FAQ Compétences

Avant de commencer

Que vous soyez en déploiement autonome ou en pleine utilisation de la fonctionnalité de Compétences, cette FAQ a pour but :

  • de répondre à vos différentes questions
  • de vous aider dans la compréhension et la résolution de certains blocages


Structure et mise à jour du référentiel de compétences

En plus des réponses ci-dessous, vous trouverez un guide sur le référentiel dans cette fiche d'aide.

Les catégories de compétences sont-elles personnalisables ?

Non, les 4 catégories présentes dans la liste sont les seules disponibles. Nous nous appuyons sur les recommandations de pôle emploi. Toutefois, vous n’êtes pas obligé d’utiliser l’ensemble des catégories. Si vous n’utilisez pas la catégorie “savoir” par exemple, alors cette dernière ne sera pas affichée.

Quelle est la différence entre savoir, savoir-faire et savoir-être ?

Est-il possible d’avoir des sous-catégories ?

Non, pour le moment il n’existe pas de notion de sous-catégorie.

Exemple :

Catégorie Sous catégorie Nom Activité
Savoir faire Gestion d’outils Excel Créer des dashboard excel
Créer des TCD      
Créer des macros…      
Savoir faire Gestion d’outils PowerBI Créer des dashboard
     

Voici 2 solutions de contournement si la sous-catégorie est essentielle pour vous :

  • Solution 1 : Evaluation plus “macro” en imaginant que la compétence est “Gestion d’outils” et en rajoutant les outils dans la description de la compétence. Cela a l’avantage d’avoir un référentiel très simple.
    Illustration :

  • Solution 2 : Ecrire la sous catégorie entre crochet au début du nom de la compétence. Attention il ne faut pas que le nom entre crochet soit trop long afin de pouvoir facilement lire le vrai nom de compétence (pour [Management] on conseillerait d’écrire [Mgt])
    Illustration :

Est ce que je peux personnaliser l’échelle d’évaluation (niveaux) ?

Le nom des libellés (débutant, intermédiaire, etc) peut être personnalisé et il est possible de désactiver certains niveaux. En revanche il n’est pas possible d’avoir plus que 5 niveaux sur l’échelle d’évaluation.
Nos experts métiers ont constaté que la majorité des entreprises avaient 4 niveaux de compétences et plus de 5 risquent de rendre illisibles les grilles de compétences.

Je souhaite ajouter une compétence à un métier mais je ne veux pas qu’elle apparaisse sur tous les grades, comment faire ? 

Il suffit de ne pas mettre de niveau attendu sur les grades (qualification) en question. Dans l’exemple ci-dessous, les compétences “[Expert] - Capacité d’influence” n’apparaitra pas dans l’entretien des collaborateurs sur les qualifs Acquisition Marketer Intern, Junior Acquisition Marketer etc.

Ne renseignez pas le niveau “non acquis” car cela aurait pour effet de faire apparaitre la compétence dans l’entretien. La compétence apparait dans l’entretien dès le moment où un niveau attendu est renseigné.

Un collaborateur doit évaluer une compétence alors qu'elle n'est pas applicable à sa situation, comment procéder ?

Dans le cas où le collaborateur estime que la compétence est "non applicable" à sa situation lors de l'entretien (par exemple s'il est arrivé trop récemment dans l'entreprise), il doit suivre le procédé suivant :

- ne pas cliquer sur un des niveaux de la compétence

- expliquer en commentaire pourquoi la compétence n'est pas applicable

 

Est ce que les doublons sur le nom des compétences sont détectés ?

Non, il n’y a aucune restriction sur les noms de compétences, vous devez donc être vigilants pour ne pas créer de doublons. Si toutefois, vous vous retrouvez avec des compétences en doublon, vous pouvez archiver la compétence que vous n’utilisez pas.

Puis je avoir des référentiels différents entre les établissements ?

Il est possible d’utiliser certaines compétences seulement sur certains établissements en revanche les référentiels sont visibles et utilisables par tous les administrateurs de tous les établissements : ils ne pourront pas être cloisonnés.

Aussi, tous les collaborateurs verront l’ensemble des grilles (peu importe l’établissement).

Exemples de ce qu’il n’est pas possible de faire:
Je suis salarié de l’établissement A, je ne dois pas voir la grille de compétences du métier X car il n’existe que dans l’établissement B / Je suis admin de l’établissement A, je ne dois pas pouvoir modifier les grilles du métier X car il n’existe que dans l’établissement B

Solutions de contournement :

  • Harmoniser les compétences entre les établissements : Si il y a la compétence “gestion de projet” dans l’établissement A avec la description X et la compétence “gestion de projet” dans l’établissement B avec la description Y —> les fusionner.

