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FAQ Compétences

  • ~min.

    • Avant de commencer

    Que vous soyez en déploiement autonome ou en pleine utilisation de la fonctionnalité de Compétences, cette FAQ a pour but de répondre à vos différentes questions et de vous aider dans la compréhension et la résolution de certains blocages Retrouvez toutes les questions de la page en cliquant sur leur lien ci-dessous :

    Structure et mise à jour du référentiel de compétences

    Structure du référentiel de qualifications

    Evaluation des Compétences

    Analyse des compétences

    Facturation

    Structure et mise à jour du référentiel de compétences

    En plus des réponses ci-dessous, vous trouverez un guide sur le référentiel dans cette fiche d'aide.

    Les catégories de compétences sont-elles personnalisables ?

    Non, les 4 catégories présentes dans la liste sont les seules disponibles. Nous nous appuyons sur les recommandations de pôle emploi. Toutefois, vous n’êtes pas obligé d’utiliser l’ensemble des catégories. Si vous n’utilisez pas la catégorie “savoir” par exemple, alors cette dernière ne sera pas affichée.

    Quelle est la différence entre savoir, savoir-faire et savoir-être ?

    Savoir : un savoir est une connaissance acquise par l'apprentissage ou l'expérience. Il peut être verbalisé de la manière suivante : "Je connais ... / J'ai appris ...".
    Exemples : le droit des affaires, les principes de management

    Savoir-faire : un savoir-faire est une pratique qui permet l'application d'un savoir. Il peut être verbalisé de la manière suivante : "Je sais ... "
    Exemples : mener un audit, réaliser un bilan comptable, lancer un appel d'offres

    Savoir-être : le savoir-être est une attitude. Il peut être verbalisé de la manière suivante : "Je suis ... "
    Exemples : autonome, capable de m'adapter, flexible

    Est-il possible d’avoir des sous-catégories ?

    Non, il n’existe pas de notion de sous-catégorie.

    Exemple :

    Catégorie Sous catégorie Nom Activité
    Savoir faire Gestion d’outils Excel Créer des dashboard excel
    Créer des TCD      
    Créer des macros…      
    Savoir faire Gestion d’outils PowerBI Créer des dashboard
    …      

    Voici 2 solutions de contournement si la sous-catégorie est essentielle pour vous :

    • Solution 1 : Evaluation plus “macro” en imaginant que la compétence est “Gestion d’outils” et en rajoutant les outils dans la description de la compétence. Cela a l’avantage d’avoir un référentiel très simple.
      Illustration :

    • Solution 2 : Ecrire la sous catégorie entre crochet au début du nom de la compétence. Attention il ne faut pas que le nom entre crochet soit trop long afin de pouvoir facilement lire le vrai nom de compétence (pour [Management] on conseillerait d’écrire [Mgt])
      Illustration :

    Est ce que je peux personnaliser l’échelle d’évaluation (niveaux) ?

    Le nom des libellés (débutant, intermédiaire, etc) peut être personnalisé et il est possible de désactiver certains niveaux. En revanche il n’est pas possible d’avoir plus que 5 niveaux sur l’échelle d’évaluation.
    Nos experts métiers ont constaté que la majorité des entreprises avaient 4 niveaux de compétences et plus de 5 risquent de rendre illisibles les grilles de compétences.

    Je souhaite ajouter une compétence à un métier mais je ne veux pas qu’elle apparaisse sur tous les grades, comment faire ? 

    Il suffit de ne pas mettre de niveau attendu sur les grades (qualification) en question. Dans l’exemple ci-dessous, la compétence située dans les savoir-faire n’apparaitra pas dans l’entretien des collaborateurs sur les quatre premières qualifications. 

    Ne renseignez pas le niveau “non acquis” car cela aurait pour effet de faire apparaitre la compétence dans l’entretien. La compétence apparait dans l’entretien dès le moment où un niveau attendu est renseigné.

    Un collaborateur doit évaluer une compétence alors qu'elle n'est pas applicable à sa situation, comment procéder ?

