Présentation du connecteur Silae via Lucca Assistant paie

Avant de commencer

Cette page présente l'intérêt et le fonctionnement du connecteur Silae avec Lucca. Elle s'adresse notamment aux cabinets gestionnaires de paie de nos clients qui souhaitent déployer cette connexion entre Lucca et Silae.

Qu'est-ce que le connecteur Lucca pour Silae ?

Grâce à la technologie "API" du logiciel Silae, Lucca a développé une application qui permet aux responsables RH de nos clients de :

contrôler les données de paie collectées à travers les différentes applications Lucca
transférer ces données en un clic dans leur dossier de paie Silae

Plus de ressaisie manuelle ou d'import de fichier, les données sont transmises de façon fluide et sécurisée du SIRH Lucca vers la paie Silae.

Attention : La transmission des données ne s'effectue que dans le sens Lucca vers Silae. Aucune donnée n'est transmise de Silae vers Lucca.

Comment ça marche concrètement ?

Le responsable RH se connecte chaque mois à Lucca et retrouve l'ensemble des données : nouveaux collaborateurs, données RH modifiées, absences de la période, nouvelles rémunérations fixes et éléments variables de paie (voir questions suivantes pour une liste exhaustive des données).

Le responsable RH contrôle ces données, s’il repère des erreurs il peut les modifier dans chacune des applications Lucca.

Quand il a fini son contrôle, le responsable RH les transmet en un clic à Silae.

Une fois toutes les données de la période transmises, le responsable RH clôture la préparation de sa paie dans Lucca Assistant paie (en général entre le 20 et le 25 de chaque mois). Le gestionnaire de paie est notifié par mail. Toute nouvelle donnée (absences, primes, etc.) qui serait saisie ou modifiée dans le mois après cette clôture apparaîtra dans les données à envoyer de la paie suivante.

Quelles sont les données transmises chaque mois de Lucca vers Silae ?

Selon les modules Lucca auxquels votre client a souscrit, trois types de données peuvent être transmis de Lucca vers Silae.

1. Les données "salariés" (module Socle RH)

Il s'agit des données des fiches des salariés de Silae (listes exhaustives des données transmises ci-dessous) . Le connecteur permet ainsi de :

- créer les nouveaux collaborateurs de Lucca vers Silae

- mettre à jour dans Silae les informations des collaborateurs existant modifiées dans Lucca

Nom de la donnée	Commentaires
Matricule	Généré automatiquement dans Lucca, garantissant ainsi qu'un même matricule ne puisse être attribué deux fois
Civilité
Nom usuel
Nom marital
Nom de naissance
Prénom
NIR	numéro de sécurité sociale
Situation familiale
Date de naissance
Département de naissance
Commune de naissance
Pays de naissance
Pays de nationalité
Numéro de voie	donnée d'adresse
bis, ter, etc	donnée d'adresse
Nom de la voie	donnée d'adresse
Complément d'adresse	donnée d'adresse
Code postal	donnée d'adresse
Ville	donnée d'adresse
Pays adresse	donnée d'adresse
Adresse mel perso
Adresse mel pro
IBAN
BIC
Date d'entrée correspond à la date de début du premier contrat dans Lucca
Date d'ancienneté
Titre de séjour type de titre de séjour
N° d'ordre numéro d'ordre du titre de séjour
Début validité date de début du titre de séjour
Fin validité date de fin du titre de séjour
Nombre de personnes à charge

Point de vigilance : Le connecteur ne transmet pas les données "Emplois" de la fiche Silae. Ces données devront être complétées dans Silae. Quand un nouveau collaborateur est créé (et uniquement dans ce cas) le connecteur transmet l'établissement du collaborateur et sa date d'entrée.

Pour aller plus loin :

2. Les absences de la période de paie (module Lucca Absences)

Il s'agit de toutes les absences validées pour le mois en cours, ainsi que les retards (absences des mois précédents qui n'ont pas encore été transmises en paie) et corrections (absences des mois précédents qui ont déjà été transmises en paie mais qui ont depuis été supprimées dans Lucca).

