Avant de commencer
L’acquisition par règles gère les contrats consécutifs. Pour que le calcul de l’acquisition se fasse correctement, il est nécessaire que le dossier RH des collaborateurs soit complété en temps et en heure. En temps et en heure signifie que :
- La date de début de contrat est renseignée avant l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise
- La date de fin de contrat est renseignée aussitôt qu’elle est connue au sein de l’entreprise,
- Le profil d’acquisition, le calendrier, la catégorie socio-professionnelle et l’établissement sont corrects du début du contrat à la fin du contrat.
Mon collaborateur arrive en cours d’année, que faire ?
Pour toutes les recommandations qui suivent, on considère que le dossier RH est à jour lorsque le collaborateur arrive dans l’entreprise. Cela signifie que sa date de début de contrat, son établissement, son calendrier et son profil d’acquisition sont correctement renseignés dès son premier jour.
Pour les acquisitions mensuelles
Si le collaborateur est en acquisition mensuelle fin de période, il acquiert ses droits pour le mois de son arrivée en même temps que tous les collaborateurs à la fin du mois. Le montant de son acquisition est calculé au prorata de son taux de présence sur le mois.
Si le collaborateur est en acquisition mensuelle début de période, il a “raté” le moment du crédit, il est nécessaire d’aller relancer la règle pour le mois de son arrivée. Si le collaborateur n’apparait pas dans les personnes à créditer lors de la relance de la règle, pensez à vérifier qu’il n’a pas déjà été crédité avant de contacter le support : si vous avez renseigné le dossier RH avant le début de son mois d’arrivée, il aura été crédité.
Dans les deux cas (crédit en début de mois ou crédit lors de la relance de la règle), le montant de son acquisition est calculé au prorata de son taux de présence sur le mois.
Exemple : Paul arrive dans l’entreprise le 17 juillet :
- Les acquisitions de juillet ont déjà eu lieu. Je renseigne sa date de début de contrat, je me rends dans le module “Acquisition” et je relance la règle. Paul sera crédité au prorata de sa présence du 17 au 31 juillet.
- Les acquisitions de juillet n’ont pas encore eu lieu. Je renseigne sa date de début de contrat si ce n’est pas déjà fait, et je ne fais rien de plus. Paul sera crédité au prorata de sa présence du 17 au 31 juillet à la fin du mois en même temps que tous ses collègues.*
Pour les acquisitions annuelles
Les acquisitions annuelles se font usuellement en début de période, c’est donc le seul cas explicité ici.
Si le collaborateur peut attendre la fin du mois de son arrivée dans l’entreprise pour avoir ses jours, il sera crédité automatiquement en fin de mois par les règles qui le concernent. En effet, le moteur d’acquisition prévoit un déclenchement automatique des règles annuelles tous les mois, en fin de mois pour assurer le crédit des personnes arrivées en cours de période.
Si le collaborateur ne peut pas attendre la fin du mois de son arrivée dans l’entreprise pour avoir ses jours, comme c’est le cas en Suisse par exemple, il est nécessaire de déclencher manuellement le crédit le jour de l’arrivée du collaborateur. Cela peut se faire :
- Depuis le module “Actions à réaliser” dans le bloc Ajustements d'acquisition pour les arrivées / départs sur les lignes qui concernent le collaborateur arrivant. Il y a une ligne par compte à créditer. C’est l’option recommandée pour gérer l’arrivée de peu de collaborateurs.
- Depuis le module “Acquisition” en lançant le rattrapage des règles qui concernent le collaborateur arrivant. C’est l’option recommandée pour gérer l’arrivée de plusieurs collaborateurs soumis aux mêmes droits car lancer la règle créditera tous les collaborateurs concernés.
Dans tous les cas, le montant de l’acquisition est calculée au prorata du taux de présence sur l’année.
Exemple (sur une acquisition en année civile) : Paul arrive dans l’entreprise le 17 juillet :
- Paul peut attendre le 31 juillet pour recevoir ses congés. Je ne fais rien. Paul sera crédité au prorata de sa présence du 17 juillet au 31 décembre le 31 juillet.