  • Si vous ne souhaitez pas fusionner les compétences, précisez dans le nom de la compétence à quel établissement elle fait référence.
    Exemple : [Lucca FR] Gestion de projet / [Lucca ESP] Gestion de projet)
    ⚠️ Nous ne recommandons pas cette solution, mais techniquement c’est possible.


Structure du référentiel de qualifications

J’ai deux intitulés de poste très proches dans ma société, comment savoir s’il faut créer 1 ou 2 métiers dans mon référentiel de qualifications ?

Pour rappel, vous trouverez un guide sur les définitions dans cette fiche d'aide.

Notre recommandation est de rationnaliser le nombre de métier en regardant les compétences de ces 2 postes : si il y a au moins 80% de compétences similaires entre les 2 postes, cela veut souvent dire qu’il faut créer un seul métier.


Evaluation des compétences

Est-il possible de mettre à jour le niveau d’un collaborateur sur une compétence en dehors d’une campagne d’entretiens ?

Non, pour le moment la mise à jour du niveau du collaborateur n’est possible que par l’intermédiaire d’une campagne d’entretien. Vous pouvez néanmoins lancer des campagnes dédiées à la mise à jour des compétences à n’importe quel moment dans l’année pour ne pas attendre votre prochaine campagne annuelle.

Comment faire pour évaluer des collaborateurs sur des compétences n’étant pas rattachées à leur qualification ?

Dans la configuration du formulaire d’une campagne d’entretiens, vous pouvez sélectionner le type de question “Compétences spécifiques” et choisir celle(s) de votre choix parmi votre référentiel. Toute la population de votre campagne sera alors évaluée sur cette ou ces compétences.

💡 Tips : Si vous souhaitez évaluer les compétences d’une partie seulement de la population de votre campagne, vous pouvez utilisez les filtres sur les questions et les sections (Lien vers la fiche d’aide)

Je ne souhaite pas qu’un collaborateur soit évalué sur une compétence or celle-ci s’affiche dans son entretien, pourquoi ?

La raison vient probablement du niveau renseigné dans cette compétence pour la qualification concernée. Lorsque vous souhaitez qu’une compétence ne s’affiche pas, il ne faut pas renseigner de niveau attendu. Par exemple, le fait de mettre “non acquis” signifie que le collaborateur va être évalué sur cette compétence.
Une évolution pour avoir un niveau "Non applicable" est prévue.

Puis-je voir le rappel de l’ancienne évaluation de la compétence lorsque je réalise un entretien ?

Non, pour le moment cela n’est pas possible. Vous pouvez en revanche consulter le niveau du collaborateur directement dans son dernier entretien ou sur sa page “Mes compétences”.

 

Analyse des compétences

Lorsque je consulte mes compétences, pourquoi je ne peux pas afficher de graphique radar pour une catégorie de compétences ?

Si le nombre de compétences dans une catégorie est inférieur à 3 ou supérieur à 10, l’affichage par défaut est le mode “liste” afin de garantir une bonne lisibilité des informations.

A quoi correspond la légende “Dernière évaluation” dans les graphiques ?

Il s’agit de la dernière évaluation faite par un tiers, la plus récente. En passant votre souris sur un point du graphique, vous retrouvez la date de l’évaluation et le nom de la personne qui l’a réalisée. L’autoévaluation du collaborateur n’est pas affichée.

Est-il possible de comparer son niveau actuel avec le niveau attendu sur une autre qualification que la notre ?

Oui, c’est tout à fait possible. Dans la vue “Mes compétences” vous pouvez sélectionner une autre qualification que la votre dans la liste déroulante. Voici ce qu’il se passe :

  • les compétences et les niveaux attendus sont mis à jour
  • si le collaborateur avait déjà été évalué sur des compétences de la nouvelle qualification, son niveau est affiché dans les graphiques

Comment voir la progression d’un collaborateur sur une compétence donnée dans le temps ?

En allant sur la page “Mes compétences” et en cliquant sur “Télécharger toutes mes évaluations” vous pouvez retrouver dans un seul fichier toutes les évaluations d’un collaborateur. En filtrant sur la bonne compétence et en triant les évaluations par ordre chronologique, vous pouvez facilement retracer l’évaluation du collaborateur.

NB : Dans les deux onglets de la page “Mes compétences”, on affiche systématiquement le niveau issu de la dernière évaluation (la plus récente).

 

Facturation

Y a t-il un surcoût avec le module Compétences ?

Il n’y a pas de coût supplémentaire dans l’abonnement, c’est compris dans le prix de Poplee Entretiens.
Le module est à déployer en autonomie grâce aux contenus données dans cette fiche d'aide.

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