Avant de commencer
Vous avez des entretiens réalisés en dehors de Poplee Entretiens ? Importez-les dans la solution. Ces entretiens seront téléchargeables dans l’onglet Mes entretiens des collaborateurs. Les dates d'entretiens seront également prises en compte par l’assistant des recommandations pour vous remonter les échéances d'entretiens (professionnels, bilans à 6 ans, etc.) à venir afin de les planifier.
L’import d’entretiens n’est pas un OCR (reconnaissance optique de caractères), il ne va pas lire le contenu des entretiens, seulement le libellé sous certaines conditions détaillées ci-après.
Ces anciens entretiens ne vont pas apparaître dans le dossier RH des collaborateurs.
Comment réaliser un import ?
Allez dans l'onglet Paramétrage (1) de la section Entretiens et cliquez sur "Nouvel import"(2).
N.B. : Pour accéder à cet onglet, vous devez avoir la permission Importer un historique d'entretiens dans votre rôle Poplee Entretiens (fiche d'aide).
1. Préparer les fichiers
Les entretiens à importer doivent être au format PDF et mis dans une archive ZIP.
2. Importer l'archive ZIP
Déposez ensuite l'archive ZIP contenant vos fichiers PDF dans l'encart prévu à cet effet au niveau de l'étape 2.
3. Télécharger et compléter le fichier CSV pour associer les PDF aux collaborateurs
Une fois votre archive ZIP déposée, téléchargez le fichier CSV et renseignez les informations obligatoires manquantes pour associer les fichiers PDF aux collaborateurs.
Description des données attendues du fichier CSV
| En tête dans le fichier csv | Nom fichier | Login collaborateur | Catégorie Campagne | Nom Campagne | Date entretien | Login responsable |
|
Donnée obligatoire/ Facultative |
Obligatoire. |
Obligatoire. |
Obligatoire. | Obligatoire. | Obligatoire. | Facultative (mais la donnée doit rester présente dans l'en tête) |
| Description | Le nom de l'entretien au format PDF |
L'identifiant du collaborateur (login Lucca) concerné par l'entretien.
|
La liste possible des catégories de campagne est disponible ci-dessous. |
Le nom de la campagne (c'est celui qui apparaitra sur l'entretien dans l'onglet Mes entretiens des collaborateurs) |
La date de réalisation de l'entretien (obligatoire). | L'identifiant (login Lucca) du responsable de l'entretien. |
| La donnée est-elle pré complétée ? | Oui, automatiquement renseignée. |
Peut être complétée automatiquement par le module d'import selon certaines conditions, listées ci-dessous. |
Non. |
Peut être complétée automatiquement par le module d'import selon certaines conditions, listées ci-dessous. |
Non. | Non. |
Aperçu du fichier CSV à compléter
Complétion automatique des données Identifiant collaborateur (login) et Date entretien.
Notre import peut, dans certains cas, reconnaitre le collaborateur concerné par l'entretien au format PDF ainsi que la date et compléter ces informations automatiquement dans le fichier CSV:
Reconnaissance de l'identifiant collaborateur (login): est possible si le Nom et Prénom du collaborateur renseignés dans le libellé de l'entretien PDF (le module d'import ne lira pas le contenu de l'entretien) sont identiques à ceux renseignés dans sa fiche utilisateur et que les séparateurs entre le Nom et Prénom dans le libellé du fichier sont un point, un espace, un tiret ou un tiret bas.
Reconnaissance automatique de la date de l'entretien: possible si la date de l'entretien dans le libellé du fichier PDF du collaborateur est écrite au format JJ MM AAAA ou AAAA MM JJ et où les séparateurs sont un point, un espace, un tiret ou un tiret bas .
N.B. : L'écriture en majuscule ou minuscule n'impactent pas la reconnaissance du collaborateur.
Exemple de reconnaissance automatique: Le Nom et Prénom de la collaboratrice Marie Bragoulet dans sa fiche salarié correspond au Nom et Prénom renseigné dans le libellé d'un entretien déposé. Le séparateur entre les deux (un espace) est supporté par le module d'import. Il y a également une date dans le libellé avec un séparateur reconnu (tiret du bas).
Dans ce cas, le module pourra compléter automatiquement l'identifiant de la collaboratrice (login collaborateur) ainsi que la date dans le fichier CSV des informations complémentaires à fournir.
Liste des catégories
Pour la colonne Catégorie Campagne, voici les catégories à renseigner selon la langue de votre compte. Les catégories ne sont pas personnalisables.
| Catégories en français | Catégories en anglais |
| Entretien annuel | Annual review |
| Entretien professionnel | Professional review |
| Entretien carrière | Career review |
| Entretien retour de congé longue durée | Long-term leave return review |
| Rapport d'étonnement | Discovery report |
| Fin de période d'essai | End of trial period |
| Fin de contrat | End of contract |
| Sondage | Survey |
| Point d’avancement d’objectifs | Goal progress report |
| Entretien trimestriel | Quarterly review |
| Entretien semestriel | Half-yearly review |
| Suivi de mission | Mission tracking |
| Entretien fin de mission | End-of-mission review |
| Bilan à 6 ans | 6-year review |
| Autre | Other |
Que se passe t'il si mes libellés de fichier ne possèdent pas les informations au bon format ?
Si les noms et prénoms de vos salariés ainsi que les dates de leurs entretiens ne sont pas reconnus dans le libellés des entretiens au format PDF, par le module d'import, vous pourrez toujours les associer manuellement au collaborateur en renseignant les informations dans le fichier CSV.
Dans le cas où vous devriez renseigner manuellement les logins collaborateurs, vous pouvez les récupérer en effectuant un rapport depuis l'onglet Collaborateurs. Pour plus d'information, consultez cette fiche d'aide sur le sujet: Créer un rapport sur les données utilisateurs.
4. Importer le fichier CSV (UTF-8) complété
Déposez le fichier CSV au format UTF-8 complété dans cette étape.
5. Prévisualiser et valider l'import
Si l'import comporte des erreurs (Données manquantes, Catégorie inconnue, Format de date invalide ou Login non reconnu), vous pourrez les identifier dans le tableau de contrôle visible à l'étape 5, grâce à la vue "Fichiers en erreurs" comme illustré ci-dessous:
Avant de finaliser l'import, vérifiez que chaque entretien est correctement associé au collaborateur dans le tableau de contrôle. Vous pouvez les prévisualiser en cliquant sur le nom du fichier comme illustré ci-dessous:
Si l'association des entretiens et les informations complémentaires renseignées sont conformes à vos attentes, validez l'importation. Les entretiens seront disponibles en téléchargement dans l'onglet Mes entretiens des collaborateurs concernés comme illustré-ci dessous:
N.B: les collaborateurs ne sont pas notifiés de la disponibilité de l'entretien.
Pour aller plus loin
Suppression de l'import
Un import ne peut pas être modifié a posteriori, en revanche vous pouvez supprimer un import réalisé depuis la page d'accueil de l'import comme illustré ci-dessous:
Les entretiens contenus dans l'import seront supprimés et ne seront plus disponibles dans l'onglet Mes entretiens des collaborateurs.
Finaliser son import plus tard
Vous n'avez pas le temps de compléter les données complémentaires dans le fichier CSV ? Vous pouvez quitter sereinement votre import en cours, il pourra être continué plus tard depuis la page de l'import d'historique des entretiens. Cet import en cours ne sera visible que par vous même.