Avant de commencer 

Votre entreprise évolue constamment, et il est essentiel que votre espace Lucca suive le mouvement. Nous vous recommandons de réaliser les vérifications ci-dessous au moins une fois par an afin de vous assurer que vos logiciels restent à jour et soient efficaces.

 

Liste de vérification à réaliser par modules


webimage-D4406182-6282-4D29-9AC9645A5FA19AB9.png Roue crantée

Espace client : Avez-vous complété les contacts métier (Facturation, RGPD) et applicatifs ? sont-ils toujours corrects ? Ces informations permettent aux équipes Lucca d’identifier le bon interlocuteur dans votre entreprise lorsque nous avons besoin de vous transmettre une information importante relative à votre suivi administratif ou à l’utilisation de vos solutions Lucca.

Organisation

Unité légale : Avez-vous des établissements vides (sans aucun collaborateur actif) ? Ou des établissements qui n’ont plus l’usage des solutions Lucca ? Si c’est le cas, archivez-les.

Départements : Les départements de votre espace Lucca sont-ils à jour (nom, composition des équipes) ?

Axes analytiques : Les axes analytiques sont-ils à jour (nom, code) ? Si certains ne sont plus utilisés, archivez-les.

Catégories socioprofessionnelles : Les catégories socioprofessionnelles correspondent-elles toujours à votre organisation ?

Rôles : Les permissions octroyées aux différents rôles sont-elles toujours pertinentes ? N’hésitez pas à regarder le replay de notre wébinaire sur les bonnes pratiques de gestion des rôles.

poplee-sclRH@4x.png Poplee Socle RH

Alertes : Les destinataires des alertes sont-ils toujours dans l’entreprise ? Sont-elles toujours pertinentes pour votre organisation ?

Onboarding : Les responsables de tâches personnalisés sont-ils toujours cohérents ? Les tâches sont-elles toujours nécessaires ?

Dossier RH : La structure de votre dossier RH correspond-elle encore à vos besoins actuels ?

Documents : Vos modèles de document sont-ils toujours à jour ? Respectent-ils la dernière charte graphique de votre entreprise ?

Données : Utilisez-vous encore l’ensemble des données ? Si non, archivez celles qui ne vous sont plus utiles. Les données renseignées comme obligatoires sont-elles toujours obligatoires ? Pour les données obligatoires non renseignées : pensez à les compléter si le champ est vide.

entretiens@4x.png Poplee Entretiens

Campagnes : Relancez les retardataires des campagnes en cours. Clôturez les campagnes terminées.

Recommandations : Sur le module de recommandation, vérifiez la liste des entretiens en retard et ajoutez les collaborateurs concernés dans des campagnes en cours.

Objectifs : Faites un point sur l’avancement des objectifs de l’entreprise.

formation@4x.png Poplee Formation

Catalogue : Avez vous des formations au catalogue qui ne sont plus d'actualités ? Si c'est le cas, vous pouvez les archiver. N'hésitez pas à mettre à jour le contenu de vos formations si elles évoluent. 

Plans de formation : Archivez les plans de formations passés

Formation à recycler : Vérifiez le module des formations à recycler. Si ces dernières ont été traitées, vous pouvez l'indiquer dans le module. 

timmi-abs@4x.png Timmi Absences

Actions à réaliser : Il y a-t-il des actions qui nécessitent une action de votre part ?

Réglementaires : Vos établissements sont-ils tous rattachés à des réglementaires ? Les profils et règles d’acquisition sont-ils tous attribués ? Les plafonds des absences doivent-ils être réévalués ? Les règles de régularisation sont-elles à jour ?

Comptes d’absences : Vérifiez que vous n’avez pas de comptes d’absences en doublon, et si c'est le cas archivez les. Vérifiez également que les comptes sont bien rattachés à des réglementaires

Solde de tout compte : Soldez les comptes des salariés partis de l’entreprise ou ignorez ceux des collaborateurs qui ont enchaîné plusieurs contrats afin que leurs crédits restent disponibles dans Timmi Absences.

Exports : Vérifiez que vos comptes d’absences sont bien rattachés à des rubriques de paie.

Approbateur de congés personnalisés : Si vous utilisez des approbateurs de congés personnalisés dans votre circuit d’approbation, assurez-vous que cette donnée est bien à jour dans les fiches collaborateurs.

