Avant de commencer
Votre entreprise évolue constamment, et il est essentiel que votre espace Lucca suive le mouvement. Nous vous recommandons de réaliser les vérifications ci-dessous au moins une fois par an afin de vous assurer que vos logiciels restent à jour et soient efficaces.
Étape 01 : mettez de l’ordre dans les fondations
Commencez par vérifier la pertinence des paramétrages liés à votre organisation.
✅ À faire :
Roue crantée > Organisation
Unités légales : archivez les établissements vides ou inutilisés.
Départements, axes analytiques et catégories socioprofessionnelles : actualisez les noms et archivez ceux qui ne sont pas utilisés.
Rôles et permissions : vérifiez que les droits octroyés sont toujours pertinents. Suivez notre fiche d'aide dédiée. Attention à ne pas modifier votre propre rôle, vous ne pourrez pas revenir en arrière.
Roue crantée > Espace Client
Facturation : vos coordonnées de facturation sont-elles correctes ?
Contacts référents : indiquez le nom des contacts référents (RGPD, facturation, sécurité informatique, référents des applications) pour qu’ils puissent recevoir des communications par email de la part des équipes Lucca : alertes sécurité, évolutions de l’application, invitations à des formations, etc.. Vous pouvez renseigner plusieurs référents pour une même catégorie ou solution.
Étape 02 : passez au peigne fin les données de vos collaborateurs
Revoyez la configuration de votre dossier RH, des processus d’onboarding et offboarding, de vos modèles de documents et vos exports paie.
✅ À faire :
Collaborateurs > Paramétrage > Dossier RH
Dossier RH : la structure de votre dossier RH et les données qui le composent sont-elles toujours pertinentes ? Archivez les données et supprimez les sections inutilisées.
Données obligatoires : les données catégorisées comme étant obligatoires dans votre dossier RH sont-elles nécessaires ?
-
- Si oui > complétez les données obligatoires manquantes (via une demande de mise à jour par exemple).
- Si non > désactivez l’option “obligatoire” de la donnée. Vos collaborateurs ne seront ainsi plus relancés pour les compléter.
Collaborateurs > Paramétrage > Alertes
Alertes : sont-elles encore pertinentes ? Changez le nom des destinataires des alertes si certains ont quitté l’entreprise ou changé de fonctions.
Collaborateurs > Paramétrage > Onboarding
Formulaire onboarding : les données que vous collectez via votre formulaire d’onboarding sont-elles à jour ?
Tâches onboarding : sont-elles encore pertinentes ? Changez le nom des responsables des tâches si certains ont quitté l’entreprise ou changé de fonctions.
Collaborateurs > Offboarding > Configuration du offboarding
Tâches offboarding : sont-elles toujours nécessaires ? Changez le nom des responsables de tâches si certains ont quitté l’entreprise ou changé de fonctions.
Collaborateurs > Documents > Génération de documents
Modèles de documents : des mises à jour doivent elles être réalisées (charte graphique, mentions légales, etc.) ? Supprimez les modèles dont vous ne vous servez plus.
Collaborateurs > Export
Export paie : avez-vous un export paie configuré pour transmettre tous les mois les modifications des données RH de vos collaborateurs (RIB, adresse postale, etc) à votre gestionnaire de paie ? Si oui, les données qui y sont rattachées sont-elles encore utilisées ?
Assistant paie> Collaborateurs > Comparer les données
Si vous utilisez l’Assistant paie avec le connecteur Silae : comparez en un clic les données renseignées dans Lucca et Silae pour identifier les données qui ne seraient pas à jour dans votre logiciel de paie.
💡Votre dossier RH est-il conforme avec le RGPD ?
👉 Consultez notre mémo “Les données que vous avez le droit de collecter dans le dossier RH” pour tout savoir.
Étape 03 : revoyez les absences et les temps
Repassez sur les paramétrages de vos logiciels de gestion des absences et de suivi des temps pour limiter le risque d’erreurs en paie.
✅ À faire :
Absences :
Acquisition : vérifiez la pertinence du paramétrage des profils d’acquisition.
Comptes d’absences : repassez la liste des comptes d’absences : archivez les doublons.
Soldez les comptes des salariés partis ou ignorez ceux ayant changé de contrat.
Export paie : avez-vous un export paie configuré pour transmettre tous les mois les absences de la période à votre gestionnaire de paie ? Si oui, les comptes d’absences sont-ils bien rattachés aux bonnes rubriques paie ?
Feuilles de temps :
Assurez-vous que les cycles de travail sont toujours pertinents et sont bien rattachés aux réglementaires.
Export paie : Vérifiez les rattachements pour les exports de paie.
💡 Astuce du jour :
👉 Avez-vous mis à jour vos paramétrages d’acquisition pour les congés maladie (conformité à la loi DDADUE) ? Découvrez les bonnes pratiques dans notre webinaire dédié.
👉 Envie d’aller plus loin ? Pour muscler vos compétences sur Lucca Absences et Lucca Feuilles de Temps, suivez notre parcours de renforcement sur les logiciels.
Étape 04 : faites le point sur vos données financières et de rémunération
Faites le point sur vos notes de frais, factures, éléments de rémunération et avantages salariés.
✅ À faire :
Relancez les collaborateurs pour déclarer les dépenses saisies dans Lucca mais non déclarées : réalisez un rapport sur les dépenses non déclarées pour les identifier.
Vérifiez les natures de frais : sont-elles toujours utilisées ? Sont-elles bien rattachées à un profil de frais et à un plan comptable ? Archivez les doublons.
Faites une repasse sur les profils de frais : sont-ils toujours d'actualité ? Mettez à jour les plafonds si nécessaire.
- Lucca Moyens de paiement :
Supprimez les profils de carte inactifs.
Mettez à jour les natures d’achats, les centres de coûts, et les circuits d’approbation.
Mettez à jour les éléments de rémunération : sont-ils toujours utilisés ? Sont-ils rattachés à des établissements et à un export paie ?
Vérifiez la pertinence des réglementaires et des règles de calcul des titres-restaurant.
Faites le point sur les bénéficiaires.
💡 Astuce du jour :
👉 Pensez à générer un rapport mensuel des notes de frais non soumises. Cela vous permettra de relancer rapidement les collaborateurs en retard et d’éviter les oublis.
👉 Envie d’aller plus loin ?
Pour muscler vos compétences sur Lucca Notes de Frais, suivez notre parcours de renforcement sur le logiciel.
Étape 05 : faites progresser les campagnes entretiens, les objectifs, les formations et les enquêtes collaborateurs
Terminez votre maintenance par faire progresser les campagnes d'entretien, les objectifs, les formations et les enquêtes pulse.
✅ À faire :
Relancez les retardataires des campagnes en cours, clôturez les campagnes terminées.
Lancez les campagnes d'entretiens proposées par l'assistant de recommandations.
évaluez l’avancement des objectifs d’entreprise.
Archivez les formations obsolètes dans votre catalogue.
Mettez à jour les plans de formation.
Vérifiez les formations à recycler.
Analysez les résultats de vos enquêtes et passez à l'action.
💡 Astuce du jour :
👉 Vous souhaitez profiter de cette maintenance pour mettre en place les compétences ? Regardez notre webinaire sur le sujet.
👉 Envie d’aller plus loin ? Pour muscler vos compétences sur Entretiens, suivez notre parcours de renforcement sur le logiciel.
Bravo, vous avez fini la maintenance de votre espace Lucca ✨
Votre espace Lucca est à jour et correspond à votre organisation et vos règles actuelles.