    Dans le cas où le collaborateur estime que la compétence est "non applicable" à sa situation lors de l'entretien (par exemple s'il est arrivé trop récemment dans l'entreprise), il doit suivre le procédé suivant :

    - ne pas cliquer sur un des niveaux de la compétence

    - expliquer en commentaire pourquoi la compétence n'est pas applicable

    Est ce que les doublons sur le nom des compétences sont détectés ?

    Non, il n’y a aucune restriction sur les noms de compétences, vous devez donc être vigilants pour ne pas créer de doublons. Si toutefois, vous vous retrouvez avec des compétences en doublon, vous pouvez archiver la compétence que vous n’utilisez pas.

    Puis-je avoir des référentiels différents entre les établissements ?

    Il est possible d’utiliser certaines compétences seulement sur certains établissements en revanche les référentiels sont visibles et utilisables par tous les administrateurs de tous les établissements : ils ne pourront pas être cloisonnés.

    Aussi, tous les collaborateurs verront l’ensemble des grilles (peu importe l’établissement).

    Exemples de ce qu’il n’est pas possible de faire:
    Je suis salarié de l’établissement A, je ne dois pas voir la grille de compétences du métier X car il n’existe que dans l’établissement B / Je suis admin de l’établissement A, je ne dois pas pouvoir modifier les grilles du métier X car il n’existe que dans l’établissement B

    Solutions de contournement :

    • Harmoniser les compétences entre les établissements : Si il y a la compétence “gestion de projet” dans l’établissement A avec la description X et la compétence “gestion de projet” dans l’établissement B avec la description Y —> les fusionner.

    • Si vous ne souhaitez pas fusionner les compétences, précisez dans le nom de la compétence à quel établissement elle fait référence.
      Exemple : [Lucca FR] Gestion de projet / [Lucca ESP] Gestion de projet)
      ⚠️ Nous ne recommandons pas cette solution, mais techniquement c’est possible.

    Les modifications faites sur le référentiel sont-elles répercutées en temps réel sur les entretiens ?

    Oui, toutes les modifications faites sur le référentiel de compétences sont répercutées en temps réel sur les entretiens. Ainsi il faut faire attention à éviter un surplus de modifications durant cette phase d'entretiens pour que tous les collaborateurs soient évalués de la même façon.
    Exemple : la campagne d'entretien est lancée mais les collaborateurs n'ont pas encore publié leurs réponses. Si l'administrateur ajoute une compétence à une qualification, celle nouvelle compétence remontera dans les entretiens concernés. 


    Structure du référentiel de qualifications

    J’ai deux intitulés de poste très proches dans ma société, comment savoir s’il faut créer 1 ou 2 métiers dans mon référentiel de qualifications ?

    Pour rappel, vous trouverez un guide sur les définitions dans cette fiche d'aide.

    Notre recommandation est de rationnaliser le nombre de métier en regardant les compétences de ces 2 postes : si il y a au moins 50% de compétences similaires entre les 2 postes, cela veut souvent dire qu’il faut créer un seul métier.

    Exemple :

    Vous avez une directrice marketing dans votre entreprise et vous hésitez entre :

    • Si le poste de Directrice Marketing a plus de 50% de compétences communes avec les autres postes marketing, il vaut mieux ajouter "Directrice Marketing" comme dernière qualification du métier "Marketing".

    • Si le poste de Directrice Marketing a moins de 50% de compétences communes avec les autres postes marketing, il vaut mieux créer un métier "Direction Marketing" distinct du métier "Marketing".

    J’ai des collaborateurs qui sont sur plusieurs postes à la fois, comment faire ?

    Un collaborateur ne peut avoir qu'une seule qualification à la fois dans le module des Compétences. Selon votre fonctionnement, nous vous proposons 3 solutions :

    • Rattacher le collaborateur à la qualification qui occupe plus de 50% de son temps.
    • Créer une qualification spécifique pour ces collaborateurs, qui rassemble toutes les compétences des postes qu'ils occupent.
    • Ajouter des compétences n'appartenant pas à la qualification dans le formulaire d'entretien. Pour cela, il faut sélectionner le type de question "Autres Compétences" lors de la configuration du formulaire.

    Evaluation des compétences

    Est-il possible de mettre à jour le niveau d’un collaborateur sur une compétence en dehors d’une campagne d’entretiens ?

