Avant de commencer
Paramétrage du connecteur
Une fois dans le module "Intégrations", si aucun connecteur n'est installé, il faudra alors l'ajouter en se référent aux documentations des intégrations calendriers disponibles à savoir Google Calendar - Synchronisation des évènements calendaires et Microsoft* Outlook Calendar - Synchronisation des évènements calendaires.
*La synchronisation ne fonctionne pas avec l'offre on-premise de Microsoft Outlook (hébergement sur des serveurs locaux).
Il est important de s'assurer que les responsables internes des sessions aient bien un connecteur calendrier configuré pour leur établissement. En effet, c'est le responsable interne qui sera l'organisateur de l'événement calendrier pour les formations externes.
Pour les sessions liées à une formation interne, c'est le formateur interne qui sera l'organisateur de l'invitation.
Synchroniser une session avec un calendrier
Une fois que le connecteur est correctement configuré, un événement de calendrier sera créé automatiquement dès la première inscription d'un collaborateur (lorsque l'option de synchronisation de l'événement de la session est également activée).
L'événement synchronisé sera plus précis si les heures de début et de fin sont renseignées. Dans ce cas, il faudra également préciser le fuseau horaire de l'événement.
À l'inverse, l'événement sera supprimé dès qu'il n'y a plus aucun collaborateur inscrit à la session (ou que l'on a décoché l'option de synchronisation de l'événement de la session).
FAQ - Foire aux questions
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Quels sont les informations de la session qui vont être synchronisées avec l'agenda professionnel ?
Vous trouverez dans l'invitation calendrier les informations suivantes issues de la session Poplee Formation :
- Nom de la formation
- Dates de début et de fin
- Heures de début et de fin (optionnel)
- Responsable interne
- Collaborateurs inscrits
- Adresse (optionnel, visible dans la description de l'invitation)
- Lien de la visioconférence (optionnel, visible dans la description de l'invitation)
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Quand est-ce que l'invitation est envoyée dans l'agenda du collaborateur ?
Dès qu'un collaborateur est inscrit à la session et que l'option "Envoyer la convocation sur Google Agenda ou Outlook Calendar" est cochée.
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Que se passe-t-il si le collaborateur est désinscrit de la session ?
L'invitation sera supprimée de son agenda. Si tous les collaborateurs sont désinscrits de la session, l'invitation calendrier sera supprimée pour tout le monde.
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Que se passe-t-il si l'administrateur décoche l'option "Envoyer la convocation sur Google Agenda ou Outlook Calendar" ?
Toutes les invitations créées au préalable seront supprimées.
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Qui sera renseigné dans le champ "Organisateur" de l'invitation ?
S'il s'agit d'une session de formation externe, le responsable interne de la session sera renseigné comme organisateur dans l'invitation et recevra cette dernière.
S'il s'agit d'une session de formation interne, le formateur interne sera renseigné comme organisateur dans l'invitation et recevra cette dernière. Le responsable interne ne fera alors pas partis des invités.
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Que se passe t'il quand on modifie / met des informations directement dans l'invitation Agenda, sans passer par Poplee Formation ?
Lorsque vous renseignez de nouvelles informations sur une session dans Poplee Formation, cela va mettre à jour l'invitation dans le calendrier du collaborateur. Cette mise à jour va avoir un impact sur les informations renseignées directement dans l'invitation Agenda par l'administrateur Google Calendar / Outlook Calendar.
Dans Google Calendar et Outlook Calendar, toutes les informations ajoutées ou modifiées directement dans l'invitation vont être conservées (exemple : le lien de visioconférence ou la salle réservée) à l'exception de la visibilité ('Disponible' / 'Occupé').
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Comment gérer un ajout de salle dans l'invitation?
Poplee Formation ne permet pas de réserver des salles directement. Toutefois, il est possible d'ajouter une salle dans l'invitation Google Calendar, et cette réservation sera ensuite conservée.
En revanche, dans Outlook Calendar, l'ajout d'une salle directement dans l'invitation sera supprimé lors de la prochaine synchronisation. Nous recommandons donc de créer une invitation parallèle pour réserver la salle, puis d'ajouter le nom de la salle dans le champ "Adresse" de la session dans Poplee Formation, si vous le souhaitez.
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Que se passe t'il quand on inscrit des collaborateurs qui n'ont pas une adresse email qui est synchronisée avec le calendrier professionnel de votre organisation ?
Les collaborateurs recevront quand même l'invitation de calendrier par mail.
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Que se passe t'il quand l'organisateur ou un collaborateur supprime directement l'invitation dans son calendrier professionnel ?
L'invitation restera supprimée tant qu'aucune modification n'est effectuée dans Poplee Formation. En effet, lors de la prochaine modification de la session, comme la date de début par exemple, l'événement sera recréé dans l'agenda professionnel des collaborateurs. Si l'administrateur désire supprimer définitivement l'invitation, il devra décocher l'option 'Envoyer la convocation sur Google Agenda ou Outlook Calendar' directement sur la session dans Poplee Formation.
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Quel est le format des invitations envoyées par Poplee Formation une fois l'intégration mise en plage ?
L'intégration est native avec Outlook ou Google et utilise leurs API. Ce n'est pas une intégration ICS néanmoins quand un des invités ne fait pas partie du domaine, Outlook et Google envoie l'invitation par mail sous forme d'ICS.