 
• Nature de rémunération
• Date début de validité (de l'élément de paie)
• Date fin de validité (de l'élément de paie, les cellules peuvent être vide si l'élément n'a pas de date de fin de validité. En revanche, la colonne est obligatoire)
• Valeur (le montant mensuel ou la quantité, selon le paramétrage de la nature) 
• Commentaires (colonne facultative)

Le libellé de l'entête et les natures de rémunération peuvent avoir une orthographe différente dans le fichier et dans Lucca : vous corrigerez au moment d'importer le fichier. 

Le déroulé de l'import 

Etape 1 : Créer et importer un fichier 

Cliquez sur Nouvel import.

Vous pouvez créer votre fichier Excel à partir de zéro ou télécharger un modèle sur l'interface.

Cliquez sur Sélectionner un fichier et renseignez les établissements concernés. 

Etape 2 : Identifier les colonnes du fichier 

Cette étape permet d'assigner les colonnes de votre fichier aux données attendues dans Lucca. Le module fait une suggestion de correspondances que vous pouvez ajuster ou compléter si nécessaire.  

Etape 3 : Identifier les natures de rémunération 

De la même manière, cette étape permet de lier les natures de rémunération de votre fichier aux natures de rémunération de la base Lucca. Des listes déroulantes vous permettent de sélectionner la bonne nature dans Lucca. Vous pouvez également ignorer une nature si vous ne souhaitez pas l'inclure dans l'import.

Etape 4 : Vérifier les données à importer 

Cette dernière étape est un récapitulatif des données qui seront importées. 

Si le fichier ne comporte pas d'erreur, vous pouvez poursuivre et finaliser l'import. 

Si le fichier comporte des erreurs, des alertes rouges seront présentes. Vous avez deux options : 

• Poursuivre l'import : les lignes sans erreur seront importées, celles comportant des erreur seront alors ignorées
• Télécharger le fichier et corriger les erreurs  

Chaque erreur est accompagnée d'un message descriptif sur l'interface. Exemples :

Le format de la date n’est pas conforme au format déclaré au chargement du fichier (étape 1).  

Cette rémunération est en doublon avec une autre rémunération dans le fichier (lignes 1, 3). 

Nous ne trouvons pas de collaborateur qui correspond au couple matricule/établissement

Si vous téléchargez le fichier à corriger, les messages d'erreur sont repris en commentaires pour faciliter les modifications.

Une fois le fichier modifié, ré-importez le et finalisez l'opération. 

Une fois l'import terminé, vous aurez accès à l'historique des éléments importés.