Nouvelle loi - Acquisition et report des congés payés en cas d'arrêt de travail

Avant de commencer

La loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne vient modifier l’acquisition des congés payés en France en cas d’arrêt de travail. Cet article décrypte le contenu de la loi et les nouvelles dispositions que vous devez appliquer en tant qu’employeur.

Cette fiche d’aide se concentre sur ce qu’il faut adapter dans Timmi Absences pour refléter ce changement de réglementation. La fiche sera mise à jour au fur et à mesure des cas de jurisprudence auxquels cette loi donnera lieu

Arrêt de travail d’origine professionnelle

Ce que dit la loi : en cas d’arrêt de travail d’origine professionnelle, vos collaborateurs continuent d’acquérir 2,5 jours de CP ouvrables par mois. Auparavant, vos collaborateurs n’acquerraient plus de congés payés au bout d’un an, désormais cette limite n’existe plus.

ℹ️ Pour consulter vos règles de régularisation, rendez-vous dans Paramétrage > Réglementaire > Acquisition. Les règles de régularisation sont marquées d’une pastille “Regul > Prorata”. 

ℹ️ Les comptes par défaut dans Timmi Absences pour les arrêts de travail d’origine professionnelle sont :

• Accident du travail
• Accident de trajet (qui est assimilé à un accident du travail)
• Maladie professionnelle

Arrêt de travail d’origine non professionnelle

Ce que dit la loi : en cas d’arrêt de travail d’origine non professionnelle, le salarié acquiert 2 jours ouvrables de congés par mois d’absence, soit 24 jours ouvrables s’il a été absent toute la période d’acquisition.

Dans les faits, comme expliqué dans notre article sur le sujet, un salarié qui s’absenterait moins de 4 semaines pour raison médicale pendant la période de référence, ou période d’acquisition, continuerait d’acquérir 30 jours de CP ouvrables, soit 2,5 jours par mois. Au-delà de 4 semaines d’absence, son acquisition de CP sera plafonnée à 2 jours ouvrables par mois.

ℹ️ Les comptes par défaut dans Timmi Absences pour les arrêts de travail d’origine non professionnelle sont :

• Maladie avec maintien
• Maladie sans maintien

Les absences suivantes ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif, et ne sont donc pas concernées par la proratisation.

• Grève
• Congé parental à temps plein
• Congé de présence parentale
• Congé de solidarité familiale
• Mise à pied
• Congé sabbatique
• Congé sans solde.

Nous vous recommandons de vérifier si vous avez créé d’autres comptes d’absences assimilés à des absences non professionnelles.

Paramétrage de la règle 

Voici comment procéder :

1. En tant qu’administrateur, rendez vous dans l’onglet ‘Paramétrage’ (1) > ‘Réglementaire’ (2) > 'Acquisition’ (3) > ‘Créer une règle’ (4)

1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez ‘Régularisation’

1. Une dernière fenêtre s’ouvre pour paramétrer votre règle (les numéros en rouge correspondent au numéro sur la capture d’écran ci-dessous) :

• (1) Donnez lui un nom évocateur, par exemple “Régularisation arrêt de travail - 80 %”,
• (2) Choisissez le compte de congés payés sur lequel appliquer la régularisation,
  • Si votre entreprise gère à la fois des congés en ouvré et en ouvrable, il faudra créer deux règles distinctes,
• (3) Choisissez les profils d’acquisition sur laquelle la règle de régularisation va s’appliquer,
  • ⚠️ Si vos profils d’acquisition ne font pas acquérir le même montant de CP sur la période de référence à vos collaborateurs, il faudra créer une règle par montant total distinct. Par exemple, il est possible de créer une seule règle pour les profil d’acquisition ‘25 Congés payés’ et ‘25 Congés Payés + 10 RTT’ car ils prévoient tous deux 25 CP, mais il faudra créer une autre règle pour le profil ‘20 CP (80 %)’ qui ne permet d’en acquérir que 20 sur l’année.
• (4) Choisissez comme base pour le calcul du taux de présence ‘Depuis le début de l’acquisition’,
• (5) Sélectionnez ensuite tous vos comptes d’absence assimilés à de l’arrêt de travail d’origine non professionnelle,
• (6) Choisissez un mode de régularisation par tranche,
• (7) La tranche est de 7 jours calendaires,
• (8) Le montant du débit par tranche va varier en fonction d’une gestion des congés en ouvrés ou en ouvrables et du montant total d’acquisition sur la période de référence,
  • Pour 25 CP ouvrés : montant du débit = 0,11
    (voir plus-bas l'encart "Détail de la logique de calcul pour le cas d'une acquisition de 25 CP")
  • Pour 30 CP ouvrables : montant du débit = 0,13
  • Si vous avez une acquisition différente, le montant du débit est le résultat de ce calcul : montant total acquisition de congés payés théorique sur l’année / 12 (nombre de mois dans l’année) * 0,25 (1 semaine sur un mois) * 0,2 (part de l’acquisition à retrancher en cas de maladie non professionnelle),

