Comment distribuer ses bulletins de paie

Avant de commencer

Cette fiche s'adresse aux administrateurs de Pagga Bulletin de paie qui souhaite distribuer des bulletins avec Pagga Bulletins de paie. Elle reprend étape pas étape le cheminement pour distribuer ses bulletins en toute sérénité.

Importer un fichier

1- Commencez par importer votre fichier. Si votre fichier est protégé par un mot de passe, vous pourrez le saisir.

Indiquez la période concernée par votre document puis indiquez à qui ils sont destinés en choisissant le ou les établissements des personnes présentes dans votre document. Ceci est très important, car cela permet de faire des règles de validation robuste. 

Personnaliser le nom de la distribution : choisir cette option si vous souhaitez modifier le nom du document visible par vos collaborateurs. Cela peut être intéressant lorsque le document distribué n’est pas un bulletin de paie, par exemple, une attestation ou un document concernant l’intéressement.

2 - Cliquez sur « Importer et poursuivre »

Effectuer une nouvelle distribution pour un même mois, ou corriger une distribution

Si vous faite une distribution et que vous en avez déjà fait une sur la période, vous aurrez cette alerte : « Cette distribution existe déjà. »

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Pagga bulletin de paie vous permet de modifier une distribution en cas de modification d’un ou plusieurs bulletins de paie par exemple. Importer le ou les bulletins à ajouter ou à mettre à jour et cliquer sur “Compléter/corriger”. Si une personne avait déjà reçu un bulletin il sera remplacé si un bulletin lui est également destiné dans l'import que vous allez faire. Si vous souhaitez importer un nouveau document pour la même période, vous devez créer une nouvelle distribution (bouton sur fond blanc). Cela aura pour effet pour les collaborateurs d'afficher deux lignes distinctes dans les bulletins de la période.

Analyse et alertes

Votre document est ensuite analysé, l'association est faite entre le nom et le prénom sur le document et le collaborateur correspondant sur votre environnement Lucca. 

À noter que les collaborateurs partis depuis plus d'un an ne peuvent plus bénéficier de la distribution. Les bulletins préalablement distribués, en revanche, seront toujours disponibles pendant la durée légale de conservation en vigueur dans votre pays.
Pays de la société cliente Durée de conservation
France 50 ans
Allemagne 6 ans
Espagne 4 ans
Suisse 10 ans

Cette analyse peut vous remonter plusieurs alertes qui nécessitent que vous confirmiez le destinataire du bulletin, en voici le détail : 

Plusieurs collaborateurs portent le même nom

Ici, Pagga Bulletin de paie ne peut pas choisir entre plusieurs collaborateurs, car ils portent le même nom, vous devez lui donner un coup de pouce. 

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Pour que Pagga Bulletin de paie n’hésite plus le mois prochain, dites-lui quelle donnée présente sur le bulletin, peut différencier les collaborateurs. (Titre de poste, matricule, date de début de contrat...)

Nous avons un doute sur ce bulletin

Ici, Pagga Bulletin de paie pense avoir trouvé le bon collaborateur, mais un élément du bulletin l’empêche d’en être certain, vous devez donc confirmer que c’est le bon collaborateur.

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Pagga n’a reconnu aucun collaborateur

Pagga Bulletin de paie ne peut pas faire d'association, aucun identifiant n’a été trouvé sur ce document. Par défaut, il ne sera donc pas distribué. Si vous savez à qui il appartient, sélectionner son destinataire.

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Plusieurs collaborateurs reconnus sur la page

Il est possible qu'une même page indique plusieurs nom, dans ce cas il faudra toujours confirmer l'association à Pagga Bulletin de paie. 

Pages associés différemment

Dans le cas où une page concernant un collaborateur a été distribuée précédemment et que l'association d'une seconde page se fait différemment dans l'algorithme Pagga Bulletin de paie vous fera vérifier cette association.

Pages non consécutives

Lorsque vous avez deux pages à distribuer pour un même collaborateur dans un document et que ces pages ne ce suivent pas Pagga Bulletin de paie vous demandera de faire une association. En effet, il est normalement d'usage que les pages destinées à un même collaborateur se suivent, des pages non consécutives relève d'une association suspecte pour l'algorithme. 

Est-ce le bon collaborateur ?

Lorsque le nom est sur deux ligne où contient une faute de frappe l'algorithme vous demandera de confirmer l'association supposée.

Aucun collaborateur reconnu sur la page

Si vous avez une page qui n'appartient à personne, il faudra préciser à l'algorithme à qui est destinée cette page ou s'il n'y a pas d'affectation à faire et cette page est à ignorer.

J’ai des collaborateurs sans bulletins

Certains des collaborateurs n’auront pas de bulletin pour cette distribution, c’est assez rare. Prenez le temps pour vérifier que c’est exact avant d’aller plus loin. Peut-être que le fichier importé ne correspond pas aux établissements sélectionnés lors de la première étape, auquel cas, il vaut mieux recommencer la distribution pour diminuer le risque d’erreur.

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Récapitulatif

Vous avez ici le résumé de l’analyse faite par Pagga Bulletin de paie. Vous pouvez consulter les documents, surtout ceux des collaborateurs qui disposent de plus de pages que les autres.

Est-ce que la répartition de mes documents dématérialisée et papier est bonne ? Est-ce que c’est normal que Chloé et Cécile disposent de deux documents alors que les autres n’en ont qu’un seul ? …

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Distribution

Une fois ses contrôles effectués vous pouvez clique sur « Distribuer les documents » en toute tranquillité !

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