Avant de commencer
L’acquisition par règles gère les contrats consécutifs. Pour que le calcul de l’acquisition se fasse correctement, il ne faut pas modifier une date de fin de contrat une fois que le Solde de Tout Compte (STC) est réalisé.
De manière générale, modifier les dates d’un contrat pour les faire correspondre à un nouveau contrat ne représente pas la réalité et ne doit donc pas être fait.
Mon collaborateur a quitté l’entreprise et il revient pour un nouveau contrat ou mon collaborateur est renouvelé, que faire ?
Lorsqu’un collaborateur revient dans l’entreprise pour une nouvelle période, il est primordial de lui créer un nouveau contrat. Si son ancien contrat est réutilisé en modifiant les dates de début et de fin, l’acquisition n’aura pas lieu.
Il en va de même si le contrat du collaborateur est renouvelé (CDD, alternance, stage).
La procédure pour bien gérer le changement de contrat d’un collaborateur est la suivante :
- A la fin du premier contrat :
- Renseigner la date de départ dans le dossier RH du collaborateur,
- Réaliser le STC dans le module “Acquisition”
- Pour le nouveau contrat :
- Créer un nouveau contrat dans le dossier RH du collaborateur, renseigner sa date de début (entre autres informations)
- Modifier le profil d’acquisition du collaborateur s’il est différent de celui du premier contrat.
- Laisser l’acquisition se faire normalement si le crédit est mensuel et fin de mois. Dans le cas où le crédit serait mensuel et début de mois ou annuel et début de période, se référer à la fiche d’aide [Acquisition par règles] Comment sont calculés les droits à congés d'un nouveau collaborateur ou d'un collaborateur partant ?.
FAQ
Cas spécifique des clients ayant Lucca Absences depuis une date antérieure à avril 2023 - Mon collaborateur n’est plus crédité suite à la migration de ma base, que faire ?
Ce cas ne peut concerner que les bases migrées, et il ne relève pas d’un bug de l’acquisition. L’absence de crédit suite à la migration est due à une anomalie dans le paramétrage des contrats des collaborateurs. L’acquisition par profils (avant migration) ne gérait pas bien les contrats consécutifs et tolérait :
- que les dates de fin de contrat soient modifiées,
- que plusieurs STC soient réalisés sur un même contrat.
L’acquisition par règles ne le permet plus, et c’est ce qui permet que les fins de contrat soient gérées proprement dans Lucca Absences.
Par conséquent, si vous aviez pour habitude de modifier les dates de fin de contrat de vos collaborateurs et de faire des STC, il est probable que vos collaborateurs ne soient plus crédités pour cette raison. Dès lors, que faire ?
Notre recommandation pour repartir sur de bonnes bases est la suivante :
- Clôturer le contrat en cours en choisissant une date de fin de contrat correspondant au dernier crédit de votre collaborateur.
- Créer un nouveau contrat qui commence au lendemain de la clôture. Les deux contrats doivent être consécutifs*, si la fin de contrat est positionnée un vendredi, le nouveau contrat commencera un samedi*
- Relancer les règles du collaborateur concerné sur tous les mois où il n’a pas eu d’acquisition.
- Changer vos habitudes et utiliser dès aujourd’hui la création de contrat, modifier une date de fin de contrat ne se fait qu’en cas de décalage du départ d’un collaborateur 🙂
Je ne trouve pas mon collaborateur dans le bloc “Arrivée/départ du collaborateur”, comment cela se fait-il ?
Votre collaborateur est il bien soumis à une acquisition annuelle ? C’est le seul cas où les collaborateurs remontent dans le bloc. Un collaborateur en acquisition mensuelle n’apparaitra donc pas, et ce n’est pas un bug.
Le dossier RH de votre collaborateur est-il complet ? Pour le savoir vous pouvez vous rendre dans le bloc “Profils à compléter” du module “Actions à réaliser”. Si le dossier RH de votre collaborateur est incomplet, il ne sera pas crédité.