- Paul doit recevoir ses congés le 17 juillet, je me rends dans les “Actions à réaliser” le jour de son arrivée et je déclenche le crédit de ses congés. Paul sera crédité au prorata de sa présence du 17 juillet au 31 décembre immédiatement.*
Mon collaborateur quitte l’entreprise en cours d’année, que faire ?
Pour toutes les recommandations qui suivent, on considère que le dossier RH est à jour le jour du départ du collaborateur. Cela signifie que sa date de fin de contrat est renseignée.
Pour les acquisitions mensuelles
Si le collaborateur est en acquisition mensuelle fin de période et que vous réalisez un Solde de Tout Compte (STC) en utilisant le module dédié de Lucca Absences, le collaborateur est crédité pour son acquisition du mois de départ par le STC. C’est l’option recommandée.
Si le collaborateur est en acquisition mensuelle fin de période mais que vous réalisez le STC sans utiliser le module dédié de Lucca Absences, il vous faut lancer la règle manuellement pour ce collaborateur le jour de son départ depuis le module “Acquisition”.
Si le collaborateur est en acquisition mensuelle début de période, l’acquisition a déjà été faite pour le collaborateur sortant. Il y a alors deux possibilités :
- Si vous utilisez le module STC de Lucca Absences, l’éventuel ajustement d’acquisition en cas de trop perçu se fera au moment du STC
- Si vous n’utilisez pas le module STC de Lucca Absences et que la date de fin de contrat n’était pas renseignée au début du mois de sortie dans le dossier RH du collaborateur, il vous faut relancer manuellement les règles concernant le collaborateur pour que son acquisition soit ajustée car il a perçu une acquisition pour un mois complet.
Le montant de l’acquisition est calculé au prorata du taux de présence sur le mois.
Pour les acquisitions annuelles
Les acquisitions annuelles se font usuellement en début de période, c’est donc le seul cas explicité ici.
Si le collaborateur est en acquisition annuelle, il a perçu un crédit correspondant à une présence sur l’année entière. Il y a alors deux possibilités :
- La date de fin de contrat est renseignée dans le dossier RH du collaborateur avant le mois de départ du collaborateur (c’est le cas classique). L’ajustement du trop perçu se fait automatiquement à la fin du mois où la date de fin a été renseignée dans le dossier RH.
- La date de fin de contrat est renseignée dans le dossier RH au cours du mois de départ du collaborateur. L’ajustement se fera au moment du STC du collaborateur dans Lucca Absences.
L’ajustement peut également se faire manuellement soit depuis le module “Actions à réaliser” pour les lignes qui concernent le collaborateur, soit depuis le module “Acquisition” en lançant un rattrapage des règles qui concernent le collaborateur.
Le montant de l’acquisition est calculé au prorata du taux de présence sur l’année.
*Exemple (sur une acquisition en année civile) : Paul quitte l’entreprise le 17 juillet :
- La date de départ de Paul a été renseignée avant le 30 juin dans son dossier RH, il n’y a rien à faire, l’ajustement de son acquisition a déjà été fait. Paul a été débité au prorata de son trop perçu correspondant à la période du 18 juillet au 31 décembre.
- La date de départ de Paul n’a pas été renseignée avant le 30 juin dans son dossier RH, je me rends dans les “Actions à réaliser” dès que j’ai renseigné la date de fin de contrat et je déclenche l’ajustement de son acquisition. Paul est débité au prorata de son trop perçu correspondant à la période du 18 juillet au 31 décembre immédiatement.*
FAQ
Je ne trouve pas mon collaborateur dans le bloc “Arrivée/départ du collaborateur”, comment cela se fait-il ?
Votre collaborateur est-il bien soumis à une acquisition annuelle ? C’est le seul cas où les collaborateurs remontent dans le bloc. Un collaborateur en acquisition mensuelle n’apparaitra donc pas, et ce n’est pas un bug.
Le dossier RH de votre collaborateur est-il complet ? Pour le savoir vous pouvez vous rendre dans le bloc “Profils à compléter” du module “Actions à réaliser”. Si le dossier RH de votre collaborateur est incomplet, il ne sera pas crédité.