La configuration du canal de signalement

Avant de commencer

Le canal de signalement permet aux collaborateurs, aux anciens collaborateurs et à toute personne extérieure à l’entreprise de signaler, de manière sécurisée et anonyme, tout acte de non-conformité ou de malversation au sein de l'entreprise.

Un lien unique permet de donner accès au canal de signalement en dehors de Lucca. Un accès depuis Lucca est également disponible pour les utilisateurs. La plateforme garantit un traitement anonyme et confidentiel des signalements. La plateforme permet de déposer un signalement uniquement si le canal est configuré.

Son installation et sa configuration sont décrites ci-dessous.

Accéder à la configuration

  • Rendez-vous dans le module d’administration des rôles. Pour y accéder, la permission “Administrer les rôles” est nécessaire.
  • Nous conseillons de créer un rôle secondaire dédié pour gérer l’accès au paramétrage du canal de signalement. Assigner à ce rôle la permission “Paramétrer le canal de signalement” de l’application 'Lucca' donne accès à la page de paramétrage du canal.

Attention : si vous activez cette permission à un rôle principal, une condition est nécessaire pour accéder à la configuration du canal de signalement : le rôle doit être rattaché à tous les établissements (voir onglet "établissement" du rôle).

  • Important : par mesure de sécurité et confidentialité, il est nécessaire que le rôle qui porte la permission “Paramétrer le canal de signalement” soit rattaché à tous les établissements (onglet "Établissements" du rôle dans l'admin des rôles). Sans cela l'accès à la configuration ne sera pas possible.

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  • Assigner enfin le rôle secondaire à l'administrateur qui sera chargé de désigner les responsables de traitement et de paramétrer le canal de signalement.

Les administrateurs désignés ont accès à une page de configuration spéciale où ils peuvent activer ou désactiver le canal pour des unités légales spécifiques, gérer les superviseurs, et personnaliser la page publique avec le logo de l'entreprise et les politiques de confidentialité.

  • La permission active une nouvelle entrée dans le menu ⚙️

Paramétrer le canal

  • Choisir les Unités légales, dans l'onglet dédié, qui pourront être sélectionnées depuis le canal

Accéder au canal de signalement :

  • L'administrateur peut partager un Lien d'accès au canal de signalement. Ce lien peut être activé ou désactivé à partir de l'interface de configuration.

Renseigner des responsables :

  • Dans l'onglet "Responsables" vous pourrez ajouter les personnes qui seront chargées de recevoir et de traiter les signalements sur la plateforme.

Les superviseurs, une fois désignés, ont accès à une vue d'ensemble des cas signalés, peuvent modifier les attributs des cas, communiquer avec le lanceur d'alerte, et finalement clôturer le cas.

Personnaliser la page du formulaire de signalement :

  • Le dernier onglet "Personnalisation" vous permet de renseigner un texte d'introduction afin de rappeler les règles de votre entreprise et/ou de guider vos collaborateurs dans la rédaction d'un signalement.

Et voilà ! Votre canal de signalement est configuré. Découvrez dans cette fiche d'aide comment l'utiliser.

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