• (9) Cliquez enfin sur les options avancées de seuil et de plafond,
• (10) Renseignez un seuil à 30 jours calendaires, qui permettra de ne déclencher cette règle qu’au bout de 4 semaines d’absences, même non continues.

Détail de la logique de calcul pour le cas d'une acquisition de 25 CP (calcul en jours ouvrés)

- 1 mois de travail effectif compte 4 semaines,
- 4 semaines donnent droit à 2,08 CP pour une présence complète et à (2.08 x 80%) 1,66 CP si le collaborateur est en arrêt de travail pour une raison non professionnelle (seulement pour les AT au delà de 4 semaines d'absences sur la période d'acquisition),
- 1,66 CP par 4 semaines, implique qu'une semaine vaut (1.66/4) 0,41 CP au delà de 4 semaines d'absence,
- 2,08 CP par 4 semaines, implique qu'une semaine vaut (2.08/4) 0,52 CP pour une présence complète.

Lorsqu'un salarié est absent pour maladie non professionnelle plus de 4 semaines sur la période d'acquisition, la règle 25 CP lui crédite 2,08 jours, soit 0,52 jour par semaine. Or, il n'a droit qu'à 0,41 jour. Le trop perçu est de 0.52 - 0.41 = 0,11 par semaine d'absence. Donc on paramètre une règle de régularisation qui retire 0,11 à chaque semaine d'absence. Une semaine d'absence est traduite par le paramétrage d'une tranche de 7 jours calendaires.

Rétroactivité

Droit au report des congés payés

Ce que dit la loi :

La loi instaure un droit au report des congés non pris suite à une maladie ou à un accident, pour une durée de 15 mois à partir de la notification du solde de congés par l’employeur.

Concrètement, si un collaborateur s’absente pour une maladie professionnelle ou non, il pourra dans un délai de 15 mois suivant son retour poser les congés qu’il a acquis et non consommés du fait de son absence.

Informations sur le droit à congés payés

A noter : ce délai de 15 mois ne commence à courir que si l’employeur a bien informé le salarié de ses droits en matière de congés payés dans le mois suivant la reprise du travail après un arrêt maladie. Deux informations doivent être fournies :

• le nombre de congés disponibles pour le salarié
• la date limite pour les prendre.

Et pour les arrêts de longue durée ?

Si un collaborateur n’est pas de retour au travail 15 mois après la fin de période d’acquisition alors les droits acquis pendant la dite période sont perdus.

⚠️ A noter : certaines dispositions contraires peuvent être prévues par un accord d’entreprise, d’établissement, une convention collective ou un accord de branche.

Comment traiter le droit au report des congés payés dans Timmi Absences ?

Il faut être vigilant à deux moments clé : lors du retour du collaborateur et en fin de période de consommation des congés des collaborateurs en arrêt de travail.

1) Au retour du collaborateur (si arrêt inférieur à 1 an)

Dans l'onglet 'Action à réaliser', le bloc 'Reprise du travail suite à une longue absence' vous permet de garder un oeil sur les collaborateurs en arrêt de travail qui reviennent bientôt.

• Si vous ne voyez pas ce bloc, vérifiez que vous disposez bien de la permission 'Voir les reprises du travail après une longue absence' dans les rôles et permissions.

Pour chaque collaborateur a qui vous avez bien communiqué ses droits à congés, 2 étapes dans Timmi Absences : 

• Créer un compte avec période de consommation personnalisée pour ce collaborateur
• Transférer les jours de son compte de congés payés de la période de consommation en cours vers ce nouveau compte

Etape 1 : Créer un compte personnalisé

Dans l'onglet Paramétrage > Comptes, choisir 'Créer un nouveau compte'.

Choisir le type de compte Non récurrent.

