Déployer le module compétences au sein de ma société

Avant de commencer

Vous êtes client Poplee Entretiens et vous disposez d'un référentiel de compétences ? Cette fiche d'aide vous permet de déployer la gestion des compétences dans Lucca afin d'évaluer les compétences de vos collaborateurs au travers des entretiens.

Nous savons que le paramétrage d'un référentiel de compétences peut prendre du temps, c'est pourquoi nous avons conçu ce module pour que vous soyez autonomes sur la création et surtout la mise à jour de votre référentiel. Ce module vous est offert, il est compris dans votre abonnement Poplee Entretiens. 

Avant de commencer l'installation, nous vous invitons à regarder cette vidéo d'introduction : 

Avant de débuter l'installation

Les étapes doivent être réalisées dans l'ordre indiqué ci-dessous et vous devez avoir l'application Poplee Entretiens. 

Pour vous aider dans ce déploiement, nous avons conçu cette FAQ à laquelle vous pouvez vous référer tout au long de votre déploiement, ainsi qu'un glossaire présent dans notre guide sur cette fiche d'aide.

💡 Le conseil Lucca : Pour optimiser votre prise en main du module, nous vous conseillons de démarrer en testant les différentes étapes sur un seul métier. Cela vous permettra de vous familiariser avec l'interface et d'expérimenter le processus d'assignation des compétences et d'en saisir les nuances. Cette approche progressive vous assurera une bonne compréhension des fonctionnalités et vous facilitera le déploiement pour l'ensemble de vos métiers par la suite. 

Étape 0 : Installer le module Compétences au niveau des applications

⌛️Temps estimé : 1 min

À cette étape vous devez installer le module Compétences. 
Pour cela, rendez-vous dans la Roue crantée ⚙️ > Applications (Autres paramètres). Si vous n'avez pas accès à cet onglet Applications, merci de contacter notre support client.

Cliquez sur le bouton Installer une application et installez le module Poplee Compétences. 

 

Étape 1 : Activer les permissions pour administrer les référentiels de compétences et de qualifications 

⌛️Temps estimé : 1 min

À cette étape vous devez vous octroyer les permissions qui vont vous permettre d'administrer le référentiel de compétences, ainsi que le référentiel de qualifications (référentiel métiers qui vous permettra d'associer des compétences à des qualifications). Vous pouvez octroyer ces permissions aux autres profils administrateurs qui vont vous aider à mettre en place et maintenir ces référentiels.

Pour cela, rendez-vous dans la Roue crantée ⚙️ > Rôles > [le nom de votre rôle] > Autre > Lucca et ajoutez sur votre rôle les permissions suivantes :

• Administrer les qualifications
• Administrer le référentiel de compétences

Pour réaliser cette étape vous devez avoir accès au paramétrage des rôles, si cela n'est pas le cas contactez notre support. 

✅ Vous avez réussi cette étape si vous avez désormais accès dans la roue crantée aux modules Qualifications et Compétences.

Étape 2 : Créer les qualifications

⌛️Temps estimé : variable selon votre nombre de métiers et qualifications (10 min à 1 heure)

À cette étape, vous devez initialiser votre référentiel de qualifications, c’est-à-dire les métiers dans votre entreprise et leurs grades existants. Vous aurez ensuite la possibilité dans les prochaines étapes d'associer des compétences à ces qualifications. 

Les métiers et les qualifications associées peuvent être créés manuellement ou via un import en masse. 

✅ Vous avez réussi cette étape si vos métiers et qualifications sont matérialisés dans le module Qualifications.

Étape 3 : Initialiser les paramètres généraux du référentiel de compétences 

⌛️Temps estimé : 10 min 

À cette étape, initialisez les paramètres généraux de votre référentiel de compétences. Pour cela vous devez :

• Personnaliser l'échelle d'évaluation des compétences ;
• Sélectionner la langue par défaut de votre référentiel. 

✅ Vous avez réussi cette étape si vous avez défini la langue par défaut de votre référentiel de compétences et si l'échelle d'évaluation des compétences vous convient. 

Étape 4 : Créer les compétences

⌛️Temps estimé : variable selon votre nombre de compétences (30 min à plusieurs heures)

À cette étape, vous devez ajouter votre référentiel de compétences, c’est-à-dire la liste des compétences que vous souhaitez évaluer au sein de votre entreprise. L'affectation des compétences par métier se fera à l'étape suivante.

Vous pouvez créer les compétences manuellement directement dans Lucca. Vous avez plus d'une vingtaine de compétences dans votre référentiel ? Nous vous conseillons de passer par un import pour les créer en masse.

💡 Le conseil Lucca : Assurez-vous de ne pas avoir de doublons dans votre fichier avant d'importer. Pour cela, pensez à mutualiser certaines compétences entre les différents métiers.

✅ Vous avez réussi cette étape si vous avez créé des compétences dans votre référentiel. Si vous avez fonctionné par import, vous pouvez consulter le détail d'une compétence pour visualiser les informations importées (Onglet Compétences > cliquer sur une compétence). 

