Avant de commencer

Cette fonctionnalité s’adresse aux administrateurs de Pagga Assistant Paie disposant du connecteur Silae. Elle permet de comparer le nombre total de jours acquis sur un compteur (CP ou RTT) à un instant T entre Lucca et Silae puis d’importer dans Timmi Absences la différence (sous forme d'un ajustement du compteur d'acquisition).

À quoi sert cette fonctionnalité et pourquoi en aurai-je besoin ?

En matière d'acquisition de congés, il existe deux moteurs de calculs des droits qui tournent aujourd'hui en parallèle :

  • le moteur de calcul de droits de Timmi Absences : il permet de calculer et de créditer des droits à congés à vos collaborateurs mais aussi de projeter les droits qui seront à acquérir dans le futur.
  • le moteur de calcul de droits de la paie : il permet également de calculer et de créditer les droits à congé à vos collaborateurs.

Ces deux moteurs coexistent aujourd'hui mais effectuent des calculs indépendamment l'un de l'autre. Même si vous avez paramétré ces deux moteurs de sorte que les règles exécutées soient globalement les mêmes entre les deux logiciels, il existe toujours de légères différences car certains calculs très précis portés par la paie ne sont aujourd'hui pas supportés par les règles paramétrables dans Timmi Absences.

Ces fonctionnements différents entraînent de légers écarts au fil du temps qui semblent peu importants. Ces petits écarts peuvent avoir des conséquences bien plus problématiques : typiquement si un arrondi est appliqué en fin de période qui attribuerait plus de congés que prévu à un collaborateur.

Pour remédier au fait d'avoir deux moteurs de calculs en parallèle, nous avons décidé de travailler sur une fonctionnalité qui permet :

  1. De comparer les compteurs de congés acquis entre Lucca et Silae afin de mettre en évidence les collaborateurs pour lesquels un écart de compteur est détecté
  2. Importer la différence et donc permettre l'ajustement du compteur en question dans Timmi Absences afin de s'assurer que le nombre de jour acquis est exactement le même entre les deux logiciels de paie.

Ai-je bien lu ? Un import de droits de Silae vers Lucca ?

Oui, vous avez bien lu.

Quand il est évident que les transmissions de données doivent être faites du SIRH vers la paie (données collaborateur, absences, données de rémunération), nous nous sommes interrogés sur la légitimité de ce schéma en matière d'acquisition.

En nous interrogeant sur le sujet et en sollicitant l'avis de nos administrateurs, il paraît clair que la source de vérité en matière d'acquisition est Silae. Nous avons donc décidé que l'import du delta se ferait de Silae vers Timmi Absences.

Pourquoi permettre l'ajustement de l’acquisition et non du solde ?

La donnée analysée en fin de période d'acquisition permettant de s'assurer que les compteurs sont les bons entre Lucca et Silae est plutôt le solde. Or, ce dernier dépend de deux composantes : le nombre de jours acquis et le nombre de jours posé.

Si l'on suit le schéma indiqué précédemment, on se retrouverait à avoir :

  • Une acquisition similaire : grâce à la fonctionnalité de Synchronisation de l'acquisition
  • Les mêmes jours posés dans Lucca et en paie : les jours sont posés dans Timmi Absences et transmis en paie grâce à l'Assistant Paie. On retrouve les mêmes absences en paie et dans Lucca.

De ce fait, si les jours acquis et les jours posés sont les mêmes entre les deux logiciels, on devrait également avoir les mêmes soldes. Pour résumer, en traitant les problèmes d'acquisition : on traite le problème directement à la racine.

Ajuster de l’acquisition de mes collaborateurs

Prérequis

Avant de pouvoir accéder au module, vous devez vous assurer :

  1. D'avoir clôturé la préparation de votre paie (action réalisable depuis le tableau de bord)
  2. D'avoir calculé tous les bulletins pour la période concernée (génération des bulletins dans Silae)
  3. D'attendre que l’acquisition ait tourné dans Timmi Absence (en général le dernier jour du mois à 23h)

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Il est nécessaire que les bulletins aient été calculés dans Silaé et que l'acquisition ait tourné dans Timmi Absences car ce sont ces deux actions qui déclenchent l'acquisition de droits respectivement sur chaque logiciel.