Arrêts de travail : Le connecteur ne transmet pas les absences de type "arrêt de travail" dans le cas d'une DSN évènementielle. Ces absences qui donnent lieu à une DSN devront être saisies directement dans Silae (ou la DSN). En revanche, pour les entreprises qui pratiquent la subrogation et qui s'affranchissent de l'envoi de la DSN événementielle, les absences de type arrêt de travail pourront être transmises par le connecteur en fin de mois.

3. Les éléments de rémunérations fixes et variables de paie (module Lucca Rémunération)

La transmission des rémunérations enregistrées dans Lucca Rémunération vers Silae s'effectue en 3 temps :

Affichage des rémunérations fixes de type Salaire de base, Avantage en nature, Primes fixes. Les primes fixes apparaitront systématiquement dans les éléments fixes de rémunération à transmettre. En revanche, les rémunérations fixes Salaire de Base ou Avantage en nature ne sont affichées que s'ils ont été ajoutées et/ou modifiées depuis la dernière synchronisation.
Affichage de tous les éléments variables de paie (EVP) pour le mois en cours. Il peut s'agir de variables de type heure (heures supplémentaires), de type prime, des acomptes, ou encore des variables de bas de bulletin (titres-restaurant, remboursement de frais)
Transmission de l'ensemble des éléments de rémunérations fixes et variables du mois vers Silae.

A chacune de ces étapes des contrôles permettent d'identifier et corriger les éventuelles anomalies avant la transmission en paie :

Liste des collaborateurs ayant un contrat actif sur le mois mais sans rémunération fixe valide sur la période,
Les corrections, suppressions ou ajouts d'éléments de rémunérations réalisés après la dernière transmission en paie.

En résumé, la transmission des rémunérations via le connecteur Silae permet de sécuriser les enregistrements tous les mois dans Silae :

du salaire de base mensuel
des avantages en nature (voiture, logement, Ntic, nourriture ou autres)
des montants des acomptes à déduire
des nombres d'heures supplémentaires
des montants des primes, du nombre de titres-restaurant.

Avant la première transmission des rémunérations fixes et variables entre Lucca et Silae, nous organisons une réunion tripartite avec le consultant Lucca, l'administrateur RH client et le gestionnaire de paie Silae pour déterminer ensemble les éléments de rémunérations à transmettre et pour chacun d'eux le type de données à envoyer (montant, quantité ou nombre d'heures) et les codes rubriques, intitulés colonnes et bulletins à envoyer en cohérence avec votre paramétrage de paie Silae.

Profil de prime : les profils de primes conventionnels ne sont actuellement pas supportés pas le connecteur Lucca pour Silae, au contraire des profils utilisateurs qui peuvent être employés.

Comment savoir quand la transmission des données est finie (clôture de la préparation de paie) ?

Une fois toutes les données de la période transmises, le responsable RH clôture la préparation de sa paie dans Lucca Assistant paie (en général entre le 20 et le 25 de chaque mois). Lucca Assistant paie permet de notifier par email le gestionnaire de paie lors de cette clôture. Le gestionnaire de paie peut même récupérer l'historique des données transmises si le responsable RH lui a donné accès à Lucca Assistant paie.

Peut-on vérifier chaque mois les données qui ont été transmises de Lucca vers Silae ?

Oui. Les responsables RH ont accès dans Lucca Assistant paie à un historique (fichiers excel) de toutes les données qui ont été transmises de Lucca vers Silae sur la période de paie.

Comment Lucca se connecte à Silae ?

Pour connecter le site Lucca d'un client à Silae, nous avons besoin :

Du nom et des numéros de dossiers de paie du client (et des établissements auxquels ils correspondent)
D'une configuration API réalisé dans Silae