Paramétrer le compte : 

• (1) Choisir un nom évocateur. Par exemple : Report CP 15 mois - [Période de consommation] - [Collaborateur].
  • Dans notre exemple, notre compte s'appelle donc 'Report CP 15 mois - 2023/2024 - Florence Geste'
• (2) Ne pas oublier de cocher la case 'Compte disponible pour les collaborateurs',
• (3) Définir la période de consommation de ce compte. Cette période débute à partir du moment où vous avez communiqué au collaborateur ses droits à congés et court pendant 15 mois.
  • Dans notre exemple, Florence Geste sera notifiée dès son retour de congés le 30/05 de ses droits à congés. La période de consommation du compte que l'on crée est donc 30/05/2024 - 29/08/2025
• Cliquer sur Créer le compte.

Etape 2 : Transférer les congés de la période de consommation en cours vers ce nouveau compte

se rendre dans l'onglet Crédit/Débit > Ajustement manuel et choisir 'Ajustement individuel'

• (1) Choisir le collaborateur. Dans notre exemple Florence Geste.
• (2) Choisir le compte de congés payés en cours de consommation du collaborateur
• (3) Transférer la totalité du solde
• (4) Sur le compte créé à l'étape 1, ici Report CP 15 mois - 2023/2024 - Florence Geste
• (5) Choisir un libellé
• Enregistrer

Le nouveau compte apparaîtra pour votre collaborateur qui pourra poser des jours avec pendant 15 mois. Les jours seront ensuite perdus.

2) En fin de période de consommation (si arrêt supérieur à 1 an)

3 étapes : 

• Identifier les collaborateurs concernés par un report
• Création d'un compte de congés ponctuel pour transférer les congés à reporter
• Transférer le solde des collaborateurs sur ce compte ponctuel.

Etape 1 : Identifier les collaborateurs concernés par un report

Cela est possible en utilisant le rapport personnalisé sur les absences dans l'onglet Rapports.

Dans le volet latéral droit qui s'ouvre, renseigner : 

• La période - Période de consommation, généralement du 01/06 au 31/05.
• Les comptes - Vous devez renseigner ici tous vos comptes d'arrêts de travail d'origine non professionnelle
• Colonnes - Par souci de lisibilité nous vous recommandons de ne garder que les colonnes :
  • Nom
  • Prénom
  • Compte
  • Date de fin d'absence
  • Durée
• Total - Enfin, grouper les résultats par utilisateur

 

Il faut ensuite interpréter ce rapport. On veut connaître les collaborateurs ayant été absents depuis plus d'un an pour des raisons de maladie d'origine non professionnelle.

Une manière de le définir, c'est que les collaborateurs dont le dernier jour d'absence est au dernier jour de la période de consommation (ici 31/05) et dont le cumul de jours d'absence excède 365 (366 pour les années bissextiles) ont nécessairement été absents pendant toute la période. A noter que ceci est vrai car les arrêts de travail sont décomptés en calendaire.

Ainsi dans l'exemple ci-dessous, Florence Geste est concernée par le report de 15 mois. Les autres collaborateurs ne le sont pas.

Etape 2 : Créer un compte ponctuel 

Dans l'onglet Paramétrage > Comptes, choisir 'Créer un nouveau compte'.

Choisir le type de compte Non récurrent.

Paramétrer le compte : 

• (1) Choisir un nom évocateur. Par exemple : Report CP 15 mois - [Période de consommation],
• (2) Ne pas oublier de cocher la case 'Compte disponible pour les collaborateurs',
• (3) Définir la période de consommation de ce compte, qui est la période de 15 mois qui suit la fin de la période de consommation pour laquelle vous faites le report,
  • Dans notre exemple, la période de consommation est 01/06/2023 - 31/05/2024 donc la période de consommation du compte que l'on crée doit être 01/06/2024 - 31/08/2025
• Cliquer sur Créer le compte.

Etape 3 : Transférer les congés payés sur ce nouveau compte ponctuel

Pour terminer, se rendre dans l'onglet Crédit/Débit > Ajustement manuel et choisir 'Ajustement collectif'

Choisir les collaborateurs identifiés à l'étape 1. Dans notre exemple, seule Florence Geste était concernée.

• (1) Choisir le compte dont la période de consommation vient de s'achever
• (2) Transférer la totalité
• (3) Choisir le compte cible créé à l'étape 2 (dans notre exemple 'Report CP 15 mois 2023/2024')
• (4) Enfin, donner à cette opération un libellé, par exemple : Transfert congés reportés pour cause AT