Déroulement

Récupération des compteurs

Une fois que les deux conditions ci-dessus ont été respectées, vous allez pouvoir lancer la recherche d'écarts entre les compteurs de Silae et ceux de Lucca :

L'interface récupère les informations issues de Timmi Absences et Silae et ne vous affiche que les compteurs pour lesquels l'Assistant Paie a détecté un écart.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également afficher les compteurs des collaborateurs sans écarts via les filtres.

Comparaison

L'assistant paie vous affiche pour chaque compteur pour lequel il a détecté un écart :

  • le total acquis sur ce compte dans la paie
  • le total acquis sur ce compte dans Lucca
  • le delta à importer dans Timmi Absences

Pour chaque compteur, vous pouvez consulter le détail de l'écart en cliquant sur l'œil en bout ligne. Vous retrouverez un lien vers les écritures comptables de Timmi Absences qui vous permettra de re-tracer tous les crédits qui ont pu avoir lieu sur ce compteur si vous souhaitez effectuer une vérification avant l'ajustement.

Gestion des erreurs 

Dans certains cas, vous serez également en mesure de détecter des erreurs de paramétrage comme ici où le collaborateur ne semble pas bénéficier de RTT en paie mais semble en acquérir dans Lucca.

Lors de la comparaison des compteurs, il est possible que certains collaborateurs soient identifiés comme présents dans Lucca mais pas en paie (et vice versa). Si c'est le cas, un message d'alerte vous indiquera que ces collaborateurs ont été exclus de la comparaison. Pour le savoir, nous nous basons sur le matricule paie pour faire le rapprochement entre les collaborateurs sur Lucca et Silae.

Ajustement

Par défaut, tous les compteurs sont sélectionnés pour l'ajustement mais vous pouvez tout à fait ne sélectionner que certains compteurs à corriger. Vous pourrez par ailleurs effectuer plusieurs ajustements sur une même période, donc pas d'inquiétude si vous changez d'avis et souhaitez ajuster ces compteurs plus tard.

Au moment où vous réaliserez votre action d'ajustement, vous serez en capacité d'ajuster le libellé d'import. Ce dernier sera visible par vos collaborateurs donc n'hésitez pas à le personnaliser afin de faciliter la compréhension de vos collaborateurs sur cet ajustement. 

 

Une fois la correction effectuée vous pouvez voir le récapitulatif et vérifier les erreurs s'il y en a :

Pour aller plus loin : FAQ

Quand et à quelle fréquence dois-je réaliser cette action ?

Notre recommandation est de réaliser cette action de manière mensuelle, une fois que votre paie est terminée et que l'acquisition a été créditée en paie et dans Lucca.

Je n'ai pas utilisé le module depuis plusieurs mois, est-ce problématique ?

Si vous oubliez de réaliser la comparaison et l'ajustement d'acquisition sur un mois donné, rien de grave, vous pourrez vous rattraper le mois suivant ! Comme nous comparons chaque mois le total acquis et non l'acquisition mensuelle, cela ne posera pas de soucis. 

Sur quel(s) compte(s) puis-je faire un ajustement ?

Vous pourrez réaliser un ajustement uniquement sur les comptes de CP et RTT en cours d'acquisition.

J'ai plusieurs comptes de type CP sur Lucca (Congés payés, Ancienneté, Fractionnement, etc.) mais un seul sur Silae : est-ce problématique ?

Non, s'ils sont bien tous dans la même rubrique paie, nous serons en capacité d'effectuer un agrégat dans Lucca afin de vous proposer une comparaison pertinente.

Puis-je réaliser une comparaison/un ajustement sur d'autres compteurs récurrents (CP supplémentaires, RCR, RC, etc) ?

Non, pour le moment, il est uniquement possible de faire une comparaison et un ajustement sur les compteurs de Congés Payés et RTT. Si vous avez besoin d'ajuster d'autres types de compteurs, n'hésitez pas à nous en faire part via une demande d'évolution.

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