Comment distribuer ses bulletins de paie - Parcours simplifié 2nd semestre 2024

Avant de commencer

Cette fiche s'adresse aux administrateurs de Pagga Bulletin de paie qui souhaite distribuer des bulletins avec Pagga Bulletins de paie. Elle reprend étape pas étape le cheminement pour distribuer ses bulletins en toute sérénité.

Importer un fichier

1- Commencez par importer votre fichier. Si votre fichier est protégé par un mot de passe, vous pourrez le saisir.

Indiquez la période concernée par votre document puis indiquez à qui ils sont destinés en choisissant le ou les établissements des personnes présentes dans votre document.

Personnaliser le nom de la distribution : choisir cette option si vous souhaitez modifier le nom du document visible par vos collaborateurs. Cela peut être intéressant lorsque le document distribué n’est pas un bulletin de paie, par exemple, une attestation ou un document concernant l’intéressement.

2 - Cliquez sur « Importer et poursuivre »

 

Si vous avez déjà fait une distribution sur la période, vous pourriez avoir cette alerte : « Cette distribution existe déjà. »

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Pagga bulletin de paie vous permet de modifier une distribution en cas de modification d’un ou plusieurs bulletins de paie par exemple. Importer le ou les bulletins à ajouter ou à mettre à jour et cliquer sur “Compléter/corriger”. Si vous souhaitez importer un nouveau document pour la même période, vous devez créer une période personnalisée”.

Analyse et alertes

Votre document est ensuite analysé, l'association est faite entre le nom et le prénom sur le document et le collaborateur correspondant sur votre environnement Lucca. 

À noter que les collaborateurs partis depuis plus d'un an ne peuvent plus bénéficier de la distribution. Les bulletins préalablement distribués, en revanche, seront toujours disponibles pendant 50 ans.

Cette analyse peut vous remonter plusieurs alertes qui nécessitent que vous confirmiez le destinataire du bulletin, en voici le détail : 

Plusieurs collaborateurs portent le même nom

Ici, Pagga Bulletin de paie ne peut pas choisir entre plusieurs collaborateurs, car ils portent le même nom, vous devez lui donner un coup de pouce. 

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Pour que Pagga Bulletin de paie n’hésite plus le mois prochain, dites-lui quelle donnée présente sur le bulletin, peut différencier les collaborateurs. (Titre de poste, matricule, date de début de contrat...)

Nous avons un doute sur ce bulletin

Ici, Pagga Bulletin de paie pense avoir trouvé le bon collaborateur, mais un élément du bulletin l’empêche d’en être certain, vous devez donc confirmer que c’est le bon collaborateur.

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Pagga n’a reconnu aucun collaborateur

Pagga Bulletin de paie est bien embêté, aucun identifiant n’a été trouvé sur ce document. Par défaut, il ne sera donc pas distribué. Si vous savez à qui il appartient, sélectionner son destinataire.

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J’ai des collaborateurs sans bulletins

Certains des collaborateurs n’auront pas de bulletin pour cette distribution, c’est assez rare. Prenez le temps pour vérifier que c’est exact avant d’aller plus loin. Peut-être que le fichier importé ne correspond pas aux établissements sélectionnés lors de la première étape, auquel cas, il vaut mieux recommencer la distribution pour diminuer le risque d’erreur.

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Récapitulatif

Vous avez ici le résumé de l’analyse faite par Pagga Bulletin de paie. Vous pouvez consulter les documents, surtout ceux des collaborateurs qui disposent de plus de pages que les autres.

Est-ce que la répartition de mes documents dématérialisée et papier est bonne ? Est-ce que c’est normal que Chloé et Cécile disposent de deux documents alors que les autres n’en ont qu’un seul ? …

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Distribution

Une fois ses contrôles effectués vous pouvez clique sur « Distribuer les documents » en toute tranquillité !

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