Étape 5 : Créer les grilles de compétences

⌛️Temps estimé : variable selon votre nombre de compétences et de qualifications (30 min à plusieurs heures)

À cette étape, vous devez rattacher les compétences aux qualifications et renseigner le niveau attendu sur chaque compétence. 

Vous pouvez créer les grilles manuellement dans l'onglet Grilles de compétences en naviguant sur chaque métier. Vous avez plus de 10 métiers différents dans votre référentiel ? Nous vous conseillons de passer par un import en masse pour créer les grilles de compétences.

✅ Vous avez réussi cette étape si vous avez associé des compétences à des qualifications. Si vous avez fonctionné par import, vous pouvez visualiser les grilles via l'onglet Grilles de compétences.

Voici un exemple de grille sur un métier : 

Étape 6 : Associer les qualifications aux utilisateurs

⌛️Temps estimé : variable selon le nombre de qualifications et d'utilisateurs (10 min à 1 heure)

À cette étape, vous devez renseigner la qualification de chaque utilisateur. 

Pour cela assurez-vous de disposer sur votre rôle des permissions suivantes dans Collaborateurs : 

• Consulter les qualifications des collaborateurs 
• Modifier les qualifications des collaborateurs 
• Importer les données collaborateurs 
• Utiliser le format d'import

Vous pouvez renseigner la qualification de chaque collaborateur manuellement dans la section "Carrière" du Dossier RH du collaborateur. Vous avez plus de 20 collaborateurs dans votre entreprise ? Nous vous conseillons de procéder à un import en masse de cette donnée dans le Dossier RH des collaborateurs. 

1/ Aller dans Collaborateurs > Rapports > Nouveau rapport 

2/ Ajouter la donnée "Qualification (nom)" dans les données du rapport (en plus des données login, prénom et nom). Pour vous aider dans l'affectation de la qualification sur chacun des collaborateurs, nous vous conseillons d'exporter les autres données qui peuvent vous être utiles comme par exemple l'intitulé de poste. 

3/ Télécharger le rapport au format d'import (veillez a bien avoir ajouté la permission pour utiliser le format d'import). 

4/ Remplissez ensuite dans le fichier téléchargé le nom de la qualification pour chacun de vos collaborateurs en respectant bien l'orthographe de vos qualifications, exemple ci-dessous :

💡 Le conseil Lucca : Vous pouvez exporter votre référentiel de qualifications pour retrouver les intitulés exacts de vos qualifications.

5/ Importer le fichier en suivant cette fiche d'aide pour mettre à jour les qualifications de vos collaborateurs via l'import de données utilisateurs. 

✅ Vous avez réussi cette étape si vos collaborateurs ont une qualification.

Étape 7 : Ouverture des accès aux collaborateurs

⌛️Temps estimé : 5 min

À cette étape, vous allez donner accès aux collaborateurs à la nouvelle section "Compétences" de Poplee Entretiens via les rôles applicatifs. Cette section se compose de 3 onglets : 

1. Mes compétences
2. Grilles de compétences (afin de favoriser les mobilités internes, vos collaborateurs auront accès à l'ensemble des grilles métiers)
3. Analyse

💡 Le conseil Lucca : Si vous souhaitez faire un test sur une première population avant de l'ouvrir à l'ensemble de vos collaborateurs, vous avez la possibilité de donner les permissions seulement à un premier groupe d'utilisateurs. 

Recommandation : réutiliser les rôles existants qui incluent Poplee Entretiens

Si les permissions pour le module Compétences doivent être les mêmes que ceux de Poplee Entretiens, nous vous recommandons d'utiliser les rôles incluant Poplee Entretiens qui existent déjà sur votre base. Exemple : les collaborateurs du rôle Manager Poplee Entretiens sont les mêmes que ceux ayant des droits de manager pour le module Compétences.
Il faudra alors y ajouter l'application Poplee Compétences avec les permissions suivantes :

Permissions "Poplee Compétences"	Rôle Collaborateur	Rôle Manager	Rôle Administrateur
Consulter les compétences évaluées de	Utilisateur	Utilisateur + Collaborateurs supervisés	Tous les départements
Accéder à l'analyse groupée des compétences de	-	Collaborateurs supervisés	Tous les départements

Affectation des permissions Compétences au rôle principal Manager

Autre possibilité : utiliser les rôles par défaut Poplee Compétences

A l'installation de Poplee Compétences, 3 rôles sont créés automatiquement. Si la recommandation ci-dessus ne convient pas à votre fonctionnement, vous pouvez utiliser ces rôles pour donner les permissions à vos collaborateurs sur Poplee Compétences.

✅ Vous avez réussi cette étape si vous et vos collaborateurs avez accès aux différentes pages Compétences dans Poplee Entretiens. 

Et après ? 

Félicitations, vous avez déployé le module compétences !

Vous pouvez maintenant lancer une campagne d'entretiens pour évaluer les compétences de vos collaborateurs. Fiche d'aide pour réaliser cette étape. 

Si possible, nous vous recommandons de donner accès aux grilles des compétences avant les entretiens pour que vos collaborateurs aient le temps de les consulter.