Documents partagés - Installation et première utilisation

La fonctionnalité Documents partagés est en cours de bêta test. Si vous n'avez pas accès au module après son installation depuis le Store, n'hésitez pas à solliciter le support.

Avant de commencer

Cette application vous permet de centraliser et de faciliter l’accès aux documents RH publics comme le règlement intérieur ou la charte de télétravail. Les collaborateurs sont notifiés en cas de nouvel ajout, et peuvent librement consulter et télécharger les documents qui leur sont partagés.

Cliquez sur ce lien si vous souhaitez voir la vidéo explicative (4 minutes top chrono).

Installation et accès à l'application

En tant qu'administrateur de la solution

"Documents partagés" est disponible gratuitement depuis le Store Lucca. Ça ne vous dit rien ? Pour installer une application depuis le Store (accessible depuis la fusée à droite de votre menu Lucca), il vous faut disposer de la permission "Administrer les applications" dans les rôles. En cas de problème, contactez votre administrateur global ou sollicitez le support.

Lors de l'installation depuis la fiche dédiée du Store, un rôle secondaire sera créé et vous sera automatiquement attribué. Vous serez administrateur de ce module, vous pourrez ainsi ajouter, mettre à jour et supprimer des documents partagés.

En tant que collaborateur

Pour donner accès à l’application en lecture à un rôle il suffit d’ajouter l’application “Documents partagés” depuis le module d’administration des rôles.

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Les collaborateurs ayant l’application activée sur leur(s) rôle(s) peuvent consulter et télécharger les documents qui ont été partagés à leur établissement.

Ajout et partage de documents publics

Pour ajouter et partager des documents aux collaborateurs concernés, la permission "Gérer les documents partagés" est nécessaire. Elle vous a été automatiquement attribuée lors de l'installation.

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En cliquant sur "Ajouter un document" à droite, une modale s'ouvre. Vous pouvez alors préciser :

  • Le titre du document,
  • La catégorie du document (qui s'affichera à gauche). L'application comporte trois catégories par défaut dès son installation. Avec la permission “Gestion des documents partagés” il est possible d’ajouter, renommer, supprimer ou réorganiser les catégories de documents.
  • Ainsi que le périmètre d'accès du document (tous les établissements ou seulement ceux sélectionnés). La liste des établissements sélectionnables correspond aux établissements liés au rôle,
  • Et enfin choisir de notifier ou non les collaborateurs de l'ajout du document. Cette notification peut être accompagnée d’un message personnalisé.

 

 

 

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