Profils d’acquisition : Est-ce que l’ensemble de vos collaborateurs ont des profils d’acquisition renseignés sur leur fiche collaborateur ? Sont-ce bien les bons ?

Politique de congés : Est-elle renseignée dans l’outil et à jour ?

timmi-tps@4x.png Timmi Temps

Cycles de travail : Vos cycles de travail sont-ils tous rattachés à des réglementaires ? Tous vos collaborateurs déclarants ont-ils bien un cycle de travail renseigné sur leur fiche collaborateur ?

Export des EVP : Vérifiez que tous les comptes que vous souhaitez exporter vers la paie sont bien rattachés à une rubrique paie avec le bon coefficient de majoration.

Politique de saisie des temps : Est-elle bien renseignée et actualisée dans chaque réglementaire ?

timmi-Off@4x.png Timmi Office

Profils de télétravail : Est-ce que l’ensemble de vos collaborateurs ont des profils de télétravail renseignés sur leur fiche collaborateur ? Sont-ce bien les bons ?

Plans : Les plans de vos bureaux sont-ils à jour ?

Informations : Les informations liées aux accès sont-elles à jour (code d’entrée de la porte, du local vélo, wifi, etc.) ?

Besoin d'aide sur le paramétrage de la gestion des lieux de travail ? Consulter notre fiche d'aide ! 

NDF@4x.png Cleemy Notes de frais

Dépenses non déclarées : Réalisez un rapport sur les dépenses non déclarées et invitez les collaborateurs qui auraient des dépenses peu récentes (ex : plus anciennes que le mois précédent ) à déclarer leurs notes de frais.

Profils de frais : Est-ce que l’ensemble de vos collaborateurs ont des profils de frais renseignés sur leur fiche collaborateur ? Sont-ce bien les bons ? Les plafonds des dépenses doivent-ils être réévalués ?

Plans comptables : Vos établissements sont-ils tous rattachés à des plans comptables ?

Comptes de charges : Vos comptes de charge sont-ils à jour ?

Natures de frais : Vérifiez que vous n’avez pas de natures de frais en doublon, que les natures sont bien rattachées à des plans comptables et des comptes de charge.

Politique de frais : Votre politique de frais est-elle renseignée dans l’outil et à jour ?

Besoin d'aide sur le paramétrage des natures de frais, du plan comptable et de la politique de frais ? Consulter notre fiche d'aide

paiement@4x.png Cleemy Paiement

Profil de cartes : Avez-vous des profils de carte qui n’ont plus de collaborateurs actifs ? Si c’est le cas, supprimez-les.

achats@4x.png Cleemy Achats

Natures : Pensez à mettre à jour la liste de vos natures d'achats (elles peuvent être désactivées en cas de besoin d'archivage. 
Centres de coûts : Pensez à mettre à jour la liste des centres de coûts (si vous avez des responsables de centres de coûts, ils peuvent également être mis à jour) 
Circuit d'approbation : Votre circuit d'approbation a-t-il changé ? N'hésitez pas à venir le vérifier et le modifier au besoin.

webimage-1569E039-246E-4177-871D17A5A2BFC9E1.png Pagga Rémunérations

EFP et EVP : Les natures des rémunérations fixes et variables sont-elles toujours d’actualité ? Sont-elles rattachées aux bons établissements ?
Circuit d’approbation : Le circuit d’approbation des EVP est-il toujours cohérent avec votre organisation actuelle ?
Jalons et notifications : Avez-vous prévu vos jalons pour l’année à venir ?

titres@4x.png Pagga Titres Restaurant

Réglementaires : Vos établissements sont-ils rattachés à des réglementaires ? Les listes des bénéficiaires et règles de calcul sont-elles à jour ? L’ensemble des comptes d’absences et des natures de frais ont-elles été paramétrées ?

Fichier de commande : Votre fichier de commande correspond-il aux prérequis de votre émetteur de Titres Restaurant ?

Besoin d'aide sur le paramétrage des titres restaurant ? Consulter notre fiche d'aide

assistant@4x.png Pagga Assistant paie

Procédure de paie : Votre procédure est-elle à jour ?

Dossier de paie : Vos établissements sont-ils rattachés à des dossiers de paie ?

Calendrier de paie : Remettez-le en cause au moins une fois par an jusqu’à obtenir un processus qui roule, sans accrocs.

Tâches : Traitez les tâches en retard.

 

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