    Non, pour le moment la mise à jour du niveau du collaborateur n’est possible que par l’intermédiaire d’une campagne d’entretien. Vous pouvez néanmoins lancer des campagnes dédiées à la mise à jour des compétences à n’importe quel moment dans l’année pour ne pas attendre votre prochaine campagne annuelle.

    Comment faire pour évaluer des collaborateurs sur des compétences n’étant pas rattachées à leur qualification ?

    Dans la configuration du formulaire d’une campagne d’entretiens, vous pouvez sélectionner le type de question “Compétences spécifiques” et choisir celle(s) de votre choix parmi votre référentiel. Toute la population de votre campagne sera alors évaluée sur cette ou ces compétences.

    💡 Astuce : Si vous souhaitez évaluer les compétences d’une partie seulement de la population de votre campagne, vous pouvez utilisez les filtres sur les questions et les sections (Lien vers la fiche d’aide)

    Je ne souhaite pas qu’un collaborateur soit évalué sur une compétence or celle-ci s’affiche dans son entretien, pourquoi ?

    La raison vient probablement du niveau renseigné dans cette compétence pour la qualification concernée. Lorsque vous souhaitez qu’une compétence ne s’affiche pas, il ne faut pas renseigner de niveau attendu. Par exemple, le fait de mettre “non acquis” signifie que le collaborateur va être évalué sur cette compétence.
    Une évolution pour avoir un niveau "Non applicable" est prévue.

    Puis-je voir le rappel de l’ancienne évaluation de la compétence lorsque je réalise un entretien ?

    Non, pour le moment cela n’est pas possible. Vous pouvez en revanche consulter le niveau du collaborateur directement dans son dernier entretien ou sur sa page “Mes compétences”.

    Puis-je donner accès à un manager pour qu'il modifie sa grille de compétences ?

    Donner cet accès au manager revient à lui rendre accessible toutes les grilles de compétences de votre entreprise. Notre vision est que la modification de grilles de compétences est un sujet sensible qui doit rester à la main des administrateurs. Ainsi notre recommandation est de partager un fichier Excel aux collaborateurs pour qu'ils y renseignent leurs remarques sur les grilles et qu'ensuite vous modifiez les grilles en conséquence. 

    Analyse des compétences

    Lorsque je consulte mes compétences, pourquoi je ne peux pas afficher de graphique radar pour une catégorie de compétences ?

    Si le nombre de compétences dans une catégorie est inférieur à 3 ou supérieur à 10, l’affichage par défaut est le mode “liste” afin de garantir une bonne lisibilité des informations.

    A quoi correspond la légende “Dernière évaluation” dans les graphiques ?

    Il s’agit de la dernière évaluation faite par un tiers, la plus récente. En passant votre souris sur un point du graphique, vous retrouvez la date de l’évaluation et le nom de la personne qui l’a réalisée. L’autoévaluation du collaborateur n’est pas affichée.

    Est-il possible de comparer son niveau actuel avec le niveau attendu sur une autre qualification que la notre ?

    Oui, c’est tout à fait possible. Dans la vue “Mes compétences” vous pouvez sélectionner une autre qualification que la votre dans la liste déroulante. Voici ce qu’il se passe :

    • les compétences et les niveaux attendus sont mis à jour
    • si le collaborateur avait déjà été évalué sur des compétences de la nouvelle qualification, son niveau est affiché dans les graphiques

    Comment voir la progression d’un collaborateur sur une compétence donnée dans le temps ?

    En allant sur la page “Mes compétences” et en cliquant sur “Télécharger toutes mes évaluations” vous pouvez retrouver dans un seul fichier toutes les évaluations d’un collaborateur. En filtrant sur la bonne compétence et en triant les évaluations par ordre chronologique, vous pouvez facilement retracer l’évaluation du collaborateur.

    NB : Dans les deux onglets de la page “Mes compétences”, on affiche systématiquement le niveau issu de la dernière évaluation (la plus récente).

     

    Facturation

    Y a t-il un surcoût avec le module Compétences ?

    Il n’y a pas de coût supplémentaire dans l’abonnement, c’est compris dans le prix de Poplee Entretiens.
    Le module est à déployer en autonomie grâce aux contenus données dans cette fiche d'aide.

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