Avant de commencer
Le canal de signalement permet aux collaborateurs, aux anciens collaborateurs et à toute personne extérieure à l’entreprise de signaler, de manière sécurisée et anonyme, tout acte de non-conformité ou de malversation au sein de l'entreprise.
Les étapes pour accéder, déposer et suivre un signalement sont décrites ci-dessous.
Accès au canal de signalement
Les collaborateurs accèdent à l'interface de dépôt d'un signalement depuis le menu personnel à droite dans le bandeau de l'interface Lucca :
Les étapes d’un dépôt de signalement
Une personne souhaite faire un signalement. Pour cela elle accède au canal soit par le lien unique soit via son interface Lucca si la personne y a accès. Le lien unique peut être par exemple affiché sur le site public de l’entreprise.
Une fois sur le canal la personne a le choix de déposer un signalement ou bien d’accéder aux suivis d’un signalement déjà déposé.
Déposer un signalement
Trois informations sont à renseigner avant de décrire le signalement :
- Choisir la catégorie parmi une liste déroulante (selon les termes de la loi européenne)
- Choisir une Unité Légale (où a eu lieu l'acte de non-conformité ou de malversation)
Décrire un signalement
Titre : Donner un titre à votre signalement
Description :
Fournissez autant d'informations que vous êtes prêt à partager, telles que :
- La description des événements et les personnes impliquées,
- Le lieu et la date,
- Les impacts sur vous-même ou sur d'autres personnes.
Afin de ne pas compromettre votre anonymat, veuillez éviter de divulguer des informations personnelles telles que votre nom ou vos coordonnées.
Ajout de fichiers : il est possible de joindre des fichiers. Sachez toutes fois que les métadonnées d’un fichier peuvent être source d’information quant à votre identité.
- Récapitulatif du signalement avant dépôt
- Affichage des informations importantes pour le suivi du signalement
Suivre un signalement
Une fois sur le canal la personne a le choix de déposer un signalement ou bien d’accéder aux suivis d’un signalement déjà déposé.
Avec l'ID et le token unique du cas, les utilisateurs peuvent suivre l'évolution de leur cas, consulter les mises à jour, et échanger des messages de manière anonyme avec les superviseurs.
Vous êtes responsable du traitement des signalements ? Découvrez comment suivre et gérer les signalements déposés dans votre canal.